Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Республики Татарстан» (ГБУ ГА РТ) — один из старейших и крупнейших архивов России. Основанный в 1854 году, на сегодняшний день он хранит уникальный массив документов. По данным на 1 января 2020 года, в фондах архива находилось около 6 миллионов единиц хранения, охватывающих период с XII века по настоящее время (в интернет-источниках также встречается цифра в 1,2 млн дел, что может относиться к более ранним отчетным периодам или конкретным фондам).

Если вам необходимо получить справку, выписку или копию документа (например, для подтверждения трудового стажа, заработной платы, пенсионных прав или генеалогических поисков), ниже приведена пошаговая инструкция, как правильно обратиться в архив.

Способы обращения в архив

Согласно актуальной информации, запрос можно сделать тремя основными способами:

1. Лично — приход в приемную в установленные дни и часы.
2. Почтой России, направление письменного обращения почтовым отправлением.
3. Электронно — через официальную электронную почту.

Контактные данные и адреса

Для любого вида обращения вам понадобятся следующие реквизиты:

Юридический и фактический адрес (для личного визита и почты):

ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан»
Республика Татарстан, г. Казань, ул. 8 Марта, д. 5а
Индекс: 420029

Электронная почта:

gart.letter@tatar.ru (обратите внимание: в исходных данных указано «gart.letterstatar.ru», корректный формат адреса обычно подразумевает символ «@» перед доменом).

Официальный сайт:

На сайте Госкомархива РТ / ГБУ ГА РТ можно уточнить график работы приемной (приемные дни и часы), скачать образцы заявлений и ознакомиться с тарифами на платные услуги.

Подготовка текста запроса: что обязательно указать

Чтобы архивисты могли найти нужный документ среди миллионов единиц хранения, в запросе необходимо максимально точно указать следующие данные:

• Орган, принявший решение: Название организации, учреждения, предприятия или ведомства, которое выдало искомый документ (например, название колхоза, завода, ЗАГСа, суда, управы и т.д.).
• Дата документа: Точную или приблизительную дату (год, месяц) составления акта.
• Содержание решения/документа: Раскройте суть того, что ищете (например: «Справка о стаже работы на заводе «Компрессор» с 1980 по 1995 г.», «Акт о рождении Иванова И;И. 1952 г.», «Приказ о начислении зарплаты за 1998 г.»).
• Персональные данные субъекта: ФИО полностью (включая фамилию до брака, если менялась), дата и место рождения.
• Цель обращения: Для чего нужна справка (пенсионное дело, суд, установление факта правового значения, личные цели).
• Ваши контакты: Почтовый адрес для отправки ответа (с индексом), телефон, e-mail.

Особенности электронного взаимодействия

Архив развивает цифровые сервисы. Переход на идентифицированные обращения — это шаг к созданию защищенного и современного формата работы.

• Вы можете самостоятельно загружать файлы (сканы паспорта, доверенностей, уведомлений СФР) через электронную почту или личный кабинет на портале госуслуг/сайте архива (если доступен функционал ЕАИС).
• Доступна возможность отслеживать историю приема ваших документов на хранение или стадию исполнения запроса.
• Вместо громоздких сопроводительных писем используется удобный интерфейс и продуманная система метаданных.

Пошаговый алгоритм действий

Вариант 1: Личный визит

1. Проверьте режим работы приемной на официальном сайте или по телефону (график может меняться).
2. Подготовьте паспорт (оригинал) и документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете не свои данные).
3. Напишите заявление по образцу (обычно есть в приемной или на сайте) или в свободной форме с указанием всех данных из чек-листа выше.
4. Подайте заявление в приемной, получите входящий номер и сроки ответа.

Вариант 2: Почтой России

1. Распечатайте или рукописно подготовьте запрос в двух экземплярах (один останется в архиве, на втором поставят отметку о принятии — если шлетете заказным письмом с вложением, лучше включить конверт с обратным адресом и марками для ответа).
2. Приложите копии паспорта и доверенности (если действуете от чужого имени), заверенные нотариально или в порядке, установленном законом (часто архивы требуют нотариальное заверение копий для почтовых запросов).
3. Отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу: 420029, Республика Татарстан, г. Казань, ул. 8 Марта, д. 5а.

Вариант 3: Электронно (E-mail)

1. Сформируйте письмо на адрес gart.letter@tatar.ru.
2. В теме письма укажите суть: «Запрос архивной справки: ФИО, цель (пенсия/суд/генеалогия)».
3. В теле письма укажите все необходимые идентифицирующие данные (см. чек-лист выше).
4. Прикрепите сканы/фото: паспорт (развороты с фото и пропиской), документы о смене фамилии, доверенность (если есть), запрос СФР/суда (если есть).
5. Отправьте письмо. Вы получите автоматическое уведомление о принятии к регистрации.

Сроки исполнения и стоимость

• Сроки: По закону «Об архивном деле в РФ» (ст. 22) ответ на письменный запрос должен быть дан в течение 30 календарных дней со дня регистрации обращения. В сложных случаях срок может быть продлен до 30 дней дополнительно с уведомлением заявителя.
• Стоимость: Выдача архивных справок, выписок и копий документов для физических лиц, как правило, является платной услугой (кроме случаев, предусмотренных законом, например, запросы от судов, следственных органов, СФР по форме взаимодействия). Тарифы уточняйте на сайте или в приемной. Оплата производится после получения уведомления о готовности справки/выписки.

Частые ошибки, из-за которых отказывают или задерживают ответ

• Слишком общая формулировка: «Хочу узнать про дедушку». Необходимо: «Ищу акт о рождении Иванова Ивана Ивановича, род. 1920 г., с. Ивановка».
• Отсутствие данных об органе-создателе: Не знаете, где работал человек? Сначала уточните это через СФР (выписку из ИЛС) или родственников. Архив не ищет человека «во всех фондах сразу», он ищет дело в конкретном фонде организации.
• Нет копии паспорта/доверенности: Без подтверждения личности или полномочий ответ не выдадут (закон о персональных данных).
• Неверный адрес для ответа: Укажите полный почтовый индекс.

Полезные ссылки и дополнительные ресурсы

• Сайт Госкомархива Республики Татарстан / ГБУ ГА РТ — актуальные новости, тарифы, нормативная база.
• Портал «Госуслуги» (Гosuslugi.ru) — раздел «Справки из архивов», возможно подача запроса через ЕПГУ (единый портал госуслуг) для некоторых категорий справок.
• ЕАИС (Единая автоматизированная информационная система архивов), для поиска фондов и описаний перед подачей запроса.

Информация актуальна на дату публикации источника . Перед отправкой запроса рекомендуется проверить актуальные контакты, режим работы и тарифы на официальном сайте ГБУ ГА РТ или по телефонам приемной.