Получение сведений о дате и времени рождения, а также других медицинских данных из архивов родильного отделения часто требуется для оформления документов, подтверждения родства, получения льгот или составления семейного дерева. Ниже представлена подробная инструкция, как правильно оформить и подать запрос в архив роддома, какие документы нужны и какие сроки ожидать.
Что представляет собой архив роддома?
В каждом родильном отделении (роддоме) ведётся журнал родов и медицинские карты новорождённых. После завершения работы учреждения эти документы передаются в архив медицинского учреждения или в региональный государственный архив. По законодательству РФ такие документы хранятся:
- журналы родов – 25 лет;
- медицинские карты беременных – 5 лет;
- другие документы (выписки, справки) – в зависимости от их характера, но обычно не менее 10 лет.
Если срок хранения уже истёк, документ может быть уничтожен, однако в некоторых регионах сохраняются копии в центральных архивах.
Правовые основы запроса
Запрос в архив регулируеться несколькими нормативными актами:
- Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2007) – определяет порядок доступа к архивным документам.
- Федеральный закон № 323‑ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» – гарантирует право граждан на получение своих медицинских данных.
- Гражданский кодекс РФ и Закон о персональных данных № 152‑ФЗ – регулируют обработку и выдачу персональной информации.
Согласно этим законам, вы имеете право запросить копию любой записи, относящейся к вам лично, без указания цели обращения. Организация‑хранитель обязана рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его регистрации.
Когда нужен запрос в архив роддома?
- Для получения точного времени рождения (не указано в свидетельстве о рождении).
- Для восстановления утраченных документов (выписка из журнала родов, медицинская карта).
- Для подтверждения родства в суде, при оформлении наследства, получения льгот.
- Для генеалогических исследований и составления семейного древа.
Кому именно следует обращаться?
| Тип учреждения | Куда направлять запрос | Контактные данные (пример) |
|---|---|---|
| Родильный отдел (если он существует) | Отдел архивного обеспечения или регистратура | г. Москва, ул. Маломосковская, д. 12, тел. 8‑800‑555‑33‑33 |
| Государственный архив региона | Отдел медицинских архивов | ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан», ул. Пушкина, д. 5, e‑mail: archive@tatarstan.ru |
| ЗАГС (для получения справки о факте рождения) | Отдел выдачи справок | г. Сыктывкар, ул. Советская, д. 1, тел. 8‑833‑123‑45‑67 |
Как оформить запрос (образец письма)
Запрос может быть подан в любой из указанных способов: лично, по почте, через электронную почту или через портал Госуслуг. Ниже – шаблон письма, который можно адаптировать под свои нужды.
От кого: Иванов Иван Иванович Адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5 Телефон: +7 (999) -23‑45‑67 Э‑mail: ivanov@example.com Кому: Руководителю отделения архивного обеспечения Название учреждения: Родильный дом №12, Маломосковская ул., г. Москва Тема: Запрос в архив родильного отделения о выдаче сведений о рождении Уважаемый(ая) ______________________! Прошу выдать (или предоставить копию) следующего документа(ов) из архива родильного отделения: Журнал родов за период с по г. Медицинскую карту (выписку) новорождённого ______________________ (ФИО ребёнка), дата рождения – г. Для идентификации прошу указать: - ФИО ребёнка: ______________________ - Дата и место рождения: , г. Москва - ФИО матери: ______________________ - Номер медицинской карты (если известен): __________ Прилагаю копию моего паспорта (страница с фотографией) и документ, подтверждающий родство (свидетельство о рождении). Готов(а) оплатить государственную пошлину в размере ___ рублей (при необходимости) и подписать заявление о соблюдении конфиденциальности персональных данных. Прошу предоставить ответ в течение, установленного законом, 30 дней с момента регистрации моего запроса. С уважением, _____________________ (подпись)
Важно: к запросу необходимо приложить:
- Копию паспорта (страница с фотографией).
- Свидетельство о рождении (если запрос делается от имени ребёнка).
- Доверенность с усиленной квалифицированной электронной подписью (если запрос подаёт представитель).
- Оплату госпошлины (если запрос платный).
Способы подачи запроса
| Способ | Плюсы | Минусы | Как оформить |
|---|---|---|---|
| Лично в отделении | Можно сразу уточнить детали, получить подтверждение о приёме. | Требует поездки, иногда очередь. | Заполнить бланк «Заявление о выдаче архивных документов», подписать, передать сотруднику. |
| Почтовая отправка (рекомендованная) | Удобно, сохраняет доказательство отправки. | Сроки доставки + время обработки. | Отправить оригинал запроса + копии документов в конверте, указав обратный адрес. |
| Электронная почта / портал Госуслуг | Самый быстрый способ, можно приложить сканы. | Требует наличия электронной подписи (УКЭП) для официального запроса. | Загрузить запрос в личный кабинет, прикрепить сканы, подписать УКЭП. |
Сроки исполнения и получение результата
- Стандартный срок – не более 30 календарных дней с момента регистрации запроса.
- Если документ находится в другом архиве (например, в региональном), срок может быть продлён до 60 дней, о чём заявитель будет уведомлён.
- Ответ может быть:
- Выдача оригинала (при наличии).
- Копия (заверенная печатью архивного отдела).
- Информационная справка (если оригинал утерян).
Что делать в случае отказа?
Отказ может быть оформлен по следующим основаниям:
- Отсутствие запрашиваемого документа (уничтожен, срок хранения истёк).
- Неполнота предоставленных данных (не указаны ФИО, даты, отсутствие подтверждения родства).
- Отказ в выдаче без законных оснований (нарушение прав).
Если вы получили отказ, вы имеете право:
- Обратиться с апелляцией в руководителя архивного отдела (в течение 10 дней).
- Подать жалобу в Уполномоченный по правам человека или в прокуратуру.
- Обратиться в суд с иском о защите конституционных прав (право на информацию).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить время рождения, если в свидетельстве указана только дата?
Да. В журнале родов фиксируется точное время (часы и минуты). Запрос в архив роддома – единственный законный способ получить эту информацию.
Обязательно ли указывать цель запроса?
Нет. По закону вы не обязаны раскрывать, зачем вам нужны сведения. Достаточно указать, какие именно документы запрашиваются.
Сколько стоит получить копию из архива?
Государственная пошлина за выдачу копии архивных документов в 2026 году составляет 150–300 рублей в зависимости от объёма. Платёж производится банковским переводом или через терминал в отделении.
Можно ли получить документ, если роддом уже закрыт?
Если роддом закрыт, его архивные фонды передаются в региональный государственный архив. Запрос следует направлять именно туда.
Как подтвердить родство, если я запрашиваю сведения о предке?
Для запросов от имени предка (например, дедушки) необходимо предоставить доверенность от наследника, а также документ, подтверждающий родственную связь (свидетельство о рождении, браке и т.д.).
Полезные ссылки и ресурсы
- Портал Госуслуг – подача электронных запросов
- Консультации правоведов по архивным вопросам
- Официальный сайт Государственного архива России
- Справочная информация о сроках хранения медицинских документов