Архивные учреждения Санкт‑Петербурга предоставляют гражданам и организациям возможность получать сведения о трудовом стаже, заработной плате, наградах, участии в военных формированиях и многих других вопросах. Ниже – пошаговая инструкция, основанная на актуальной информации из открытых источников (данные на ).
Определите, какой архив вам нужен
- Центральный государственный архив историко‑политических документов СПб (ЦГАИПД СПб) – запросы о стаже работы, зарплате, наградах, участии в партизанском движении, истребительных батальонах, Ленинградской армии народного ополчения.
- Объединённый архив СПбГУ – выдача справок, выписок и иных документов из фонда университета.
- Архивное управление Ленинградской области – приём обращений в электронном виде или по почте.
- Иные specialised archives (например, архив Комитета по здравоохранению) – если запрос относится к конкретной отрасли.
Подготовьте необходимые сведения
Для того чтобы запрос был принят к рассмотрению, в нём должны быть указаны:
- Наименование юридического лица (для организаций) или фамилия, имя и отчество (при наличии) физического лица;
- Почтовый и/или электронный адрес заявителя;
- Контактный телефон (желательно);
- Чётко сформулированный запрос (что именно вы хотите узнать: трудовой стаж за определённый период, размер заработной платы, сведения о наградах и т.д.);
- При необходимости – приложение подтверждающих документов (например, решение суда, запрос следственного органа, согласие на обработку персональных данных согласно ФЗ‑152 «О персональных данных»).
Выберите способ подачи запроса
Архивы принимают обращения несколькими способами:
- Электронно через личный кабинет на официальном сайте архива – после регистрации вы заполняете онлайн‑форму, прикрепляете сканы документов и получаете ответ в виде информационного письма в ваш кабинет.
- Почтой России – отправьте бумажное заявление на адрес архива (например, для ЦГАИПД СПб: 191023, Санкт‑Петербург, ул. Большая Морская, д. 58). В письме укажите все реквизиты из пункта 2.
- Лично в приёмной архива – придите в часы работы, заполните анкету запроса (бланк можно взять у сотрудника, ведущего приём граждан) и сдайте её вместе с приложениями.
- Через доверенное лицо – если вы не можете подать запрос лично, оформите доверенность и приложите её к заявлению.
- Срок ответа на запрос – 30 дней со дня регистрации обращения;
- Если в архиве отсутствует запрашиваемая информация, в информационном письме будут даны рекомендации о возможном месте её хранения;
- Ответ направляется в электронном виде (в личный кабинет) либо на бумажном носителе по вашему выбору;
- Для тематических запросов юридических/физических лиц может применяться платное исполнение – в этом случае заключается договор возмездного оказания услуги.
- ЦГАИПД СПб – официальный сайт: https://cgaipd.spb.ru (раздел «Исполнение социально‑правовых запросов»).
- Объединённый архив СПбГУ – портал госуслуг СПбГУ: https://spbgsu.ru/archive.
- Архивное управление Ленинградской области – форма электронного обращения: https://archive.lenobl.ru/ru/kontakty/reception/.
- Портал государственных услуг РФ – подача запроса через ЕСИА: https://gosuslugi.ru.
- Формулируйте запрос максимально конкретно – указывайте точные даты, названия организаций, должности;
- Проверяйте правильность реквизитов получателя (адрес, индекс) перед отправкой;
- Сохраняйте копии всех отправленных документов и подтверждений о получении (квитанции, скриншоты личного кабинета);
- Если ответ задерживается свыше 30 дней, направьте повторное обращение с указанием номера регистрации первого запроса;
- При необходимости уточните у архива возможность получения заверенной копии документа (может потребоваться оплата пошлины).
Оформление заявления (образец)
Ниже представлен типовой шаблон запроса, который можно адаптировать под свои нужды. Обратите внимание, что все обязательные поля выделены жирным.
[Наименование архива] [Адрес архива] [Дата] Заявление от [ФИО полностью] (или от наименования организации) [Паспортные данные: серия, номер, кем выдан, когда] [Почтовый адрес: индекс, город, улица, дом, квартира] [Электронная почта: _________@_____.ru] [Контактный телефон: +7 (___) ___‑__‑__] Прошу предоставить информацию по следующему запросу: [Кратко и чётко опишите интересующий вас факт, событие, лицо, период и т.д.] Например: «Сведения о трудовом стаже и средней заработной плате Иванова Ивана Ивановича за период с по в организации «Ленгипротранс»». Приложения: Копия пастраницы с данными заявителя; Согласие на обработку персональных данных (ФЗ‑152); [При необходимости – иные документы, подтверждающие право на запрос]. Подпись _______________ / [ФИО] /
После заполнения распечатайте заявление (или сохраните в PDF) и отправьте выбранным способом.
Сроки исполнения и получение ответа
Согласно правилам организации хранения и использования документов Архивного фонда Санкт‑Петербурга:
Полезные ссылки и контакты
Советы по успешному получению информации
Следуя данной инструкции, вы сможете эффективно оформить и подать запрос в любой из архивов Санкт‑Петербурга и получить нужную информацию в установленные сроки.