В работе с архивными учреждениями часто возникает необходимость получить справку, выписку, копию документа или сведения о личных данных. Для этого требуется заявление (или анкета‑заявление), оформленное в соответствии с требованиями законодательства и внутренними регламентами архивов. В статье мы рассмотрим:

• правовую основу выдачи архивных документов;
• виды заявлений, которые могут понадобиться;
• пошаговый разбор типовых образцов заявлений;
• как правильно заполнять форму и какие документы нужно приложить;
• где скачать готовые шаблоны и как их адаптировать под свои нужды.

Правовая база

Выдача архивных справок, выписок и копий регулируется несколькими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – определяет порядок доступа к архивным документам.
2. Приказы Министерства культуры РФ, в частности Приказ № 252 от – устанавливает форму заявлений и порядок их рассмотрения.
3. Региональные нормативные акты (приказы государственных архивов субъектов РФ) – могут уточнять требования к документам, подтверждающим личность заявителя.

Согласно этим актам, архивные справки выдаются под расписку после предъявления паспорта (или другого удостоверяющего документа) либо доверенности, оформленной нотариально.

Какие заявления бывают?

В зависимости от цели обращения, в архив могут подаваться следующие типы заявлений:

• Заявление о выдаче архивной справки (о стаже работы, о размере заработной платы, о факте обучения и т.д.).
• Заявление о выдаче архивной выписки – копия отдельного документа или группы документов.
• Заявление о выдаче архивной копии – полная копия оригинального акта.
• Заявление о поиске проектной документации или иных специфических материалов.
• Заявление о возврате излишне взысканных сумм (например, страховых взносов, пеней).
• Анкета‑заявление для генеалогических запросов (поиск сведений о предках, актах гражданского состояния).

Структура типового заявления

Ниже приведён универсальный образец заявления, который можно адаптировать под любую из перечисленных целей.

Образец заявления о выдаче архивной справки

В архивный отдел
Администрации __________ (название организации)
От _______________________________ (ФИО заявителя)

Заявление

Я, _______________________________ (ФИО полностью), 
дата рождения ____________, 
паспорт: серия ___ номер ________, выдан ___________ (кем и когда), 
проживающий(ая) по адресу: _______________________________, 
на основании ______________________ (например, трудового договора, пенсионного удостоверения) прошу выдать мне:

☐ архивную справку о стаже работы;
☐ архивную справку о размере заработной платы;
☐ архивную выписку из (указать название фонда/дела);
☐ копию (указать документ).

Основание для запроса: _______________________________ (указать закон, приказ, необходимость для соц. защиты и т.п.).

Приложения:
Копия паспорта (страница с фотографией);
Доверенность (если заявление подаёт представитель);
Документ, подтверждающий право на получение (трудовая книжка, пенсионное удостоверение и др.);
Расписка о получении (будет заполнена сотрудником архива).

«_____» __________ 20___ г. ______________________
(подпись заявителя)

Образец заявления о выдаче архивной выписки

В архивный отдел
Наименование архива
От _______________________________ (ФИО)

Заявление

Прошу выдать архивную выписку из документов, хранящихся в фонде № _____, касающихся (кратко описать содержание, например: «договоров поставки товаров за 2015‑2020 гг.»).

Основание: _______________________________.

Приложения:
Паспорт;
Доверенность (при необходимости);
Платёжное поручение (если требуется оплата услуг архива).

«_____» __________ 20___ г. ______________________
(подпись)

Как заполнять заявление правильно

1. Укажите полные реквизиты архива. На сайте архива обычно указаны точное название, адрес и контактный телефон.
2. Заполняйте все обязательные поля. Пропуск даты рождения, серии паспорта или основания запроса может привести к отказу.
3. Выберите нужный пункт (справка, выписка, копия). Если запрос комплексный, перечислите каждый пункт отдельной строкой.
4. Укажите основание запроса. Это может быть ссылка на закон, приказ работодателя, необходимость для получения пенсии и т.д.
5. Приложите копии документов. Оригиналы в архив не принимаются, только копии (паспорт, доверенность, подтверждающие документы).
6. Подпишите заявление. Без подписи запрос считается неполным.
7. Сохраните расписку. После получения справки архив выдаёт расписку – храните её как подтверждение получения.

Где скачать готовые шаблоны

Существует несколько надёжных источников, где можно бесплатно скачать готовые бланки в формате Word или PDF:

• Официальный сайт Государственного архива РФ – раздел «Бланки и образцы».
• Портал Госуслуги – в личном кабинете можно сформировать запрос онлайн.
• Сайт «Право.ру» – библиотека типовых документов.
• Региональные архивы (например, Московский государственный архив) публикуют свои образцы в разделе «Документы для скачивания».

Обычно файлы имеют названия вида zayavlenie_na_arhivnuyu_spravku.docx или anketa_zayavlenie_2024.pdf. После скачивания откройте документ в текстовом редакторе, замените шаблонные данные на свои и распечатайте.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить за выдачу справки?

В большинстве случаев выдача справки является бесплатной, если запрос делается в рамках социально‑правового характера (пенсия, соц. пособия); За копирование и подготовку больших объёмов документов может взиматься плата согласно тарифам архива.

Как оформить доверенность?

Доверенность должна быть оформлена у нотариуса, в ней необходимо указать:

• ФИО доверителя и доверенного лица;
• Полномочия (получение архивных справок, выписок и т.п.);
• Срок действия;
• Подпись и печать нотариуса.

Сколько времени занимает обработка заявления?

Сроки зависят от объёма запрашиваемых материалов и загруженности архива. По закону архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. При необходимости продления срока архив обязан уведомить заявителя.

Можно ли подать заявление онлайн?

Да. Многие региональные архивы предоставляют электронные формы на своих сайтах. При онлайн‑подаче обычно требуется загрузить скан паспорта и (при необходимости) доверенности.

Практический чек‑лист перед подачей заявления

Оформление заявления в архив – процесс, который требует внимания к деталям и соблюдения нормативных требований. Используя готовые образцы, вы экономите время и повышаете шансы получить нужный документ без лишних задержек. Помните о необходимости приложить удостоверяющие документы, правильно указать основание запроса и сохранить расписку о выдаче.

Сохраните эту страницу в закладки – в любой момент сможете быстро найти нужный шаблон и инструкцию по его заполнению.

Дата актуализации статьи: 07:38:33