Управление архивами, это не просто хранение старых бумаг, а сложная система процессов, обеспечивающая сохранность документариального наследия организации, правовую защищенность её интересов и эффективность информационного обмена. Ключевым документом, регламентирующим эту деятельность, является Положение об управлении архивами (или Положение об архиве организации).

В данной статье мы детально разберем, что такое это положение, на каком законодательстве оно основывается, из каких разделов состоит, как его правильно разработать и утвердить, а также какие нюансы необходимо учесть в 2026 году.

Правовая основа: на чем строится Положение

Разработка Положения об архиве не является волей доброй администрации — это прямое требование закона. Основным нормативным фундаментом выступают:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 18, 22) — задает обязательность создания архивов у организаций и требования к их ведению.
• Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Примерного положения об архиве организации», это главное методическое документ, на базе которого разрабатываются локальные акты. Важно: Приказ Минкультуры от № 558 утратил силу.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013» — стандартизирует состав и параметры документа «Положение».
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — регулирует вопросы доступа к информации, защиту персональных данных и гостайны в архивах.
• Трудовой кодекс РФ — в части хранения трудовых документов (ст. 62, 303).
• Отраслевые стандарты и приказы ведомств (для госорганов, банков, медицинских организаций, образовательных учреждений и т.д.).

> Ключевой момент: Согласно п. 5 Примерного положения (Приказ Росархива № 100), Положение об архиве организации разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим архивным органом (государственным архивом субъекта РФ или федеральным архивом) — для организаций, являющихся источниками комплектования госархивов.

Цели и задачи Положения

Главная цель документа — конкретизировать статус структурного подразделения (архива), определить его место в организационной структуре, а также зафиксировать:

1. Правовой статус архива: является ли он самостоятельным подразделением, сектором в делопроизводстве или функциями архива занимается секретарь/делопроизводитель.
2. Полномочия архивариуса: право требовать документы от структурных подразделений, контролировать сроки хранения, подписывать акты отбора/уничтожения.
3. Ответственность: за утрату документов, нарушение сроков хранения, несанкционированный доступ.
4. Порядок взаимодействия: с госархивами, аудиторами, правоохранительными органами, собственниками организации.

Типовая структура Положения (согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Приказу № 100)

Документ состоит из обязательных реквизитов и основного текста, разделенного на главы (разделы). Ниже приведен развернутый разбор каждого раздела.

Общие положения

• Основание для разработки (ссылки на законы, устав организации).
• Статус архива: структурное подразделение / часть подразделения / функции переданы на аутсорсинг.
• Подчинение: архив подчиняется непосредственно руководителю организации или уполномоченному заместителю директора.
• Действие Положения распространяется на все структурные подразделения, филиалы, представительства.

Основные задачи и функции архива

Задачи (Чего добиваемся):

• Обеспечение сохранности документов до истечения сроков хранения.
• Своевременное и полное поступление документов в архив.
• Организация научной обработки (описи, инвентаризация).
• Обеспечение доступа к документам (справочно-поисковая работа).
• Контроль за соблюдением сроков хранения и порядком уничтожения.

Функции (Что делаем):

• Приемка документов от структурных подразделений по актам приема-передачи.
• Формирование дел по номенклатуре, составление описей.
• Ведение учетных документов (журналы регистрации, описи, карточки фондов).
• Организация хранения (климат, пожаробезопасность, антибиотика).
• Выдача документов по запросам (внутренним и внешним).
• Проведение экспертизы документов на предмет исторической ценности (отбор к госхранению).
• Уничтожение документов с истекшими сроками хранения по актам.

Права и обязанности архива (архивариуса)

Организация архивного хранения

Данный раздел регламентирует «железобетонные» требования к помещению и процессам:

• Помещения: соответствие СанПиН/СП (температура 18±2°C, влажность 55±5%), пожарная безопасность (пожароустойчивые конструкции, ПТУ, сигнализация), защита от несанкционированного доступа (замки, КСК, охрана).
• Оборудование: стеллажи (стационарные/мобильные), упаковка (коробки, пакеты из некислотной бумаги/пропилена), средства обработки (прессы, ножницы для металла).
• Электронный архив: требования к АИС «Архив» / ЭДО (ГОСТ Р 7.0.97-2016, ФСБ/ФСТЭК сертификация при наличии гостайны). Обеспечение целостности ЭП, миграция форматов, резервное копирование.

Поступление и учет документов

• Сроки поступления: обычно в течение 1 года после окончания дела (для дел длительного хранения — после завершения дела). Для кадровых документов — в установленные законом сроки.
• Формирование дел: по Номенклатуре дел (утверждается ежегодно).
• Опись: формируется архивариусом, подписывается руководителем архива и главой структурного подразделения (сдавшего дела).
• Акт приема-передачи: основной документ передачи ответственности (форма по ГОСТ или своя).

Экспертиза ценности и сроков хранения

Критически важный раздел. Определяет судьбу документа: вечное хранение (госфонд) или уничтожение.

• Создается Экспертная комиссия по оценке ценности документов (состав утверждается приказом руководителя).
• В комиссию обязательно входит представитель профильного госархива (для организаций-источников комплектования).
• Результаты оформляются Актом экспертизы и Сводной ведомостью.
• Документы, отобранные к госхранению, передаются в госархив в установленные сроки (обычно до 10 лет для бумажных, до 3 лет для электронных после создания).

Использование и выдача документов

• Внутренние запросы: по служебным запискам / заявкам в АИС. Выдача под роспись в журнале или ЭП в системе.
• Внешние запросы (граждане, суды, налоговая, полиция): только по официальным входящим письмам/запросам. Выдача копий (заверенных печатью/ЭП); Оригиналы в суды — только по решению судьи с обязательным составлением акта передачи.
• Ограничение доступа: документы с сведениями, составляющими гостайну, персданные, коммерческую тайну — выдаются только лицам с допуском/согласием субъекта ПДн.

Уничтожение документов

• Только по истечении сроков хранения, установленных Номенклатурой.
• На основании Акта экспертизы (где стоит «уничтожить») и Приказа руководителя об уничтожении.
• Процесс: комиссия по уничтожению -> акта уничтожения (форма № 0315002 или своя) -> утилизация (макулатура/шредер/сжигание для секретных).
• Акты уничтожения хранятся вечно (или 75 лет по новым проектам нормативов).

Материально-техническое обеспечение и финансирование

Зафиксировано обязательство организации обеспечивать архив:

• Помещениями, стеллажами, упаковкой.
• Лицензиями на ПО (АИС Архив, ЭДО, антивирусы).
• Средствами связи, оргтехникой (сканеры потоковые, плоскостные).
• Квалификационным повышением архивариусов (не реже 1 раза в 3-5 лет).

Контроль и ответственность

• Виды контроля: ежедневный (архивариус), плановый/внеплановый (руководитель орг, ревизия, госархив, прокуратура).
• Ответственность: дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ), материальная (ст. 238 ТК РФ), административная (КоАП РФ ст. 13.10, 19.5, 19.7), уголовная (УК РФ ст. 283, 292).

Процедура разработки, согласования и утверждения

1. Инициация: Приказ руководителя о разработке Положения (назначение рабочей группы: архивариус, юрист, начальник кадров/делопроизводства, ИТ-безопасник).
2. Проект: Адаптация Примерного положения (Приказ Росархива № 100) под специфику организации (вид деятельности, структура, объемы документооборота, наличие ЭДО).
3. Внутреннее согласование: Юридический департамент, Служба безопасности (Коммерческая тайна), ИТ-отдел (Электронный архив), Кадры, Профсоюз (если есть).
4. Согласование с госархивом (ОБЯЗАТЕЛЬНО для источников комплектования): Направление проекта в профильный государственный архив (областной/краевой/федеральный). Срок рассмотрения — обычно до 30 дней. Получаем письмо-согласие или замечания.
5. Утверждение: Приказ (Распоряжение) руководителя организации «Об утверждении Положения об архиве ООО/АО/Учреждения «Название»».
6. Регистрация: В журнале регистрации локальных нормативных актов организации.

Специфика для разных типов организаций (2026 год)

Коммерческие организации (ООО, АО, ИП)

• Согласование с госархивом не требуется, если организация не является источником комплектования госфондов (большинство малых/средних бизнесов).
• Сроки хранения устанавливаются самостоятельно в Номенклатуре, но не ниже минимальных, установленных Росархивом (Приказ № 2364 от для типовых управленческих документов; отраслевые перечни для банков, страховщиков, фармации и т.д.).
• Акцент на защите коммерческой тайны и персданных.

Негосударственные образовательные/медицинские организации (НОУ, НОЧУ ВО, частные клиники)

Пример из запроса: НОЧУ ВО МЭИ.

• Являются источниками комплектования госархивов (кадровые, учебные, медицинские документы — фонды вечного/длительного хранения).
• Обязательно согласование Положения с госархивом.
• Строгое соблюдение отраслевых сроков хранения (Приказы Минобрнауки/Минздрава/Росархива).
• Особый контроль за выдачей справок об образовании/здоровье (архив — единственный источник после лицензирования/аккредитации).

Государственные и муниципальные учреждения

• Полное подчинение Приказу Росархива № 100.
• Обязательное ведение электронного архива (переход на «безбумажку» по Приказу Минцифры/Росархива).
• Отчетность перед вышестоящим ведомством и Росархивом (формы 1-арх, 2-арх и др.).

Типичные ошибки при разработке Положения

• Копирование «как есть» Примерного положения без адаптации под структуру орга (неверные названия должностей, отсутствие филиалов, игнорирование ЭДО).
• Отсутствие ссылки на Номенклатуру дел как на приложение к Положению.
• Игнорирование электронных документов: Положение регулирует только бумагу, а в организации работает ЭДО/1С/СБИС/Диадок.
• Несогласование с госархивом там, где это обязательно (риск штрафов при проверке Росархива/Прокуратуры, проблемы при лицензировании/аккредитации).
• Отсутствие процедуры аварийного восстановления (Disaster Recovery) для электронного архива.
• Устаревшие нормативные ссылки (ссылки на Приказ Минкультуры № 558, старые ГОСТы, отмененные приказы Росархива).

Актуальные тренды 2026 года: что добавить в Положение

Полноценная интеграция с ЭДО/АИС «Архив»

Положение должно четко разделять зоны ответственности: архивариус отвечает за архивную науку (номенклатура, экспертиза, сроки, описи), ИТ-отдел — за технологическую инфраструктуру (работоспособность СУБД, бэкапы, защита от НСД, ЭП). Внедрить понятие «Архивная информационная система» (АИС Архив) как единого реестра учета (и бумажных, и электронных дел).

Цифровая экспертиза и миграция форматов

Прописать процедуру периодической проверки читаемости электронных документов (валидация ЭП, проверка хеш-сумм, миграция на актуальные форматы PDF/A, XML, TIFF) — требование ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ФСБ/ФСТЭК.

Блокчейн / Квантовые устойчивые подписи (перспектива)

Для критических систем (гостайна, критинфrastruktura) стоит заложить в Положении возможность использования распределенных реестров для подтверждения неизменности архивных копий и перехода на постквантовую криптографию (согласно дорожной карте ФСБ/Минцифры).

Аутсорсинг архивных функций

Если архив передан подрядчику (специализированной архивной организации), Положение должно регулировать: SLA (уровень сервиса), порядок аудита подрядчика, ответственность за утрату/утечку, порядок возврата документов при расторжении договора.

Экологичность и «Зеленый архив»

Грамотное Положение об управлении архивами — это не «бумага для проверки», а рабочий инструмент, который:

• Снимает с руководителя организации риски персональной ответственности (ст. 13.10 КоАП РФ — штраф на должностное лицо до 5000 руб., на юрлицо до 50 000 руб.).
• Гарантирует судебную защищенность (документы из архива — надлежащие доказательства).
• Обеспечивает бесперебойную работу бизнеса (быстрый поиск договоров, кадровых справок, первички для налоговой).

Чек-лист перед подписанием Приказа об утверждении:

1. [ ] Соответствует ли структура ГОСТ Р 7.0.8-2013?
2. [ ] Все ли нормативные ссылки актуальны на ? (Проверено: Приказ Росархива № 100, ФЗ-125, ФЗ-149, ГОСТ Р 7.0.97, Приказ Росархива № 2364).
3. [ ] Учтена специфика организации (филиалы, ЭДО, гостайна, коммерческая тайна)?
4. [ ] Прописан порядок работы с электронными документами (АИС, ЭП, миграция)?
5. [ ] Определен статус архива и подчинение архивариуса (прямой доступ к руководителю)?
6. [ ] Есть процедура экспертизы ценности и взаимодействия с госархивом (если нужно)?
7. [ ] Прописана ответственность за нарушение архивного режима?
8. [ ] Проведено согласование с госархивом (при необходимости) — есть входящий номер/письмо?
9. [ ] Проект согласован юристом, ИБ-специалистом, кадровым отделом?
10. [ ] Подготовлен Приказ об утверждении и лист ознакомления?

Помните: Архив — это «память организации». Положение об управлении архивами — это «конституция» этой памяти. Инвестируйте время в его качественную разработку сейчас, чтобы не платить штрафы, не проигрывать суды и не терять историю бизнеса завтра.

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства РФ (ФЗ-125, Приказ Росархива № 100, ГОСТ Р 7.0.8, ГОСТ Р 7.0.97). Данная информация носит справочный характер. Для разработки локального нормативного акта рекомендуется привлечь квалифицированного архивиста-консультанта или юриста, специализирующегося на архивном деле.