Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Обращение в архив – обычная процедура, когда требуется получить сведения о прошлом: справку о трудовом стаже, копию исторического документа, выписку из делопроизводства и т.п. Чтобы запрос был рассмотрен быстро и без лишних вопросов, необходимо правильно оформить заявление. В этой статье мы подробно разберём:

Кому и в какой форме направлять заявление;
Какие обязательные реквизиты должно содержать заявление;
Образцы типовых заявлений (справка, выписка, копия, информационный запрос);
Какие документы нужно приложить;
Как подать заявление (лично, по почте, по электронной почте).

Правовые основы обращения в архив

Запрос в государственный архив регулируется Федеральным законом «Об архивных документах» и локальными нормативными актами архивов (приказами, регламентами). Согласно статье 9 этого закона, любой гражданин имеет право на получение архивной информации, если она не относится к закрытым документам.

Важно: в заявлении необходимо указать цель запроса, форму получения ответа и способ доставки (почтой, на электронную почту и т.д.). Это требование прописано в инструкциях архивов и помогает ускорить процесс.

Когда требуется заявление в архив?

Получение архивной справки (например, о трудовом стаже, о размере заработной платы).
Запрос архивной выписки (выдержка из документа).
Получение копий архивных документов (для научных, юридических или личных целей).
Запрос информационного письма (ответ на конкретный вопрос).
Поиск проектной документации, решений, распоряжений и т.п.

Структура заявления в архив

Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но обязательно должно содержать следующие реквизиты:

Шапка заявления	— Наименование архива (полное официальное название) и его адрес.
Дата и место	— Дата составления заявления (например, «10 июля 2026 г.») и город.
Обращение	— «Заявление» или «Заявление‑запрос».
ФИО заявителя	— Полные фамилия, имя, отчество.
Контактные данные	— Почтовый адрес, телефон, e‑mail.
Текст запроса	— Чёткое описание того, что требуется (с указанием периода, названия организации, номера дела и т.п.).
Форма получения ответа	— «В виде архивной справки», «В виде выписки», «Копия документа», «Информационное письмо» и т.д.
Способ доставки	— «По почте», «На электронную почту», «Лично в архиве».
Перечень приложений	— Паспорт, доверенность (если обращается доверенное лицо), копии документов, подтверждающих право на запрос.
Подпись и дата	— Подпись заявителя и дата подписи.

Совет: если заявление подаётся от имени юридического лица, укажите реквизиты организации (ИНН, ОГРН) и подпись уполномоченного лица.

Образцы заявлений

Образец заявления о выдаче архивной справки о трудовом стаже

В Государственный архив Новосибирской области

От: Иванова Ивана Ивановича

Адрес: 630099, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 10, кв. 5

Тел.: +7 (383) -23‑45‑67

E‑mail: ivanov@example.com

Заявление

Прошу выдать архивную справку о трудовом стаже (льготном стаже, заработной плате) за период с г. по г. в организации ОАО «Сибцветметремонт», должность – уборщик производственных помещений.

Справку прошу предоставить в виде печатного документа.

Ответ прошу направить:

по почте на указанный выше адрес;
или на электронную почту ivanov@example.com.

Приложения:

Копия паспорта.
Справка с места работы (если имеется).

_____________________/И.И. Иванов

10 июля 2026 г.

Образец заявления о выдаче архивной выписки из проекта

В Архивный отдел администрации города

От: Петрова Марии Сергеевны

Адрес: 115035, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, кв. 12

Тел.: +7 (495) -65‑43‑21

Заявление‑запрос

Прошу выдать архивную выписку из проекта «Городской план развития 1990‑2000 гг.» (дело № 45‑12) за период с г. по г.

Выписку прошу оформить в виде печатного документа (копия оригинала).

Ответ прошу направить по почте на указанный выше адрес.

Приложения:

Копия паспорта.
Доверенность (если запрос подаёт представитель).

_____________________/М.С. Петрова

10 июля 2026 г.

Образец заявления о предоставлении копии архивного документа (личное обращение)

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

От: Сидорову Алексею Владимировичу

Адрес: 119021, г. Москва, ул. Сретенка, д. 9

Тел.: +7 (495) -23‑45‑67

Заявление

Прошу предоставить копию архивного документа № 112/87 «Приказ о назначении руководителя отдела» из делопроизводства ОАО «Электросила» за 1978 год.

Копию прошу получить в виде скан‑копии (PDF) и отправить на электронную почту sidorov@example.com.

Приложения:

Копия паспорта.
Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).

_____________________/А.В. Сидоров

10 июля 2026 г.

Как правильно заполнить заявление

Определите цель запроса. Чётко сформулируйте, что именно вам нужно: справка, выписка, копия, информационное письмо.
Укажите точные реквизиты документа. Номер дела, название организации, период, должность – всё, что поможет архиву быстро найти нужный материал.
Выберите форму получения ответа. Архив может выдавать справку в печатном виде, выписку – как отдельный лист, копию – в оригинальном или сканированном виде.
Укажите способ доставки. Если хотите получить документ по электронной почте, обязательно укажите корректный e‑mail.
Приложите необходимые документы. Паспорт (или иной удостоверяющий документ), доверенность, подтверждающие документы (например, справка с места работы).
Подпишите заявление и укажите дату. Без подписи запрос считается неполным.

Совет от юриста: если запрос касается личных данных (например, справка о стаже), архив может потребовать нотариально заверенную доверенность, если вы действуете от имени другого лица.

Способы подачи заявления

Лично в архивный отдел. При личном обращении вам выдадут расписку о получении документов. Не забудьте взять паспорт.
По почте (рекомендованным письмом). В конверте укажите адрес архива, приложите копию паспорта и, при необходимости, доверенность.
Электронная почта. Многие архивы принимают сканы заявлений в формате PDF. При этом оригиналы документов (паспорт, доверенность) обычно отправляются в оригинале по почте.
Через портал государственных услуг. На портале Госуслуги можно заполнить онлайн‑форму и загрузить сканы документов.

В любом случае сохраняйте копию отправленного заявления и подтверждение (квитанцию, электронный чек).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить госпошлину за получение архивных справок?

Для большинства справок и выписок в государственных архивах госпошлина не взимается. Плата может потребоваться только за копии оригинальных документов (если они выдаются в бумажном виде) или за ускоренное рассмотрение запроса.

Сколько времени занимает рассмотрение заявления?

Сроки зависят от сложности запроса и загруженности архива. По закону архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 дней. При необходимости продления сроков архив обязан уведомить заявителя.

Что делать, если архив отказал в выдаче документа?

Отказ должен быть оформлен в письменной форме с указанием причины (например, документ относится к закрытым материалам). В этом случае вы можете обжаловать решение в суде или подать жалобу в уполномоченный орган.

Можно ли запросить архивные документы анонимно?

Нет. Архив обязан установить личность заявителя, поэтому обязательна подача копии паспорта или доверенности.

Правильно составленное заявление – залог быстрого и успешного получения архивных материалов. Помните о следующих ключевых моментах:

Чётко формулируйте запрос.
Указывайте форму и способ получения ответа.
Приложите все необходимые документы (паспорт, доверенность, подтверждения).
Подпишите заявление и укажите дату.

Скачайте готовые шаблоны заявлений (в формате DOCX и PDF) с официальных сайтов архивов, адаптируйте их под свою задачу и отправляйте. Удачи в поиске нужных архивных сведений!

Дата публикации: 10 июля 2026 г.