Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Подготовка документации к передаче в государственный или муниципальный архив начинается с правильного оформления обложки дела. От её корректности зависит, насколько быстро и без замечаний дело будет принято на хранение. Ниже представлена подробная статья, основанная на действующих ГОСТах, нормативных актах и практических рекомендациях.

Нормативная база

ГОСТ 17914-72 – «Документация. Обложки дел. Технические условия»;
Основные правила работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от № 263);
Приложение 11 к пункту 3.6.18 «КонсультантПлюс» – образец формы обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
Методические рекомендации СPOK.BY и Архив Гарант по оформлению обложек дел и простановке архивных шифров.

Что должно находиться на обложке дела

Согласно ГОСТ 17914-72 и приложению 11, на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются следующие обязательные реквизиты:

Наименование организации (или её структурного подразделения);
Индекс дела;
Архивный шифр дела;
Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
дела (краткое содержание);
Количество листов в деле (выносится из листа‑заверителя);
Срок хранения (например, 50 или 75 лет для личных дел);
Место для наименования государственного архива, в который дело будет передано (оставляется в верхней части перед названием учреждения).

Пошаговая инструкция по оформлению обложки

Подготовка исходных данных

Перед тем как приступить к заполнению формы, соберите:

Лист‑заверитель дела (с указанием количества листов);
Решение о сроке хранения (по номенклатуре дел);
Архивный шифр и индекс дела (из описи дел);
Наименование организации и её подразделения;
Наименование государственного архива, куда планируется сдача (если известно).

Заполнение формы обложки

Используйте бланк приложения 11 (или его электронный аналог в MS‑Word). Заполняйте поля последовательно:

В верхней части оставьте пустую строку для наименования государственного архива;
Ниже укажите наименование организации и структурного подразделения;
Внесите индекс дела, архивный шифр и номер дела;
Заполните дела (кратко, но информативно);
Укажите количество листов (данные берутся из листа‑заверителя);
Проставьте срок хранения (например, 50 лет);
Если требуется, добавьте дополнительные реквизиты (например, дата составления).

Проверка и утверждение

После заполнения:

Сверьте все данные с исходными документами;
Убедитесь, что поля читаемы, нет исправлений и зачёркиваний;
При необходимости заверите обложку подписью ответственного лица и печатью организации;
Сделайте копию обложки для внутреннего учёта.

Пример заполнения обложки дела

Ниже представлен образец заполнения (данные вымышленные, для иллюстрации):

Наименование государственного архива: _______________________________
Наименование организации: ООО «Пример»
Структурное подразделение: Бухгалтерия
Индекс дела: 01-2026
Архивный шифр дела: А-12345
Номер дела (тома, части): 1/2026
 дела: Бухгалтерская отчётность за 2025 год
Количество листов: 148
Срок хранения: 50 лет
Дата составления:

Обратите внимание, что верхняя строка оставлена пустой для последующего заполнения архивом.

Частые ошибки при оформлении обложки

Отсутствие места для названия архива – приводит к возврату дела на доработку;
Неправильное указание количества листов – данные должны браться исключительно из листа‑заверителя;
Использование нестандартных шрифтов или размеров – ГОСТ требует чёткого, читаемого набора (обычно шрифт Times New Roman, размер 12 pt);
Отсутствие подписи и печати – делает обложку недействительной для внутреннего учёта;
Смешивание реквизитов временного и постоянного хранения – срок хранения должен соответствовать номенклатуре дел.

Как правильно оформить обложку дела для передачи в государственный архив