Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Взаимодействие с архивными учреждениями — это строго регламентированный процесс, регулируемый Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также подзаконными актами (Приказ Росархива, ГОСТ Р 7.0.97-2016). Грамотно составленный ответ на архивный запрос, это не только выполнение законного требования, но и гарантия правовой безопасности как для запрашивающей стороны, так и для архива-хранителя.

В данной статье мы подробно разберем структуру ответа, его основные виды, требования к оформлению в 2026 году и предоставим практические образцы для самых частых ситуаций.

Правовая база и сроки рассмотрения запросов

Перед тем как формировать ответ, необходимо четко понимать нормативную базу:

Статья 22 Закона № 125-ФЗ, определяет порядок предоставления архивных документов для пользования.
Статья 23 Закона № 125-ФЗ — регулирует выдачу копий, выписок и справок.
Приказ Росархива от № 241 — утверждает Типовые правила пользования документами архивных фондов.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 — устанавливает требования к реквизитам архивных справок, выписок и копий.

Ключевые сроки (ст. 22, 23 Закона № 125-ФЗ):

30 календарных дней, общий срок предоставления документов/справок с момента регистрации входящего запроса.
Продление до 30 дней, допускается в сложных случаях (большой объем, необходимость рассекречивания, поиск в нескольких фондах) с обязательным уведомлением заявителя в письменной форме.
Срочные запросы (угроза жизни, здоровью, стихийные бедствия) — рассматриваются в порядке первоочередности (обычно 3–5 дней).

Классификация ответов на архивные запросы

В зависимости от результата поиска и характера запроса, ответ может быть следующих типов:

Тип ответа	Когда применяется	Основные реквизиты
Положительный (предоставление)	Документы найдены, нет ограничений доступа, оплата внесена (если платная услуга).	Справка/Выписка/Копия, акт передачи, квитанция об оплате.
Частично положительный	Найдена часть сведений, либо документы содержат сведения, доступ к которым ограничен (перс. данные, гостайна).	Справка с найденными данными + мотивированный отказ в остальной части (со ссылкой на ст. 10, 11 Закона № 125-ФЗ).
Мотивированный отказ	Документы не найдены (уничтожены, не поступили, сожжены), доступ закрыт (секретность), запрос не в компетенции.	Официальное письмо-отказ со ссылками на нормы закона, информация о порядке обжалования (суд/прокурор).
Информационное письмо / Уведомление	Необходимость уточнить запрос, запросить доп. документы (доверенность, свидетельство о смерти), уведомить о продлении срока.	Конкретные вопросы к заявителю, список недостающих документов, новый срок ответа.

Обязательные реквизиты ответа (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и делопроизводству)

Любой исходящий документ архива должен содержать полный набор реквизитов. Отсутствие хотя бы одного делает документ недействительным для правовых целей (суд, ПФР/СФР, нотариат).

Герб/Логотип организации-хранителя (если предусмотрен уставом).
Наименование организации (полное официальное).
Код по ОКПО (опционально, но желательно для гос. органов).
Дата документа (день подписания руководителем).
Регистрационный номер (исходящий по журналу учета/СЭД).
Индекс дела (Фонд-Опись-Дело), если ответ касается конкретного дела.
(например: «Справка из архива», «Выписка из дела», «Ответ на запрос №…»).
Текст (вводная, описательная, заключительная части).
Подпись руководителя (директора архива / начальника отдела) с расшифровкой (ФИО).
Печать (круговая печать организации, обязательна для справок, выписок, копий, предоставляемых третьим лицам).
Отметка о выполнении (кем составлено, телефон для справок).
Приложения (перечень: копии листов дела, квитанция, конверт для возврата).

Детальная структура текста ответа

Вводная часть (Основание)

Обязательно указываеться ссылка на входящий документ:

«На основании вашего запроса № 123-от от г., поступившего в архив г. под вх. № 456-к, сообщаю следующее…»

Описательная часть (Результат поиска)

Самая важная секция. Формулировки должны быть юридически точными.

Вариант А: Документы найдены и предоставляются

«В результате проведения поисковых работ в фонде № 15 (описание № 3) обнаружено дело № 42 «Личные дела работников 1995–2000 гг.». По вашему запросу касательно Иванова Ивана Ивановича (д.р. ) выявлены следующие документы:

Заявление о приеме на работу от г. (л. 5–6 дела).
Приказ о назначении на должность № 15-от от г. (л. 12 дела).
Трудовая книжка (внутренняя учетная карточка) — л. 45 дела.

Копии указанных листов дела (в количестве 3-х листов), заверенные в установленном порядке, направляются во вложении. Оригиналы дела хранятся в архиве при постоянном хранении».

Вариант Б: Документы не найдены (Отрицательный результат)

«В результате проведения поисковых работ по фондам архива (Ф. 15, оп. 1–5 за 1990–2005 гг.), а также путем направления запросов в смежные архивы (Государственный архив г. Москвы, Архив ЗАО «Предприятие»), сведений о трудовой деятельности Иванова И.И. (д.р. ) за период 1995–2000 гг. выявлено не было.

Возможные причины отсутствия сведений: реорганизация правопреемника без передачи дел в архив, утрата документов в результате ЧС, хранение дел в структурном подразделении организации, не сдавшем их в архив».

Вариант В: Ограничение доступа (Персональные данные / Тайна)

«Дело № 42 найдено, однако содержит сведения, составляющие персональную третьих лиц (заработные платы коллег, медицинские заключения), доступ к которым ограничен в соответствии со ст. 10 ФЗ № 125-ФЗ и ст. 7 ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных».

В соответствии со ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ, предоставляю выписку из дела, содержащую сведения исключительно о заявителе (ФИО, дата приема, должность, приказ об увольнении), на 2-х листах. Копии листов дела, содержащих чужую информацию, предоставлению не подлежат».

Заключительная часть (Права и обязанности)

Обязательны стандартные формулировки:

«Справка (выписка, копии) выдана для представления в [Название органа: СФР, суд, нотариат] и действительна без ограничения срока (или: в течение 30 дней)».
«В соответствии со ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ, за предоставление архивных справок, выписок и копий взимается плата в размере [сумма] руб. Оплата произведена квитанцией № 789 от г. (или: прошу произвести оплату по реквизитам в приложении)».
«О порядке обжалования данного решения в судебном порядке или путем обращения в вышестоящую организацию / прокуратуру уведомлен(а)».

Образцы ответов (Готовые шаблоны для адаптации)

Ниже приведены типичные формы. Внимание: перед использованием обязательно замените все данные в квадратных скобках на актуальные, проверьте реквизиты вашего архива и актуальные тарифы на платные услуги.

Образец 1: Справка-ответ (Положительный результат, для СФР/Суда/Нотариуса)

УТВЕРЖДАЮ
Директор [Название архива]
_____________ / [ФИО руководителя] /
«___» _____________ 202_ г.

СПРАВКА
из архивных фондов

Исх. № [Номер] от «___» ________ 202_ г.

На основании запроса [Наименование организации-заявителя / ФИО гражданина] № [Номер вх. запроса] от [Дата] г., поступившего в архив [Дата регистрации] под вх. № [Номер], сообщаю:

В фонде № [Номер фонда] «[Название фонда]», описание № [Номер], дело № [Номер] «[ дела]», за [Период] выявлены документы, подтверждающие [суть сведений: трудовой стаж / заработную плату / факт рождения / право собственности и т.д.] в отношении [ФИО заинтересованного лица, дата рождения].

Согласно листам [Номера листов] указанного дела:

[Название документа 1, дата, реквизиты, суть записи]
[Название документа 2, дата, реквизиты, суть записи]

На основании вышеизложенного ПОДТВЕРЖДАЮ:

[Формулировка факта: «что Иванов И.И. работал в ООО «Ромашка» с по г. на должности слесаря 5 разряда со стажем 5 лет 0 мес. 0 дней» / «что заработная плата за 2000 г. составила 24 000 руб.»].

Копии листов дела № [Номера листов] (в количестве [Кол-во] л.), заверенные печатью архива и подписью ответственного лица, прилагаются.

Справка выдана для представления в [Куда: СФР г. Москвы / Окружной суд / Нотариус Иванова И.И.]

Плата за архивные услуги (справка/копии) в размере [Сумма] руб. [оплачена квитанцией № / прошу оплатить по реквизитам].

Составил(а): [Должность] [ФИО полностью]
Тел.: [Номер телефона]
E-mail: [Адрес]

____________________ / [ФИО руководителя/нач. отдела] /

М.П; (Место для круговой печати)

Образец 2: Письмо-ответ (Мотивированный отказ / Ничего не найдено)

[Название архива]
Исх. № [Номер] от «___» ________ 202_ г.

[Наименование адресата / ФИО гражданина]
Адрес: [Почтовый адрес для отправки]

ОТВЕТ
на запрос № [Номер вх. запроса] от [Дата]

Уважаемый(ая) [ФИО должностного лица / ФИО гражданина]!

В ответ на Ваш запрос № [Номер] от [Дата] о предоставлении сведений о [суть запроса: трудовой деятельности / зарплате / праве на квартиру] в отношении [ФИО, дата рождения] сообщаю следующее.

В результате проведения поисковых работ по фондам данного архива (перечень проверенных фондов: Ф. [Номера], оп. [Номера] за [Годы]), а также путем опроса специалистов отдела научной справки и учета, документов, содержащих запрошенные сведения, выявлено не было.

Возможные причины отсутствия документов:

Документы не поступили в архив в связи с ликвидацией организации-продюсера без правопреемника;
Документы утрачены/уничтожены в результате [пожара / наводнения / военных действий] в [Год] (ссылка на акт обследования/список утраченных фондов);
Документы хранятся в ведомственном архиве организации-правопреемнике: [Название, адрес, контакты, если известны];
Срок хранения документов истек, они уничтожены в установленном порядке (ссылка на акт экспертизы/уничтожения).

В соответствии со статьей 22 Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», архив предоставляет документы, которые имеются в его фондах. Поиск сведений в иных организациях не входит в компетенцию архива.

Настоящим официально уведомляю об отказе в предоставлении архивных сведений по указанному запросу.

Данное решение может быть обжаловано в судебном порядке или путем обращения в вышестоящую организацию — [Название ведомства/Министерства] по адресу: [Адрес], либо в прокуратуру.

Руководитель архива
_____________ / [ФИО] /

М.П.

Исполнитель: [ФИО], тел. [Номер]

Образец 3: Выписка из дела (Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Выписка отличается от справки тем, что воспроизводит текст документа (полностью или фрагментарно) дословно, а не излагает вывод.

ВЫПИСКА
из дела № [Номер] оп. [Номер] ф. [Номер]
«[ дела]»

Исх. № [Номер] от «___» ________ 202_ г.

Лист [Номер листа дела]

[ документа в деле, напр.: ПРИКАЗ № 15-ОТ]

[Город] «___» ________ 20__ г.

[Текст документа воспроизводится дословно с сохранением орфографии, пунктуации, абзацев. Пропуски текста, не относящиеся к запросу, обозначаются многоточием в скобках: (…). Исправления в тексте оригинала воспроизводятся с пометкой: «Исправлено верно», «Зачеркнуто неверно».]

Директор ООО «Ромашка»
_____________ / Петров П.П. /

М.П.

ВЫПИСКА ВЕРНА

Составитель: [Должность] [ФИО]
Подпись: _____________

Начальник отдела/Руководитель архива:
Подпись: _____________ / [ФИО] /

М.П. (Печать архива)

Особенности оформления в 2026 году: Электронный документооборот (СЭД/ЭДО)

С учетом перевода госсектора на обязательное электронное делопроизводство (Приказ Минцифры России от № 996, ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»), ответы на запросы все чаще направляются в электронном виде.

Требования к электронному ответу:

Формат: PDF/A-1b или PDF/A-2b (для долгосрочного архивирования) или XML (для структурированных данных СФР/Налоговой).
Электронная подпись (ЭП): Квалифицированная ЭП (КЭП) руководителя или уполномоченного лица. Подпись должна быть отсоединенной (файл .sig) или встроенной (PAdES).
Визуализация печати: В теле PDF-документа обязательно размещается изображение печати и факсимиле подписи (для наглядности получателя), но юридическую силу имеет только КЭП.
Регистрация в СЭД: Исходящий номер присваивается автоматически системой. В тексте письма указывается: «Документ подписан квалифицированной электронной подписью, имеет равную юридическую силу с бумажным оригиналом (ст. 6 ФЗ № 63-ФЗ)».
Направление: Через СМЭВ (СМЭВ 3), портал Госуслуг (для физлиц), ЭДО-операторов (СБИС, Диадок, Контур) или официальный сайт архива (личный кабинет);

Платные архивные услуги: тарификация и квитирование

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 276 (в ред. от 2023–2024 гг.), архивы имеют право взимать плату за:

Выдачу архивных справок, выписок, копий документов (физлицам — по базовым тарифам, юрлицам/нотариусам — часто по коммерческим тарифам, если не установлены гос. тарифы).
Проведение сложных поисковых работ (свыше 1 часа работы архивариуса).
Обеспечение доступа к документам в читальном зале (ксерокопирование, сканирование).

Важно: В ответе обязательно указывать основание для взимания платы (номер приказа архива об утверждении тарифов) и реквизиты для оплаты (ИНН, КПП, р/с, банк, назначение платежа: «Оплата архивных услуг по исх. № [Номер] от [Дата]»). Без оплаты (или гарантии оплаты) оригиналы справок/копий не выдаются/не отправляются.

Типичные ошибки, приводящие к возврату ответа или судебным искам

Отсутствие исходящего номера и даты — документ не считается официальным.
Отсутствие круговой печати на справках/выписках/копиях для внешних потребителей (СФР, суды, банки требуют печать).
Неполные реквизиты дела (нет фонда, описи, номера дела, листов) — невозможно верифицировать источник.
Формулировка «Документов нет» без обоснования, необходимо писать «В фондах архива документов не выявлено» и перечислить проверенные фонды.
Игнорирование ограничений доступа — выдача копий с персональными данными третьих лиц без маскировки/согласия — нарушение 152-ФЗ и 125-ФЗ.
Просрочка ответа без уведомления о продлении — основание для жалобы в Росархив/прокуртуру/суд.
Несоответствие текста выписки оригиналу — грубое нарушение ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Алгоритм действий архивариуса при подготовке ответа (Чек-лист)

Регистрация входящего запроса в журнале/СЭД (присвоение вх. номера, даты, срока исполнения).
Анализ компетенции — относится ли запрос к фондам данного архива? Если нет — перенаправить/уведомить за 7 дней.
Проверка полномочий заявителя (паспорт, доверенность, свидетельство о смерти, запрос суда/СФР/прокурора).
Поиск в описях/базах данных/ЭАС (Единая архивная сеть).
Экспертиза доступа (секретность, перс. данные, состояние сохранности).
Расчет стоимости услуг (если платные) и выставление счета/квитанции.
Формирование проекта ответа (справка/выписка/письмо-отказ).
Согласование/Подписание руководителем (с правом подписи исходящих документов).
Заверение копий/выписок (подпись + печать + дата «Верно с копией/оригиналом»).
Регистрация исходящего документа (присвоение исх. номера).
Направление адресату (Почта РФ, ценным письмом с вложением/уведомлением, ЭДО, СМЭВ, лично под роспись).
Контроль исполнения (закрытие контрольной карточки/задачи в СЭД).

Качественный ответ на архивный запрос — это результат системной работы: от грамотного описания фондов и ведения учетных документов до соблюдения процедур ЭДО и тарификации. Использование унифицированных образцов (как приведенных выше) с обязательной адаптацией под конкретную ситуацию и фонд позволяет минимизировать риски правовых ошибок, сократить время на подготовку документов и обеспечить прозрачность архивной деятельности для граждан и организаций.

Рекомендация: Регулярно актуализируйте внутренние методические рекомендации по оформлению ответов в соответствии с изменениями в законодательстве (ФЗ № 125-ФЗ, 152-ФЗ, 63-ФЗ, приказы Росархива, Минцифры) и судебной практикой по архивным спорам.

Данная статья носит информационно-методический характер и не заменяет консультацию юриста или методолога профильного архива/ведомства. Образцы требуют обязательной правки под реквизиты конкретной организации и актуальные нормативные акты на момент составления документа.