В работе с архивными фондами часто возникает необходимость получить копии документов, хранящихся в государственных, муниципальных или частных архивах. Правильно оформленный запрос ускорит процесс рассмотрения и повысит шансы на положительный ответ. В данной статье подробно рассмотрим, какие сведения необходимо включить в запрос, какие нормативные акты регулируют процесс, а также предложим готовый образец письма.

Правовая база

Запросы о предоставлении копий архивных документов регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от );
• Федеральный закон № 59‑ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов» (от );
• Приказ Минкультуры России № 169 от «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам»;
• Региональные законы и локальные нормативные акты конкретного архива.

Согласно этим документам любой гражданин, юридическое лицо или иное заинтересованное лицо имеет право запросить копии документов, если они не подпадают под ограничения (секретность, персональные данные и т.д.).

Кому направляеться запрос

Запрос следует направлять в:

1. Главному архиву (например, Государственный архив РФ, Архив города/области);
2. Отделу обслуживания пользователей или отделу копийных работ;
3. Контактному лицу, указанному на официальном сайте архива.

Структура запроса

Запрос должен быть оформлен в письменной форме (печатным или электронным письмом) и включать следующие обязательные элементы:

• Шапка письма: название организации (если запрос от юридического лица), ФИО заявителя, контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail);
• Дата и номер запроса (если есть внутренний нумератор);
• Наименование архива и его реквизиты;
• Тема запроса – «Запрос о предоставлении копий архивных документов»;
• Основание запроса – указание нормативного акта, на который ссылается заявитель;
• Перечень требуемых документов (фонд, опись, номер дела, даты, тип документа, язык издания и т.д.);
• Форма и способ получения копий (печать, скан, электронный файл, микрофильм);
• Сроки исполнения (по возможности указать желаемый срок, но не менее 30 дней с даты получения запроса);
• Оплата услуг – готовность оплатить копировальные расходы (указать способ оплаты);
• Подпись заявителя (при бумажном варианте) и печать организации (если применимо).

Практический образец запроса

Печатный вариант (для отправки по почте)

От: Иванов Иван Иванович
Адрес: г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

Кому: Государственный архив Российской Федерации
Адрес: г. Москва, ул. Садовая, д. 5

Тема: Запрос о предоставлении копий архивных документов

Уважаемые коллеги!

В соответствии с Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказом Минкультуры России № 169 от прошу предоставить копии следующих документов:


 
Фонд № 12 «Документы органов местного самоуправления», опись 3, дело № 45/2020, документы за период с по г., тип: письма, отчёты.
 
Фонд № 7 «Военно-исторические материалы», опись 1, дело № 12/2018, протоколы заседаний комиссии от г.

Форма предоставления копий: сканированные PDF‑файлы, отправленные на указанный e‑mail. При необходимости готов оплатить услуги копирования в размере, установленном архивом, переводом на расчётный счёт.

Срок исполнения: прошу рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с даты получения данного письма, в соответствии со сроком, установленным нормативными актами.

При необходимости уточнения сведений прошу связаться со мной по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или по e‑mail ivanov@example.com.

С уважением,

____________________Иванов И. И.
(подпись)
 

Электронный вариант (email)

Тело письма может выглядеть так:

Тема письма: Запрос о предоставлении копий архивных документов

Текст письма:

Уважаемые сотрудники архива!

В соответствии с Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить копии следующих документов:

Фонд № 12 «Документы органов местного самоуправления», опись 3, дело № 45/2020, период ‑, тип: письма, отчёты.
Фонд № 7 «Военно‑исторические материалы», опись 1, дело № 12/2018, протоколы заседаний комиссии от .

Прошу выслать сканированные копии в формате PDF на мой e‑mail: ivanov@example.com. Готов оплатить копировальные услуги в размере, установленном архивом, переводом на ваш расчётный счёт.

Срок исполнения прошу установить в 30 календарных дней с момента получения запроса.

Контактные данные:
- ФИО: Иванов Иван Иванович
- Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
- E‑mail: ivanov@example.com

Благодарю за внимание.

С уважением,
Иванов И. И.
 

Полезные рекомендации

• Тщательно уточняйте реквизиты документов. Чем точнее указаны фонд, опись, дело, даты, тем быстрее архив сможет найти нужные материалы.
• Проверяйте ограничения. Некоторые документы могут быть закрытыми (секретные, персональные данные). В таком случае архив обязан сообщить об этом и предложить альтернативные источники.
• Указывайте способ оплаты. Некоторые архивы требуют предоплату, другие – оплату после получения копий. Уточните порядок в предварительном письме или на сайте архива.
• Сохраняйте копию запроса. Это поможет в случае необходимости ссылаться на дату подачи и содержание запроса.
• Следите за сроками. По закону архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 дней, но иногда процесс может затянуться. При отсутствии ответа в установленный срок можно направить напоминание.

Что делать, если запрос отклонён

Если архив отказал в предоставлении копий, он обязан указать причину отказа (например, документ относится к категории «секретный»). В этом случае вы можете:

1. Обратиться в управление делами архивов вашего региона с жалобой;
2. Подать апелляцию в суд в течение 30 дней с даты получения отказа;
3. Попробовать запросить альтернативные источники (например, микрофильмы, публичные репродукции).

Правильно оформленный запрос в архив о предоставлении копий документов – ключ к быстрому и эффективному получению нужных материалов. Соблюдая законодательные требования, указывая полные реквизиты и предлагая удобный способ получения копий, вы повышаете шансы на положительный ответ и минимизируете задержки.

Надеемся, что представленный образец и рекомендации помогут вам успешно взаимодействовать с архивными учреждениями.

Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT, 2026 г.