В настоящей статье мы подробно разберём, как правильно оформить запрос в архив для получения копий документов․ Вы получите:

• Общее представление о правовых основаниях;
• Пошаговую инструкцию по составлению заявления;
• Готовый образец текста с пояснениями;
• Полезные рекомендации, как ускорить процесс получения материалов․

Правовые основы запроса в архив

Согласно Федеральному закону № 73‑ФЗ «Об архивном деле в России» (от ) любой гражданин, юридическое лицо или организация имеет право запросить копии архивных документов, если они не находятся под ограничением доступа․

Запрос может быть направлен в:

1. Государственные архивы (федеральные, региональные, муниципальные);
2. Архивы предприятий, учреждений, организаций, если они хранят свои собственные архивы․

Когда доступ к документу может быть ограничен?

Ограничения могут быть связаны с:

• Секретностью государственной тайны;
• Личными данными (закон о персональных данных);
• Сохранностью культурного наследия․

Кому и куда направлять заявление

Заявление следует направлять в архив, где, по вашему мнению, хранятся нужные документы․ Ниже указаны типичные адресаты:

Структура заявления

Заявление должно быть оформлено в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7․0․97‑2016 «Библиографическое описание»․ Ниже – обязательные элементы:

1. Шапка заявления (наименование органа, адрес, телефон)․
2. Дата и номер заявления (если присваивается автоматически – укажите «№ ___»)․
3. Наименование заявителя (ФИО, ИНН/ОГРН, контактные данные)․
4. Тема заявления (например, «Запрос копий документов из архива»)․
5. Текст запроса – подробное описание нужных документов (период, вид, номер дела, если известен)․
6. Основание запроса (закон, нормативный акт, договор и т․д․)․
7. Перечень прилагаемых документов (копия паспорта, доверенность, справка о праве собственности и др․)․
8. Подпись заявителя и расшифровка подписи․

Образец заявления

Ниже – готовый шаблон, который можно скопировать в текстовый редактор и заполнить своими данными․

В ________________________________
Адрес: ___________________________
Телефон: ________________________

От: _____________________________
ФИО: ____________________________
Дата рождения: ___________________
Паспорт: серия ____ № __________, выдан ______________________
ИНН/ОГРН (для юридических лиц): ______________________
Контактный телефон: _______________
E‑mail: __________________________

Заявление


Тема: Запрос копий документов из архива

Я, ______________________________ (ФИО), в соответствии с Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в России» прошу предоставить копии (или оригиналы) следующих документов, находящихся в вашем архиве:

Наименование документа: _______________________________
 Номер дела (если известен): __________________________
 Период создания: с «____» __________ 20__ г․ по «____» __________ 20__ г․
 Тип документа: (акт, протокол, письмо, карта и др․)

(при необходимости добавить дополнительные позиции)

Основание запроса: (указать нормативный акт, договор, судебное решение и т․п․) 
_______________________________
Перечень прилагаемых документов:

 
Копия паспорта (для физических лиц) / копия учредительных документов (для юридических лиц);
 
Доверенность (если запрос подаёт представитель);
 
Справка о праве собственности (при запросе документов, связанных с имуществом);
 
Оплата за услуги (квитанция, если предусмотрена плата)․


Срок предоставления: в соответствии со статьей 9 Федерального закона «Об архивном деле в России» – не более 30 календарных дней с даты получения заявления․

Подпись заявителя: ______________________
Расшифровка подписи: ___________________

Как ускорить процесс получения документов

• Точно укажите реквизиты документа․ Чем подробнее описание, тем быстрее архивисты найдут материал․
• Приложите все необходимые подтверждающие документы․ Отсутствие копии паспорта или доверенности часто приводит к возврату заявления;
• Укажите удобный способ получения; Например, электронная копия на e‑mail, либо личный визит․
• Оплатите услуги заранее․ Многие архивы требуют предоплату за копирование и пересылку․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько стоит копирование архивных документов?

Тарифы различаются в зависимости от формата (печатный, электронный), объёма страниц и сложности работы․ Средняя стоимость – от 5 до 30 рублей за лист в печатном виде․

Можно ли получить документ в электронном виде?

Да․ По запросу архив может предоставить скан-копию в PDF‑формате․ При этом иногда требуется подписать соглашение об использовании электронных копий․

Какой срок действия заявления?

Заявление действительно в течение 12 месяцев с даты его подачи․ После этого срок необходимо продлить․

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Получите официальное решение с указанием причины отказа․ При наличии оснований (например, неверно указаны реквизиты) подайте исправленное заявление․

Пример заполненного заявления (для иллюстрации)

Ниже – полностью заполненный пример, который поможет увидеть, как выглядит готовый документ․

В Государственный архив Российской Федерации
Адрес: 119991, г․ Москва, ул․ Мясницкая, д․ 12
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67

От: Иванова Марии Петровны
ФИО: Иванова Мария Петровна
Дата рождения: 
Паспорт: серия 45 № 123456, выдан ОУФМС России по г․ Москве 
ИНН: 770123456789
Контактный телефон: +7 (912) -45‑67‑89
E‑mail: maria․ivanova@email․ru

Заявление

Тема: Запрос копий документов из архива

Я, Иванова Мария Петровна, в соответствии с Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в России» прошу предоставить копии следующих документов, находящихся в вашем архиве:

Наименование документа: Протокол заседания Совета Министров СССР
 Номер дела (если известен): 12‑34‑5678
 Период создания: с «01» января 1970 г․ по «31» декабря 1970 г․
 Тип документа: Протокол
Наименование документа: Договор аренды земельного участка № 9/1972
 Номер дела: 09‑1972‑001
 Период создания: 15 марта 1972 г․
 Тип документа: Договор

Основание запроса: Статья 5 Федерального закона «Об архивном деле в России» – право граждан на доступ к архивным документам․

Перечень прилагаемых документов:

 
Копия паспорта;
 
Квитанция об оплате услуг (150 рублей);


Срок предоставления: в течение 30 календарных дней с даты получения заявления․

Подпись заявителя: ______________________
Расшифровка подписи: Иванова М․ П․

Составление заявления на предоставление документов из архива – процесс, который требует внимательности к деталям․ Следуйте рекомендациям, используйте представленный образец, и вы сможете получить нужные материалы без лишних задержек․

Помните: чем точнее и полнее будет ваш запрос, тем быстрее архив сможет выполнить его․