Вопрос о том, как правильно оформить запрос в архив Кемерово, часто возникает у исследователей, журналистов, генеалогов и просто интересующихся историей региона․ В этой статье мы подробно разберём все этапы процесса: от выбора нужного архива до получения копий документов․

Какие архивы существуют в Кемеровской области

В Кемерово и Кемеровской области функционируют несколько государственных архивных учреждений:

• Кемеровский областной краевой архив (КОКА) – хранит документы государственного уровня, связанные с административным управлением, экономикой и культурой․
• Городской архив Кемерово – содержит материалы муниципального уровня: акты городской администрации, планы застройки, списки жителей․
• Архивы отраслевых предприятий (например, архив «Кузбасс» – горнодобывающие компании)․
• Религиозные и частные архивы – хранят церковные книги, семейные архивы и др․

Что можно запросить

В зависимости от типа архива, в запросе можно указать:

1. Документы о рождении, браке, смерти (актовые книги, метрические книги)․
2. Материалы по истории предприятия (производственные отчёты, кадровые списки)․
3. Документы о мировой войне, репрессиях, коллективизации (дела органов ВКП(б), судов)․
4. Городские планы, карты, фотографии, газеты․
5. Любые другие официальные бумаги, находящиеся в публичном доступе․

Как правильно оформить запрос

Для получения документов необходимо подать письменный запрос․ Ниже – основные требования к его оформлению․

Формат запроса

Запрос может быть отправлен в виде электронного письма (PDF, DOC) или бумажного письма․ Важно включить следующие элементы:

• Шапка письма: название архива, адрес, телефон, e‑mail․
• Дата и номер (если есть) обращения․
• Полные ФИО заявителя и контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail)․
• Основание запроса – указать, что это запрос в соответствии со ст․ 5 Федерального закона «Об архивном деле в РФ»․
• Точное описание запрашиваемых материалов:
  • название фонда, дела, листы, годы;
  • если известны, указать рег․ номер, шифр, количество листов;
  • при отсутствии полной информации – указать максимально возможные параметры (например, «акты о репрессиях в Кемерово 1937‑1938 гг․»)․
• Цель исследования (научная, семейная генеалогия, журналистика и т․д․)․
• Форма получения – копии (печать, скан), оригиналы, цифровой файл․
• Согласие на оплату (если требуется) и указание способа оплаты․
• Подпись заявителя (при бумажном запросе) и печать (если есть)․

Пример письма-запроса

Кемеровский областной краевой архив
ул․ Пушкина, 12, г․ Кемерово, 650000
Тел․: +7 (3842) -5‑55‑55
E‑mail: info@koka․ru

10 июля 2026 г;

От: Иванов Сергей Петрович
проживающий по адресу: ул․ Лесная, д․ 5, кв․ 12,
Кемерово, 650000
Тел․: +7 (912) -45‑67‑89
E‑mail: serg․ivanov@example․com

Запрос в архив

В соответствии со ст․ 5 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить копии документов из фондов:

Фонд № 12 «Архивные дела органов государственной власти Кемеровской области», дело 45/1978, листы 1‑25, 1978‑1982 гг․ – акты о реорганизации горнодобывающих предприятий․
Фонд № 7 «Метрические книги», актовый лист № 112, 1955‑1960 гг․ – сведения о рождении, браке и смерти граждан Кемерово․
Цель исследования: подготовка статьи о промышленном развитии Кемерово в 1970‑х годах․

Прошу предоставить скан-копии в формате PDF․ Готов оплатить услуги копирования и доставки в размере, установленном архивом․ Способ оплаты: банковский перевод․

С уважением,
(подпись)
Иванов С․ П․
 

Подача запроса

Запрос можно отправить следующими способами:

• Электронная почта – отправьте PDF/Word‑файл на официальный e‑mail архива․
• Через личный кабинет на сайте архива (если такая функция доступна);
• Почтовой отправкой – обычным письмом с оригиналом подписи․
• Лично – в приемном отделе архива (рекомендовано для срочных запросов)․

Сроки рассмотрения и выдача

Согласно законодательству, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента получения․ Возможны продления, если запрос требует:

• поиска материалов в удаленных хранилищах;
• восстановления повреждённых документов;
• консультаций с экспертами․

После рассмотрения вы получите:

1. Ответ о готовности материалов (положительный/отрицательный)․
2. Смету расходов (если есть плата за копирование, сканирование, доставку)․
3. Инструкцию по получению копий (в архиве, по почте, электронно)․

Стоимость услуг

Оплата зависит от нескольких факторов:

• Объём запрашиваемых материалов (количество листов, страниц)․
• Форма копий: печатные (обычная бумага) – дороже, чем скан‑копии в PDF․
• Срочность: ускоренное обслуживание может стоить дополнительно․
• Транспортные расходы (доставка в другой регион)․

Обычно стоимость печатных копий составляет от 5 до 15 рублей за лист, скан‑копий – от 2 до 8 рублей за лист․ Точные тарифы указаны на официальном сайте архива․

Полезные советы

1. Тщательно уточняйте параметры – чем точнее указаны фонд, дело, листы, тем быстрее архив сможет найти нужные документы․
2. Проверьте открытый каталог – многие архивы публикуют онлайн‑каталоги (например, archives․kemerovo․ru), где можно предварительно увидеть наличие нужных материалов․
3. Сохраняйте копию запроса – в случае необходимости вы сможете подтвердить дату подачи․
4. Учитывайте ограничения доступа – некоторые документы могут быть закрытыми (секретные, личные данные)․ В таком случае архив предоставит отказ с указанием причин․
5. Обращайтесь за помощью к специалистам – в архивах часто работают архивисты, готовые подсказать, как сформулировать запрос․
6. Не забывайте о праве на бесплатный доступ – если запрос касается публичных документов, оплата может быть только за копирование, а не за сам доступ к материалам․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли иметь специальный статус (учёного, журналиста) для запроса?

Нет․ Любой гражданин РФ имеет право запрашивать документы, если они не находятся в закрытом доступе․

Как узнать, что документ уже оцифрован?

Проверьте электронный каталог архива․ Оцифрованные материалы обычно отмечены и могут быть скачаны сразу после регистрации․

Можно ли получить оригиналы документов?

Обычно архивы не выдают оригиналы, а только копии․ Исключения возможны только в случае, если оригинал является единственным доступным источником и запрос обоснован (например, судебное разбирательство)․

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Получите официальное письмо‑отказ с указанием причин․ При наличии оснований (например, неверно указаны реквизиты) можно подать исправленный запрос․ При спорных ситуациях можно обратиться в суд или в уполномоченный орган по защите прав доступа к информации․

Контактные данные основных архивов Кемерово

Запрос в архив Кемерово – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения формальностей․ Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете быстро получить нужные документы, сэкономив время и средства․

Помните: точный запрос → быстрый поиск → своевременное получение материалов․

Автор статьи: ChatGPT, ваш виртуальный помощник