Запрос в архив – это официальное обращение гражданина (или юридического лица) к государственному или региональному архиву с целью получения копий, выписок или справок из хранящихся документов. Правильное оформление запроса существенно ускоряет процесс рассмотрения и повышает шанс получить нужную информацию в полном объёме.

Правовые основы запросов в архив

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (2021) регулирует порядок доступа к архивным материалам.
• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) и Федеральное архивное агентство (Росархив) принимают запросы как в бумажной, так и в электронной форме;
• Для запросов, затрагивающих права, свободы и законные интересы третьих лиц, архив вправе требовать нотариально заверенные документы, подтверждающие степень родства или полномочия заявителя.

Важно: без подтверждающих документов (паспорт, свидетельство о рождении, нотариальная доверенность) запрос может быть отклонён.

Кому и куда обращаться

Выбор архива зависит от тематики и географии интересующего документа:

1. Федеральные архивы (например, Российский государственный архив социально‑политической истории) – если документ относится к общероссийскому масштабу.
2. Региональные архивы (ГАРФ, РГА в Самаре, Архивы Санкт‑Петербурга) – если нужен материал, относящийся к конкретному субъекту РФ.
3. Муниципальные архивы – для документов местного уровня (жилищные, школьные, церковные реестры).

Контактные данные обычно указаны на официальных сайтах архивов. Пример:

• Федеральное архивное агентство (Росархив): rosarch.gov.ru
• ГАРФ – отдел «Обращения граждан»: garf.ru/obrascheniya
• Архивы Санкт‑Петербурга – личный кабинет заявителя.

Что должно быть в запросе

Чётко сформулированная цель

Определите, что именно вы хотите узнать. Чем конкретнее цель, тем легче архиву найти нужный документ.

Точные сведения о документе

Укажите, насколько возможно:

• вид документа (акт, реестр, карточка, письмо);
• период (год, месяц);
• место хранения (архив, фонд, опись);
• именования (фамилия, имя, должность, номер партбилета и т.п.).

Персональные данные заявителя

Обязательно укажите:

• ФИО полностью;
• паспортные данные (серия, номер, дата выдачи);
• адрес проживания;
• контактный телефон и e‑mail;
• при необходимости – сведения о степени родства (свидетельство о рождении, браке, нотариальная доверенность).

Формат получения результата

Укажите, как вы хотите получить ответ:

• информационное письмо в электронном виде (PDF) – обычно отправляется в личный кабинет;
• архивная справка/выписка на руки;
• копия документа (скан или оригинал).

Пошаговый алгоритм подачи запроса

1. Определите нужный архив. С помощью каталога или справочной службы уточните, где может находиться интересующий документ.
2. Соберите подтверждающие документы. Копия паспорта, свидетельства о рождении, доверенность (если запрос от имени другого лица).
3. Сформируйте запрос. Выберите форму – бумажный бланк или электронный шаблон на сайте архива.
4. Заполните заявление. См. образец заявления ниже.
5. Отправьте запрос.
   • Лично – в приемную архивного учреждения.
   • По почте – заказным письмом с вложением копий документов.
   • Электронно – через личный кабинет или форму на сайте (часто требуется загрузка PDF‑файлов, не более 10 МБ каждый).
6. Ожидайте подтверждения. Архив обычно присылает уведомление о получении заявления и указывает ориентировочный срок рассмотрения (от 5 до 30 рабочих дней).
7. Получите ответ. Информационное письмо может прийти в электронном виде, а оригиналы – по почте или в руки в архиве.
8. Если запрос отклонён – уточните причины. Часто требуется дополнить сведения или предоставить дополнительные документы.

Образец заявления (бумажный и электронный вариант)

Шапка заявления

Директору _______________________________
(ФИО, название архива)
От: ______________________________________
(ФИО заявителя, паспорт: серия ___ № ______, выдан ______________)
Адрес: ___________________________________
Телефон: _________________________________
E‑mail: ___________________________________

Текст запроса

Заявление
о выдаче архивной справки (выписки, копии) 

Прошу предоставить (указать тип документа) из фонда ____________, опись № _____, касающийся (кратко описать содержание, период, лицо/событие).

Цель запроса: _______________________________ (например, оформление пенсии, исследование семейной истории, подготовка судебного дела).

Прошу выслать результат в виде:
☐ информационного письма (PDF) на e‑mail
☐ архивной справки на руки
☐ копии оригинального документа

Приложения:
Копия паспорта
Свидетельство о рождении (для подтверждения родства) / Нотариальная доверенность
(при необходимости) справка о месте жительства

Подпись ______________________ Дата _____________

Электронный запрос: особенности

• Большинство государственных архивов (ГАРФ, РГА, Архивы СПб) имеют личный кабинет. Регистрация – бесплатна.
• После входа в кабинет выбираете «Создать запрос», заполняете форму, загружаете сканы подтверждающих документов.
• Система автоматически проверяет размер файлов (не более 10 МБ) и тип (PDF, JPG, PNG).
• После отправки вы получаете номер заявки, по которому можно отслеживать статус.
• Ответы часто приходят в виде информационного письма в личный кабинет, а также могут быть отправлены на указанный e‑mail.

Сроки исполнения

Если срок превышает указанный, архив обязан уведомить заявителя о причинах задержки.

Что делать, если запрос отклонён

1. Получите официальное объяснение. Архив обязан указать причину отказа (недостаток сведений, отсутствие документа, защита персональных данных).
2. Уточните, какие документы недостаёт. Часто требуется дополнить заявление копией доверенности или уточнить период.
3. Подайте исправленный запрос. Внесите необходимые поправки и отправьте заново.
4. Обратитесь в вышестоящий орган. При повторных отказах можно написать жалобу в Прокуратуру РФ или в суд.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли запросить документы, находящиеся в частных архивах?

Да, но в этом случае необходимо обращаться непосредственно к владельцу частного архива и согласовывать форму запроса с их внутренними правилами.

Нужен ли нотариус для подтверждения родства?

Только если запрос касается персональных данных третьих лиц (например, справка о воинской службе родственника). Для большинства исторических запросов достаточно копий свидетельств о рождении.

Можно ли получить оригиналы документов?

Обычно архив выдаёт только копии (скан или фотокопию). Оригиналы остаются в фонде, но в исключительных случаях (например, судебные разбирательства) может быть выдан оригинал по специальному решению суда.

Сколько стоит получение копий?

В большинстве случаев выдача справок и копий в рамках публичного доступа бесплатна. За ускоренное рассмотрение или за выдачу большого объёма копий может взиматься небольшая плата, о чём архив сообщает в ответе.

Полезные ссылки и ресурсы

• Федеральное архивное агентство (Росархив)
• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
• Архивы Санкт‑Петербурга – личный кабинет
• РГА в г. Самаре – форма онлайн‑запроса
• Образцы заявлений в формате DOCX (скачать)