Вопросы, связанные с получением архивных документов, часто возникают у выпускников, работодателей, научных работников и обычных граждан․ Министерство образования и науки РФ (а также региональные управления образования) регулирует порядок подачи и исполнения запросов в архивы․ В статье подробно рассмотрим юридическую основу, сроки, каналы подачи, обязательные реквизиты заявления и дадим готовый образец запроса․

Правовая база запросов в архивы

• Федеральный закон № 59‑ФЗ от «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» – определяет сроки и порядок рассмотрения запросов․
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства (раздел 8․2) – регламентируют исполнение запросов социально‑правового характера․
• Приказ Минобрнауки России № 123 от «Об организации работы с обращениями граждан в сфере образования» – уточняет взаимодействие с региональными архивами․

Сроки исполнения

Согласно пункту 8․2 методических рекомендаций, пересылка непрофильных запросов в другие организации или архивы и информирование заявителя должна осуществляться в течение 5 дней с момента получения обращения․

Какой запрос считается «социально‑правовым»?

Это запросы, направленные на получение документов, подтверждающих:

• получение образования (аттестат, диплом, сертификат);
• присвоение квалификации;
• учебные результаты (оценки, результаты экзаменов);
• информацию о статусе образовательной организации․

Каналы подачи запросов

Запрос может быть направлен в архив любым из перечисленных способов:

1. Личное обращение в архив (приёмный пункт)․
2. Почтовая отправка (заказным письмом)․
3. Факс․
4. Электронная почта (на адрес, указанный на сайте архива)․
5. Единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги)․
6. Региональные порталы государственных услуг (например, ulgov․ru – портал Ульяновской области)․
7. Сайт архивного учреждения (раздел «Обращения и запросы»)․

Для большинства регионов доступен электронный запрос через Единый портал государственных услуг․ При этом система автоматически фиксирует дату поступления обращения, что упрощает контроль за соблюдением 5‑дневного срока․

Что должно быть указано в запросе?

Согласно информационному письму Национального архива Республики Беларусь 2026 (аналогично российским требованиям), в запросе обязательно должны присутствовать следующие сведения:

• ФИО заявителя (или наименование организации)․
• Контактные данные: почтовый адрес, телефон, e‑mail․
• Наименование архива, в который направляется запрос (если неизвестно – указывается «Министерство образования РФ, отдел архивов»)․
• Точное наименование документа (например, «Диплом о высшем образовании, выданный г․ в МГТУ им․ Н․Э․ Баумана»)․
• Период действия документа (год выдачи, номер реестра, если известен)․
• Цель получения (например, подтверждение квалификации при трудоустройстве)․
• Перечень прилагаемых документов: копии паспорта, справки об образовании, заверенные копии (если требуется)․
• Подпись заявителя и дата․

Если в запросе используются незаверенные копии, это должно быть явно указано – в таком случае архив в справке отмечает, что документ не заверен․

Пошаговая инструкция оформления запроса

Подготовка документов

1. Соберите оригиналы или заверенные копии документов, подтверждающих ваше право на запрос (паспорт, справка об образовании, доверенность, если запрос от организации)․
2. Сделайте скан копий в формате PDF (разрешение не менее 300 dpi)․
3. Подготовьте текст запроса в соответствии с пунктом 3 (см․ образец ниже)․

Выбор канала подачи

• Электронный запрос – зайдите в личный кабинет на Госуслуги, выберите услугу «Запрос в архив Министерства образования» и загрузите файлы․
• Почтовый запрос – отправьте письмо заказным с уведомлением о вручении на адрес:
  Министерство образования и науки РФ, Отдел архивов и документации, 125993, Москва, ул․ Сретенка, д․ 7․
• Личное обращение – посетите архив в рабочие часы (обычно 09:00‑17:00, понедельник‑пятница) и сдайте пакет документов в приемную․

Ожидание ответа

После получения запроса архив в течение 5 дней:

• Либо выдаст требуемый документ (в оригинале или заверенной копии);
• Либо направит запрос в профильную организацию (например, в региональный архив);
• Либо выдаст информационное письмо о том, что документ в архиве отсутствует․

Получение справки

Если запрашивается архивная справка, она составляется на основании подлинных документов, хранящихся в архиве․ При использовании незаверенных копий в справке указывается соответствующее замечание․

Образец заявления в архив

Ниже представлен готовый шаблон, который можно адаптировать под любой запрос․

В Министерство образования и науки Российской Федерации
Отдел архивов и документации
Заявление (запрос) о выдаче архивного документа

От: ______________________________________
(ФИО полностью, должность, наименование организации)

Адрес: ___________________________________
Телефон: __________________________________
E‑mail: ___________________________________

Тема запроса: _________________________

Наименование запрашиваемого документа:
____________________________________________________
(полное название, номер реестра, дата выдачи, серия и номер)
Период действия: _______________________


Цель получения:
____________________________________________________

Перечень прилагаемых документов:
Копия паспорта (заверенная) ______________________
Копия диплома/аттестата (заверенная) ______________
Доверенность (если запрос от организации) __________
Иные документы (указать) __________________________

Примечание: В случае использования незаверенных копий они отмечены в запросе․

Подпись заявителя: _______________________

Для электронного обращения достаточно скопировать текст в форму на портале и прикрепить сканы документов․

Региональные особенности (пример: Ульяновская область)

В Ульяновской области запросы в архив Министерства образования рассматриваются отделом делопроизводства Управления обеспечения деятельности в сфере образования․ Особенности:

• Обращения сортируются отделом делопроизводства и архива областного государственного казённого учреждения․
• Контактный телефон: 8 (8422) -1‑33‑98 (приёмные часы: вторник‑четверг, 10:00‑16:00)․
• Электронный запрос можно отправить через региональный портал ulgov․ru в разделе «Обращения граждан»․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени занимает получение оригинала диплома?

Если документ находится в архиве, срок выдачи обычно составляет от 5 до 15 рабочих дней в зависимости от загруженности архива и необходимости пересылки в профильную организацию․

Можно ли получить документ в электронном виде?

Да․ При наличии сканированных копий в архиве они могут быть высланы на указанный e‑mail в формате PDF․ Оригинал выдаётся только в личном присутствии заявителя․

Что делать, если архив сообщает об отсутствии документа?

В таком случае архив выдает информационное письмо с указанием причин отсутствия и, при возможности, рекомендациями, где искать документ (например, в региональном архиве или в архиве образовательного учреждения)․

Нужно ли платить за выдачу справки?

За выдачу копий документов, заверенных архивом, обычно взимается государственная пошлина (около 200 рублей)․ Справка о наличии/отсутствии документа выдаётся бесплатно․

Полезные ссылки

• Единый портал государственных услуг
• Сайт Справочно‑информационного центра федеральных государственных архивов
• Региональный портал Ульяновской области
• Министерство науки и высшего образования РФ

Запросы в архивы Министерства образования регулируются чётким набором нормативных актов, а их исполнение должно происходить в течение пяти дней․ Правильное оформление заявления, наличие всех требуемых документов и выбор удобного канала подачи позволяют быстро получить подтверждающие документы об образовании, квалификации и учебных достижениях․ При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в отдел делопроизводства соответствующего архива или в службу поддержки портала «Госуслуги»․

Помните: точность указанных сведений в запросе – залог быстрого и успешного получения нужного документа․