Цель статьи – помочь гражданам, исследователям и специалистам правильно оформить и отправить запрос в архивы Нижнего Новгорода, а также узнать о доступных услугах, контактных данных и юридических нюансах.

Что такое запрос в архив?

Запрос (письмо‑запрос) – официальное обращение к архивному учреждению с требованием предоставить определённые документы, сведения или копии материалов. По закону такие запросы рассматриваются в течение установленного срока, а архив обязан либо предоставить запрашиваемую информацию, либо обосновать отказ.

Правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
• Закон Нижегородской области «О государственной архивной службе Нижегородской области».
• Приказ Минкультуры России от № 441 «Об утверждении Положения о порядке предоставления архивных документов».
• Рекомендации МКУ «Архив города Нижнего Новгорода» по подготовке машиночитаемых документов (особенно актуальны при запросах, связанных с историей СВО на Украине).

Куда обращаться: основные архивные учреждения Нижнего Новгорода

Все перечисленные учреждения находятся в пределах центрального района города, легко доступны общественным транспортом и имеют собственные парковки.

Как оформить запрос: структура письма‑запроса

1. Шапка письма
   • Наименование организации‑получателя (например, «ГКУ ЦАНО»).
   • Полный адрес, телефон, e‑mail.
   • Дата составления (в формате ДД.MM.ГГГГ).
2. Обращение – «Уважаемые коллеги», «Уважаемый руководитель отдела» и т.п.
3. Тема письма – кратко укажите цель: «Запрос документов о …», «Запрос копий метрических книг 1905‑1910 гг.».
4. Текст запроса
   • Кратко опишите предмет исследования (например, «история промышленного развития Нижнего Новгорода в первой половине XX вв.»).
   • Перечислите конкретные архивные фонды, дела, листы, номера, если они известны (например, «Фонд № 12, дело 345/78, лист 12‑15»).
   • Укажите желаемый формат получения (офисный просмотр, копии, скан‑версии, электронные файлы).
   • При необходимости укажите сроки (например, «не позднее 30 дней с даты получения письма»).
5. Обоснование запроса (необязательно, но повышает шансы ускоренного рассмотрения):
   • Научный/исследовательский проект.
   • Генеалогическое исследование.
   • Подготовка публикации, выставки и т.п.
6. Приложения – копия паспорта (для физических лиц), доверенность (для юридических лиц), справка о цели исследования.
7. Контактные данные заявителя – ФИО, телефон, e‑mail, почтовый адрес.
8. Подпись – печать (если есть) и подпись.

Образец письма‑запроса

ГКУ «Центральный архив Нижегородской области»

ул. Бекетова, 8а, 5‑й этаж

Нижний Новгород, 603000

Тел.: +7 (831) -77‑01‑23

E‑mail: info@archive.nnov.ru



 г.



Уважаемый руководитель отдела фондов!



Тема: Запрос копий метрических книг 1905‑1910 гг. (Фонд № 12, дело 345/78)



В рамках подготовки научной статьи «Социально‑экономическое развитие Нижегородской губернии в начале ХХ вв.» прошу предоставить копии следующих документов:


 
Метрические книги 1905‑1910 гг. (регистры рождения, брака, смерти) из Фонда № 12, дело 345/78, листы 12‑45.
 
Сводные таблицы по численности населения за 1905‑1910 гг., если они имеются в том же деле.

Прошу выслать скан‑копии в электронном виде (PDF) на мой e‑mail: ivan.ivanov@example.com. При необходимости готов оплатить услуги по копированию и пересылке согласно тарифам архива.



Обоснование запроса: Данные необходимы для публикации в научном журнале «История Нижегородского края», выпуск № 12, 2027 г.



Приложения:

Копия паспорта.

Справка о научной деятельности (копия письма от научного руководителя).



С уважением,



Иван Иванов

e‑mail: ivan.ivanov@example.com

Тел.: +7 (912) -55‑66‑77

Подпись: ___________________

Как отправлять запрос

• Электронная почта – большинство архивов принимают запросы на официальный e‑mail (см. контакты выше); При отправке укажите в теме письма «Запрос: …».
• Почтовая отправка – рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о вручении, особенно если запрос содержит оригиналы документов.
• Лично в архив – можно подать запрос в регистратуру, получив расписку о приёме.

Сроки рассмотрения и ответы

Согласно ФЗ «Об архивном деле», архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. Возможные варианты ответа:

1. Положительный ответ – предоставление запрашиваемых материалов (в офисе, в виде копий, в электронном виде).
2. Отказ – с указанием причин (например, документ находится в закрытом фонде, ограничение доступа по закону, отсутствие в фонде).
3. Запрос уточнений – архив может потребовать более точных данных (номер дела, период, цель исследования).

Полезные ресурсы и дополнительные материалы

• Фондовый каталог Центрального архива Нижегородской области – онлайн‑поиск по фондам и делам.
• Руководство по подготовке машиночитаемых документов – полезно при запросах, связанных с историей СВО на Украине.
• Образцы писем‑запросов (DOC) доступны на сайте Администрации города.
• База данных «Зоопарк» (Zoon.ru) – отзывы и фотографии архивных учреждений, а также актуальные цены на услуги копирования.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за копии документов?

Да, большинство архивов взимают плату за услуги копирования, сканирования и пересылки. Тарифы публикуются на официальных сайтах и в залах приёма.

Можно ли получить доступ к закрытым фондам?

Доступ к закрытым (секретным, конфиденциальным) фондам возможен только при наличии специального разрешения или в рамках судебного решения.

Как ускорить рассмотрение запроса?

Укажите в запросе чёткие реквизиты (номер фонда, дело, лист), приложите копию паспорта и цель исследования. При срочности можно указать «не позднее …» и приложить справку о необходимости (например, от научного руководителя).

Что делать, если архив не отвечает в течение 30 дней?

Можно направить повторный запрос‑напоминание, а при отсутствии ответа – обратиться в Управление архивного дела Нижегородской области или в суд.

Запрос в архив Нижнего Новгорода – это простой, но формализованный процесс, который требует соблюдения юридических требований и точного указания нужных документов. Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете быстро получить нужные сведения, будь то исторические данные, метрические книги или материалы, переданные в дар, как в случае с краеведом И.А. Макаровым.

Помните: чёткость, полнота и официальность – ключ к успешному получению архивных материалов.

Автор статьи: Ваш виртуальный помощник. Дата публикации: .