Дата составления:

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Когда необходимо подавать заявление
3. Структура заявления
4. Образец заявления (текст)
5. Перечень обязательных приложений
6. Порядок подачи и сроки рассмотрения
7. Полезные рекомендации и типичные ошибки
8. Часто задаваемые вопросы

Получение документов из государственных архивов – процесс, регулируемый рядом нормативных актов. Чаще всего граждане обращаются за копиями или оригиналами документов, связанных с их личным делом, семейной историей, трудовой биографией, образованием или имуществом. Для того чтобы запрос был рассмотрен быстро и без лишних вопросов, необходимо правильно оформить заявление о выдаче (выдаче копий) документов из архива.

Нормативно-правовая база

Основные документы, регулирующие порядок доступа к архивным материалам:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах в Российской Федерации» от г.
• Приказ Минкультуры России от № 424 «Об утверждении Положения об организации доступа к архивным документам».
• Региональные нормативные акты (например, постановления государственных архивов субъектов РФ).
• Приказ ФСБ России от № 197 «Об утверждении Положения о порядке доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну» (для ограниченных материалов).

Когда необходимо подавать заявление

Заявление подается в следующих случаях:

1. Для получения оригинала или копии личных документов (свидетельства о рождении, браке, военный билет, дипломы и т.п.).
2. При необходимости документов, подтверждающих право собственности (договоры, акты, кадастровые выписки).
3. Для исторических исследований (семейное древо, генеалогия, научные работы).
4. В рамках трудовой биографии (справки о стаже, аттестации, приказы о повышении в должности).
5. Для судебных разбирательств (свидетельства, акты, протоколы).

Структура заявления

Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но рекомендуется придерживаться следующей структуры, чтобы избежать возврата документа в уточнительном порядке;

Образец заявления (текст)

В Государственный архив г. Москвы
Адрес: 125009, г; Москва, ул. Сретенка, д. 12/2
Телефон: (495) -23‑45‑67
E‑mail: archive@mos.ru

Заявление о выдаче копий архивных документов

Я, Иванов Иван Иванович, г., паспорт РФ 4509 № 123456, выдан ОУФМС России по г. Москве г;, ИНН 770123456789,
проживающий по адресу: 127642, г. Москва, ул. Петровка, д. 10, кв. 45,
тел.: +7 (495) -87‑65‑43, e‑mail: ivanov@example.com,
на основании собственного интереса (ст. 2 Федерального закона № 125‑ФЗ) прошу выдать (выдать копии) следующих архивных документов:

Фонд № 12, дело № 3456, «Свидетельство о рождении Ивана Петровича Смирнова», , лист 3.
Фонд № 8, дело № 1023, «Военный билет Петрова Ивана Ивановича», 1942‑1945 гг., лист 12‑14.
Фонд № 20, дело № 5678, «Трудовая книжка Петрова Ивана Ивановича», 1960‑1995 гг., лист 5‑9.

Цель получения: оформление наследственных прав на имущество, а также подготовка материалов для судебного разбирательства по делу № 2026‑12345 в г. Москве.

Срок получения: в течение 20 календарных дней с даты получения настоящего заявления.

Приложения:
Копия паспорта заявителя.
Копия свидетельства о смерти (если требуется).
Квитанция об уплате государственной пошлины (если применимо).

Подпись _____________________ Дата 

Перечень обязательных приложений

• Копия паспорта (страницы с фотографией и данными).
• Документ, подтверждающий право интереса (например, свидетельство о смерти, решение суда, доверенность).
• Квитанция об уплате государственной пошлины (если документы подлежат оплате).
• При необходимости – справка о месте жительства (для подтверждения адреса).

Порядок подачи и сроки рассмотрения

Подача заявления – лично в приемный отдел архива, по почте (заказным письмом с описью вложения) или через электронный портал (если архив поддерживает e‑документооборот).

Регистрация заявления – сотрудник архива ставит отметку в журнале входящих заявлений, выдает расписку с номером заявки.

Экспертиза запроса – проверка наличия документов, их статуса (доступные, ограниченные, закрытые). При необходимости архив может запросить уточнение.

Срок рассмотрения – согласно ст. 2 ФЗ №125‑ФЗ, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. При сложных случаях срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя.

Получение документов – выдача оригиналов (если они доступны) или копий (с заверением печатью архива). При выдаче копий подписывается акт приема‑передачи.

Полезные рекомендации и типичные ошибки

• Уточняйте архивный фонд и номер дела заранее – это ускорит поиск. Информацию можно получить в справочно‑информационном отделе архива.
• Не забывайте приложить копию паспорта – без него запрос будет возвращён.
• Если документ относится к секретным или ограниченным материалам, подготовьте дополнительные разрешения (например, судебное решение).
• Указывайте конкретный срок получения только если он реально выполним; излишне короткие сроки могут привести к отказу.
• Проверьте правильность реквизитов (номер фонда, дело, лист) – ошибки в цифрах часто становятся причиной возврата заявления.
• При подаче по почте используйте заказное письмо с уведомлением о вручении – это будет доказательством даты подачи.
• Сохраняйте копию заявления и приложений для собственного контроля.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить документы онлайн?

Некоторые региональные архивы предоставляют услугу электронного доступа через специализированные порталы (например, Госархив.рф). В таком случае заявление подаётся в электронном виде, а копии отправляются сканами на e‑mail.

Сколько стоит государственная пошлина за выдачу копий?

Размер пошлины зависит от количества страниц и типа документа. Обычные копии (до 10 листов) – 200 руб., более 10 листов – 20 руб. за каждый лист. Точные тарифы указаны в Постановлении Правительства РФ от № 2452.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

В отказе должна быть указана причина (например, документ находится в закрытом фонде). Вы имеете право обжаловать решение в суд в течение 30 дней с момента получения отказа.

Можно ли получить оригинал документа?

Оригиналы выдаются только в исключительных случаях (например, для судебных разбирательств). Обычно архив предоставляет только заверенные копии.

Как ускорить процесс?

Подготовьте полный пакет документов, укажите точные реквизиты и, если возможно, предварительно уточните наличие нужных материалов по телефону или через электронный запрос.

Правильно оформленное заявление – ключ к быстрому получению нужных архивных документов. Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете избежать типичных задержек, сократить количество запросов уточнений и получить документы в установленные законом сроки.

Помните: каждый архив может иметь свои небольшие особенности в оформлении, поэтому перед подачей заявления рекомендуется уточнить детали в справочно‑информационном отделе конкретного архива.