В работе с архивными фондами часто возникает необходимость получить справку, выписку или копию документов. Для этого необходимо правильно оформить заявление (запрос). В статье рассмотрены правовые основы, перечень необходимых документов, структура заявления и готовый образец, который можно сразу использовать.

Правовые основы

Согласно Федеральному закону № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и последним изменениям в Инструкции по работе с архивными документами (Приложение N 23), любой гражданин, юридическое лицо или их представитель имеет право запросить:

• архивную справку;
• архивную выписку;
• копию архивного документа (временное пользование).

Запросы рассматриваются в течение 30 дней с момента их получения, если иное не предусмотрено нормативными актами.

Когда требуется заявление?

Заявление необходимо в следующих случаях:

1. Получение архивной справки (подтверждение факта наличия или отсутствия документов).
2. Запрос архивной выписки (выдержка из документа).
3. Получение копий документов для научных, учебных или личных целей.
4. Оформление временного пользования оригиналом документа в читальном зале.

Перечень документов, которые необходимо представить

Для подачи заявления в архивный отдел требуется собрать следующий пакет:

• Заявление (запрос) – оригинал, заполненный в соответствии с образцом.
• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (при личном обращении).
• Нотариально заверенная доверенность (если заявление подаёт доверенное лицо).
• При необходимости – квитанция об уплате государственной пошлины (если требуемый документ подлежит оплате).

Структура заявления о выдаче документов из архива

Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но рекомендуется соблюдать следующую структуру, чтобы ускорить процесс рассмотрения:

Готовый образец заявления

В Архивный отдел
Государственного архива Российской Федерации
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Архивная, д. 1

От: Иванов Иван Иванович,
проживающего по адресу: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10,
тел.: +7 (495) -23‑45‑67,
e‑mail: i.ivanov@example.com

Номер: 2026/07/10‑01

Заявление

Прошу выдать (выписку, копию) следующих архивных документов:

Дело № 12345, фонд № 3, «Документы о репрессиях 1937‑1938 гг.»,
 документ № 1 – «Постановление о выселении семьи Петровых», .
Дело № 67890, фонд № 7, «Материалы о строительстве завода «Красный Свет»,
 документ № 5 – «Проектные чертежи», .

Запрашиваемые документы необходимы для написания научной статьи о репрессиях в 1930‑х годах.

Форма получения: копии документов в электронном виде (PDF) и оригиналы в читальном зале для ознакомления.

Приложения:
Копия паспорта.
Нотариально заверенная доверенность (если заявление подаёт представитель).

Подпись _______________________
Иванов И. И.

Как правильно заполнить заявление (пошаговый чек‑лист)

1. Определите цель запроса. Чётко сформулируйте, что вам нужно: справка, выписка или копия.
2. Найдите точные реквизиты документа. Фонд, дело, номер, год – без этой информации архив может отказать.
3. Скачайте образец. На официальных сайтах архивов обычно размещён файл «Заявление о выдаче архивных документов во временное пользование.docx».
4. Заполните шапку и контактные данные. Укажите полные ФИО, адрес, телефон.
5. Укажите перечень документов. Приведите их в виде нумерованного списка.
6. Укажите форму получения. Электронный вариант, бумажный оригинал, чтение в зале и т.п.
7. Приложите необходимые документы. Паспорт, доверенность, квитанцию об оплате (если требуется).
8. Подпишите заявление. Если подаёте через представителя – приложите доверенность.
9. Отправьте заявление. Лично в архивный отдел, по почте с заказным письмом или через электронный портал (если такой имеется).

Где скачать готовый шаблон?

Официальные архивы РФ предоставляют шаблоны в формате .docx и .pdf. Ниже ссылки (примерные, актуальные ссылки нужно проверять на сайте конкретного архива):

• Шаблон заявления (docx)
• Шаблон заявления (pdf)
• Приложение N 23 к Инструкции

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Сколько времени занимает выдача документов?

Согласно закону, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. При необходимости более длительного срока архив обязан уведомить заявителя о причинах задержки.

Вопрос 2: Нужно ли платить за копии документов?

За выдачу копий может взиматься государственная пошлина. Размер пошлины зависит от объёма и формата копий (печатные, электронные). Информацию о тарифах обычно размещают на сайте архива.

Вопрос 3: Можно ли получить документы онлайн?

Многие региональные архивы внедрили электронные сервисы. Если архив поддерживает электронный запрос, вы можете загрузить заявление через личный кабинет и получить сканы документов по e‑mail.

Вопрос 4: Что делать, если архив отказал в выдаче?

В случае отказа необходимо получить письменный мотивированный ответ. При несогласии с решением можно подать жалобу в вышестоящий орган (например, в Министерство культуры РФ) или обжаловать в суде.

Советы, как ускорить процесс

• Тщательно проверьте реквизиты. Ошибки в номерах дел и фондов часто приводят к возврату заявления.
• Приложите все необходимые документы. Отсутствие паспорта или доверенности задерживает рассмотрение.
• Укажите удобный способ получения. Электронные копии обычно выдаются быстрее, чем бумажные.
• Следите за статусом. При наличии онлайн‑портала проверяйте статус заявки каждый день.

Оформление заявления о выдаче документов из архива – процесс, который требует внимательности к деталям и соблюдения законодательных требований. Используя приведённый образец и следуя рекомендациям, вы сможете получить необходимые архивные материалы быстро и без лишних проблем.

Помните: правильное заполнение заявления и наличие всех сопутствующих документов – залог успешного получения архивных справок, выписок и копий.