Государственные архивы России хранят огромное количество документов: от актов гражданского состояния до служебных записок, от наградных грамот до проектной документации.
Если вам необходимо получить копию, справку или выписку из архива, ключевым документом является заявление‑запрос. В статье подробно рассмотрены все этапы подготовки и подачи такого заявления, а также даны практические рекомендации и готовые образцы.

Когда требуется заявление в гос‑архив?

Заявление необходимо в следующих случаях:

• Получение архивной справки (например, о стаже работы, о размере заработной платы, о наградах).
• Запрос копий архивных документов (решений, постановлений, проектной документации, актов гражданского состояния).
• Получение информационного письма или выписки по тематическому запросу.
• Запрос доступа к электронным ресурсам (скан‑копии, цифровые файлы).

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения в архивы:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
2. Постановление Правительства РФ № 1119 от «Об утверждении Положения о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе федеральными государственными учреждениями, подведомственными Росархиву».
3. Временное положение о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе (устанавливает тарифы).
4. Региональные нормативные акты (например, уставы областных архивов).

Куда подавать заявление?

Заявление подаётся в тот архив, где, по вашему мнению, находятся нужные документы. Ниже – список типовых адресов:

Как правильно оформить заявление‑запрос

Структура заявления

Заявление должно содержать следующие обязательные реквизиты (по образцам, размещённым на сайтах архивов):

1. Шапка – название архива, ФИО руководителя (например, «Ф.И.О. руководителя Центрального государственного архива»).
2. Дата и место составления заявления (например, «Москва, 09 июля 2026 г.»).
3. Полные данные заявителя:
   • ФИО
   • Дата и место рождения
   • Гражданство
   • Документ, удостоверяющий личность (паспорт, СНИЛС)
   • Контактный телефон и e‑mail
   • Адрес для получения ответа (почтовый, электронный).
4. Суть запроса – чёткое описание нужного документа (название фонда, опись, период, номер дела, если известен).
5. Цель обращения (например, «для предоставления в суд», «для личного пользования», «для научных исследований»).
6. Форма получения ответа:
   • информационное письмо
   • архивная справка
   • выписка
   • копия оригинального документа
7. Способ доставки – почтовое отправление, электронная почта, личный приход.
8. Оплата услуг – указание, что оплата будет произведена в соответствии с тарифами (можно приложить расчёт).
9. Подпись заявителя и дата.

Пример заявления (текстовый вариант)

В 
Государственный архив Российской Федерации 
ул. Тверская, д. 5, г. Москва 
От 
Иванова Ивана Ивановича, 
дата рождения , 

паспорт РФ 45 12 345678, выдан ОУФМС России по г. Москве , 
тел.: +7 (915) -23‑45‑67, e‑mail: ivanov@example.com 

Дата г. 

Заявление‑запрос 

Прошу предоставить копию решения администрации г. Москвы от г. № 123/45, 
в котором указано о передаче земельного участка № 12‑34, расположенного по адресу: г. Москва, ул. Красная, д. 27, в собственность гражданина Магомедова И. М. 

Цель обращения – подтверждение права собственности в рамках судебного разбирательства. 

Прошу оформить ответ в виде архивной справки и выслать её на мой почтовый адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5. 

Оплата услуг будет произведена после получения расчёта согласно Временному положению о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе. 

Подпись _______________________ Дата 
 

Образцы готовых форм

На официальных сайтах архивов можно скачать готовые бланки в формате .docx или .pdf. Ниже – ссылки на самые популярные:

• Заявление для получения архивной справки (DOCX, 35 KB)
• Заявление для получения копий документов (PDF, 214 KB)
• Форма анкеты‑заявления о справке о заработной плате (DOCX, 19 KB)
• Запрос о предоставлении проектной документации (PDF)

Какие документы необходимо приложить?

В зависимости от типа запроса список приложений может различаться, но обычно требуется:

• Копия паспорта (страница с фотографией и страница с регистрацией).
• СНИЛС (для запросов, связанных с трудовой историей).
• Документ, подтверждающий интерес (например, судебное решение, выписка из реестра, справка из организации).
• Квитанция об оплате (при предварительном расчёте).
• Если запрос делается от имени юридического лица – уставные документы и доверенность.

Как происходит оплата?

Тарифы устанавливаются Временным положением о платных услугах; Примерные цены (по состоянию на 2026 год):

• Поиск и предоставление архивной справки – от 500 ₽.
• Копия одного листа оригинального документа – от 300 ₽.
• Копия большого документа (до 10 листов) – от 1 000 ₽.
• Сканирование в электронном виде – от 200 ₽ за лист.
• Экспресс‑обслуживание (в течение 5 рабочих дней) – удвоенный тариф.

Оплата производится банковским переводом, через онлайн‑кассу на сайте архива или наличными при личном получении.

Сроки выполнения запроса

Согласно нормативным актам, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов. При необходимости продления срока (например, из‑за сложного поиска) архив обязан уведомить заявителя.

Полезные советы и типичные ошибки

• Указывайте как можно больше информации. Чем точнее указаны фонд, опись, номер дела, тем быстрее архив найдет документ.
• Не забывайте приложить копию удостоверения личности. Без неё запрос будет отклонён.
• Если вы не уверены в точном названии документа, используйте тематический запрос – опишите содержание, период, место хранения.
• Проверьте правильность реквизитов получателя (почтовый адрес, e‑mail). Ошибки могут привести к потере ответа.
• Сохраняйте квитанцию об оплате – она может потребоваться в случае спора.
• При получении архивной справки проверьте её на наличие ошибок и, при необходимости, подайте уточняющий запрос в течение 10 дней.

Что делать, если запрос отклонён?

Отказ может быть связан с:

• Недостаточностью предоставленных данных.
• Отсутствием у вас полномочий (например, запрос от третьего лица без согласия владельца).
• Ограничениями доступа (секретные, конфиденциальные документы).

В таком случае архив обязан выдать письменный отказ с указанием причин. Вы можете подать апелляцию в вышестоящий орган (например, в Росархив) в течение 30 дней.

Оформление заявления в государственный архив – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. Правильно подготовив запрос, указав все необходимые реквизиты и приложив требуемые документы, вы значительно ускорите получение нужной информации и избежите лишних задержек.

Если у вас возникли вопросы по заполнению формы или расчёту стоимости, рекомендуется обратиться за консультацией к юристу, специализирующемуся на архивном праве, либо воспользоваться бесплатными онлайн‑инструкциями, размещёнными на официальных сайтах архивов.

Автор статьи: ваш виртуальный помощник, подготовил в соответствии с актуальными данными на .