Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно организовать приём архивных документов, какие нормативные акты регулируют процесс, какие помещения и оборудование требуются, а также какие документы необходимо оформить.

Нормативно‑правовая база

Основным нормативным источником является Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утверждённые приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. (постановление № 77). Ключевые положения:

• Документы передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства.
• Сроки сдачи архивных материалов негосударственными организациями фиксируются в договоре между архивом и организацией.
• Обязанность по сохранности бумажных и электронных источников информации возлагается на юридических лиц, ИП и граждан (ФЗ 125‑2019).

Основные типы помещений архива

Для обеспечения сохранности документов в архиве выделяют несколько категорий помещений:

1. Помещение приёма и временного хранения – место, где документы находятся до их окончательной комплектации и акклиматизации.
2. Помещение адаптации (акклиматизации) – обеспечивает выравнивание микроклимата перед постоянным хранением.
3. Основное архивохранилище – изолированное помещение с контролируемой температурой, влажностью и уровнем освещённости.
4. Помещения для специализированных фондов (например, фото‑ и видеоматериалы, электронные носители).

Оборудование и условия хранения

Требования к оборудованию описаны в том же нормативном документе:

• Температура воздуха 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
• Отсутствие прямого солнечного света, вибраций и резких перепадов температуры.
• Системы пожарной безопасности (спринклерные установки, газовые системы, детекторы дыма).
• Контроль доступа: только уполномоченный персонал может входить в архивные помещения.
• Мебель – стеллажи из металла или дерева без лакокрасочного покрытия, позволяющие свободно циркулировать воздуху.

Пошаговый порядок приёма документов в архив

Подготовительный этап

1. Определение перечня передаваемых документов – согласно Номенклатуре архивных документов и внутренним регламентам организации.
2. Проверка сроков хранения: документы, подлежащие передаче, должны находиться в архиве в установленный срок (1–3 года после завершения делопроизводства).
3. Классификация материалов по типу (бумажные, электронные, микрофильмы и т.д.).

Техническая подготовка

4. Освобождение от транспортной тары, удаление скоб, скрепок, скотча.
5. Упаковка в архивные коробки, папки, картотеки, соответствующие ГОСТ 7.12‑2011.
6. Маркировка каждой коробки: номер дела, название фонда, год создания, условный код хранения.
7. Создание электронного реестра (опись) в формате .xlsx или .xml с указанием всех реквизитов.

Оформление актов

В соответствии с Приложениями N 9, N 10 и N 11 к Правилам:

• Акт приёма на хранение документов личного происхождения (Приложение N 9) – заполняется при передаче личных дел, пенсионных и иных документов.
• Акт о выделении к уничтожению (Приложение N 10) – оформляется, если часть передаваемых материалов подлежит утилизации.
• Архивная справка (Приложение N 11) – подтверждает факт приёма и указывает сроки доступа к материалам.

Приём в архив

8. Проверка соответствия описи и фактического содержания коробок.
9. Подписание акта приёма обеими сторонами (представитель организации‑источника и архивный специалист).
10. Внесение записи в журнал приёма‑выдачи и в электронную базу учёта.
11. Перемещение документов в помещение адаптации (при необходимости) и последующее размещение в постоянном архивохранилище.

Ответственность и контроль

Ответственность за соблюдение порядка приёма возлагается на:

• Руководителя подразделения, передающего документы.
• Специалиста по документообороту (комплектовщика).
• Главного архиваря (приёмный отдел архива).

Контроль осуществляется через:

• Периодические выверки учётных реестров.
• Аудит соответствия требованиям ФЗ 125 и приказа № 77.
• Внутренние проверки качества упаковки и маркировки.

Практические рекомендации (чек‑лист)

Перед тем как отправлять документы в архив, проверьте следующий список:

Варианты организации хранения

Согласно современным правилам, организация может выбрать один из двух путей:

• Собственный архив – подходит для небольших компаний (до 200 м²). Достаточно запирающегося шкафа или сейфа, соблюдая микроклимат.
• Аутсорсинг архивных услуг – аренда специализированных помещений в государственных или частных архивах. Выгодно при большом объёме документов и необходимости соблюдения строгих нормативов.

Часто задаваемые вопросы

Какой срок хранения считается «длительным»?

Документы с длительным сроком хранения – это те, которые сохраняются более 10 лет (например, бухгалтерские и кадровые документы).

Можно ли хранить электронные документы в бумажных коробках?

Электронные документы хранятся в специализированных носителях (жёсткие диски, оптические диски) в отдельном помещении, соответствующем требованиям к температуре и влажности.

Что делать, если срок временного хранения уже истёк?

В случае истечения срока временного хранения необходимо оформить внеплановый приём (пункт 4.4 Правил) и ускоренно провести комплектацию и акклиматизацию.

Приём документов на хранение в архив – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, тщательной подготовки материалов и правильного оформления актов. При правильной организации всех этапов организация гарантирует сохранность своей документации, соблюдение законов и возможность быстрого доступа к архивным материалам в будущем.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям – рекомендуется обратиться к специалисту по архивному делу или в федеральный архивный центр для получения консультации.