Архивное письмо – это официальный документ‚ которым организация или физическое лицо передаёт материалы (документы‚ фотографии‚ электронные файлы и др.) на хранение в государственный‚ корпоративный или частный архив. Правильно составленное письмо ускоряет процесс приёма‚ исключает недоразумения и обеспечивает соблюдение нормативных требований.

Зачем нужно письмо в архив

• Фиксирует факт передачи материалов на хранение.
• Содержит перечень передаваемых единиц хранения (дел‚ файлов‚ носителей).
• Указывает условия доступа‚ сроки хранения и ответственные лица.
• Служит основанием для внесения записей в опись и реестр архива.

Основные требования к оформлению

При написании письма следует ориентироваться на:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информационной‚ библиотечной и издательской деятельности. Правила оформления bibliographic записей» (раздел‚ касающийся сопроводительных документов).
2. Внутренние нормативные акты архива (если они существуют).
3. Общие правила деловой переписки: официально‑деловый стиль‚ лаконичность‚ отсутствие эмоциональной окраски.

Структура письма

Типовое письмо в архив состоит из следующих блоков:

• Шапка – реквизиты отправителя (название организации‚ ИНН‚ КПП‚ юридический адрес‚ контактные телефоны‚ e‑mail).
• Дата и номер документа – указываются в правом верхнем углу.
• Получатель – наименование архива‚ его адрес‚ индекс.
• Тема письма – кратко отражает суть («О передаче документов на постоянное хранение»).
• Вводная часть – ссылка на основание передачи (приказ‚ договор‚ внутренний регламент).
• Основная часть – перечень передаваемых единиц хранения с указанием:
  • наименования дела/файла;
  • индекса (если имеется);
  • количества листов/страниц или объёма в МБ;
  • формы носителя (бумажный‚ электронный‚ фото‑ и видеоматериалы);
  • периода охватываемого документом.
• Условия хранения и доступа – указывается‚ открытый ли доступ‚ ограничения по конфиденциальности‚ срок хранения (постоянный‚ временный – уточнить дату окончания).
• Заключительная часть – просьба подтвердить принятие материалов‚ подпись ответственного лица‚ расшифровка подписи‚ печать организации (при наличии).
• Приложения – опись передаваемых дел‚ копии приказов‚ акты приёма‑передачи и другие сопроводительные документы.

Пример шаблона письма

ООО «АрхивСервис»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Юр. адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ офис 5
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 e‑mail: info@archivservis.ru

№ 45‑А/2026 

В адрес:
Государственный архив г. Москвы
125009‚ г. Москва‚ ул. Архивная‚ д. 15
Тема: О передаче документов на постоянное хранение

В соответствии с приказом генерального директора № 123 от 
ООО «АрхивСервис» передаёт на постоянное хранение в Ваш архив следующие документы:


 
Дело № 001‑2025 «Договоры с контрагентами за 2025 г.» – 250 листов‚ бумажный носитель‚ период ‑.
 
Электронный архив «Финансовая отчетность 2024» – 12 файлов (PDF)‚ объём 3‚4 МБ‚ период ‑.
 
Фотоматериалы «Корпоративные мероприятия 2023» – 45 фотографий (JPEG)‚ период ‑.


Условия хранения:
- Доступ к документам открытый для всех пользователей архива после их каталогизации.
- Срок хранения – постоянный (бессрочный).
- Ответственный за сохранность – отдел комплектования и хранения ГА г. Москвы.

Просим подтвердить факт принятия переданных материалов и выдать акт приёма‑передачи.

Ответственный за передачу:
Иванов Иван Иванович‚ ведущий специалист по документационному обеспечению
Подпись: ___________________ Расшифровка: Иванов И.И.
Приложения:
Опись передаваемых дел (2 листа).
Копия приказа генерального директора № 123 от .
Акт приёма‑передачи (бланк).

Советы по улучшению качества письма

• Проверяйте точность реквизитов получателя и отправителя.
• Используйте нумерованные списки для перечня дел – так легче сверять с описью.
• Указывайте не только количество листов‚ но и формат (А4‚ А3 и т.д.) – это помогает архиву планировать место хранения.
• Если передаются электронные файлы‚ приложите контрольные суммы (MD5‚ SHA‑256) для проверки целостности при приёме.
• Сохраняйте копию письма и всех приложений в своей системе документооборота на случай споров.
• Следите за сроком рассмотрения запроса архивом – обычно он составляет 10‑15 рабочих дней.

Правильно составленное письмо в архив – залог успешной передачи материалов на хранение и последующего удобного доступа к ним. Соблюдение установленной структуры‚ точное указание реквизитов и условий хранения‚ а также наличие всех необходимых приложений позволяют избежать задержек и недоразумений при работе с архивными учреждениями.