Государственные архивы хранят уникальные документы, которые могут понадобиться исследователям, журналистам, юристам и обычным гражданам. Чтобы получить нужные сведения, необходимо правильно оформить запрос. В этой статье мы подробно разберём, какие сведения следует включать, какие формы использовать и как ускорить процесс получения ответа.

Правовая база

Запрос в архив регулируется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
• Постановление Правительства РФ № 1119 от «Об утверждении Положения о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе федеральными государственными учреждениями, подведомственными Росархиву».
• Инструкции и памятки, размещённые на официальных сайтах архивов (например, Росархив).

Кому и куда направлять запрос

Перед тем как отправлять запрос, уточните:

1. Точный наименование архива (федеральный, региональный, областной и т.д.).
2. Контактные данные приёмной (почтовый адрес, электронная почта, телефон).
3. Возможность подачи электронного запроса через личный кабинет на сайте архива.

Структура запроса

Запрос состоит из нескольких обязательных блоков. Ниже – их описание и примерный объём.

Шапка

Указываются реквизиты заявителя и адресат:

От: Иванов Иван Иванович, 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

Кому: Директор Государственного архива «[Наименование]»
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Архивная, д. 1

Тема письма

Кратко укажите цель обращения, например:

Тема: Запрос архивных документов по делу № 12345 за 1990‑1995 годы

Содержание (просительная часть)

В этом блоке формулируется сам запрос. Рекомендуется соблюдать лаконичность и чёткость.

• Укажите конкретный предмет запроса (дата, ФИО, номер дела, тип документа).
• Опишите цель получения информации (исследовательская работа, семейное древо, юридическое разбирательство и т.д.).
• Укажите желаемую форму получения (копия, выписка, электронный файл, информационное письмо).

Пример:

Прошу предоставить копии актов гражданского состояния (свидетельства о рождении) за период с 1910 по 1925 годы, относящиеся к фамилии Петрова, а также любые сопутствующие документы, связанные с регистрацией рождения в Губернском архиве Кировской области; Информация необходима для составления генеалогического древа.

Приложения

К запросу могут прилагаться:

• Копия паспорта (для подтверждения личности).
• Справка о праве доступа (если требуется).
• Оплата госпошлины (квитанция).

Заключительная часть

Укажите, как вы хотите получить ответ, и подпишите запрос.

Вариант получения ответа: электронная почта (ivanov@example.com) или почтовое отправление по адресу, указанному выше.

Подпись: ______________________

Образцы типовых форм

На официальных сайтах архивов доступны готовые бланки. Ниже – основные типы:

• Заявление‑запрос на предоставление архивной справки (PDF, DOCX).
• Заявление‑запрос на выдачу копий документов (PDF, DOCX).

Перед заполнением любого бланка внимательно ознакомьтесь с «Памяткой по заполнению заявлений», где указаны обязательные поля и требования к документам.

Подача запроса

Печатный вариант

1. Заполните бумажный бланк.
2. Подпишите запрос и приложите копии удостоверения личности.
3. Отправьте по почте (заказным письмом с уведомлением) или принесите лично в приёмную архива.

Электронный вариант

1. Зарегистрируйтесь в личном кабинете на сайте архива.
2. Выберите форму «Электронный запрос» и загрузите скан‑копии документов.
3. Оплатите госпошлину онлайн (если требуется).
4. Отправьте запрос – система выдаст номер обращения.

Платные и безвозмездные услуги

Большинство архивов предоставляют безвозмездные услуги (поиск, справка) в рамках установленных лимитов. За копирование, сканирование, подготовку выписок может взиматься плата согласно Временному положению о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе.

Сроки рассмотрения

Согласно ФЗ «Об архивном деле», архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. При необходимости продления срока (например, сложный поиск) архив обязан уведомить заявителя.

Полезные рекомендации

• Будьте конкретны. Чем точнее указаны даты, номера дел, ФИО, тем быстрее архив сможет найти нужный материал.
• Указывайте цель запроса. Это помогает архиву понять, какие документы могут быть релевантны.
• Проверяйте наличие аналогичных запросов. На сайтах часто публикуются ответы на типовые запросы, что может сэкономить время.
• Сохраняйте номер обращения. По нему можно уточнить статус заявки.
• Не забывайте о контактных данных. Без актуального e‑mail или телефона архив не сможет связаться с вами.

Пример полного запроса (PDF‑вариант)

Ниже – готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор и распечатать.

Заявление‑запрос
От: Петрова Мария Сергеевна
 101000, г. Москва, ул. Ленина, д. 15, кв. 8
 Тел.: +7 (495) -65‑43‑21
 e‑mail: m.petrova@example.com

Кому: Директор Государственного архива
 г. Киров, ул. Архивная, д. 1
 610000, Кировская область

Тема: Запрос архивных документов по делу о рождении

Прошу предоставить копии следующих документов, хранящихся в Государственном архиве
Кировской области:
Свидетельство о рождении № 12345 от г. (ФИО: Петров Иван Николаевич).
Запись о регистрации рождения в журнале актов гражданского состояния за 1915‑1916 годы.
Любые сопутствующие документы (справки, переписка), связанные с указанным актом;

Цель запроса – составление семейного генеалогического древа.

Желаемая форма получения:
- электронные сканы в формате PDF, отправленные на указанный e‑mail;
- при невозможности – копии в бумажном виде, отправленные по почте.

Приложения:
- Копия паспорта (страница с фотографией);
- Квитанция об оплате госпошлины (150 руб.).

Подпись: ______________________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за поиск документов?

Поиск и предоставление справки обычно бесплатны, но за копирование, сканирование и подготовку выписок может взиматься плата согласно тарифам архива.

Можно ли получить документы в оригинале?

Оригиналы находятся в архивных фондах и не выдаются. Вы можете получить только копию или выписку.

Как узнать, есть ли нужный документ в архиве?

Сначала воспользуйтесь информационно‑поисковой системой архива (каталог онлайн). Если запись отсутствует, подайте запрос – архив проведёт более глубокий поиск.

Что делать, если архив не отвечает в установленный срок?

Свяжитесь с архивом по телефону или электронной почте, указав номер обращения. При отсутствии ответа в течение 30 дней вы имеете право обратиться в суд или в Росархив с жалобой.

Правильно оформленный запрос – залог быстрого и успешного получения архивных материалов. Следуйте рекомендациям, используйте официальные бланки и не забывайте указывать цель и форму получения ответа. При соблюдении всех требований архив рассмотрит ваш запрос в течение месяца, а вы сможете получить нужные документы без лишних задержек.

Автор статьи: ChatGPT, 2026 г.