Дата публикации: .

Обращение в архив – это официальный запрос, направленный в государственное или муниципальное архивное учреждение с целью получения документов, справок, копий или иной информации, необходимой для личных, научных, юридических или профессиональных целей. Правильно составленное письменное обращение существенно ускоряет процесс рассмотрения запроса и повышает шансы на получение требуемого материала.

Основные этапы подготовки письменного обращения

1. Определение цели запроса. Чётко сформулируйте, какие именно документы или сведения вам нужны (например, метрические книги, приказы, личные дела, справки о службе и т.д.).
2. Выбор архива. Уточните, в каком архиве хранятся интересующие вас материалы (федеральный, региональный, муниципальный, ведомственный).
3. Сбор необходимых данных о заявителе. Подготовьте паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, а также, при необходимости, доверенность, если запрос подаётся от имени другого лица.
4. Изучение требований архива. На сайте архива или в его информационном стенде обычно размещены образцы заявлений, инструкция по заполнению бланка и перечень обязательных реквизитов.

Структура письменного обращения (заявления)

Согласно методическим рекомендациям Федерального архивного агентства и образцам заявлений, обязательные элементы выглядят следующим образом:

Шапка (реквизиты)

• Наименование архива (полное, согласно уставу).
• ФИО заявителя.
• Адрес места проживания или регистрации.
• Контактный телефон и электронная почта (по желанию).
• Дата подачи заявления.

Основная часть

1. Преамбула. Кратко изложите причины обращения (например, «Для подтверждения факта рождения моего деда…» или «В целях подготовки научной работы…»).
2. Конкретная просьба. Чётко укажите, какие документы или сведения вы просите предоставить (например, «Прошу выдать архивную справку о службе Ивана Петровича Сидорова в 1941‑1945 гг.»).
3. Аргументация. При необходимости приведите ссылки на нормативные акты, внутренние приказы архива или иные основания, подтверждающие ваше право на получение запрошенной информации.
4. Дополнительные просьбы. Если нужно получить несколько видов информации, каждый пункт выносится в отдельный абзац, используя формулировки типа «Также прошу…», «Одновременно с вышеизложенной просьбой обращаюсь к Вам с…».

Заключительная часть

• Выражение благодарности за рассмотрение заявления.
• Указание на готовность предоставить дополнительные документы по требованию архива.
• Подпись заявителя (ручная или электронная, если предусмотрено).

Образцы и шаблоны заявлений

Ниже представлены типичные формы, которые можно адаптировать под свои нужды. Все элементы выделены жирным шрифтом для удобства копирования.

Образец заявления на получение архивной справки

В Федеральное архивное агентство
Отдел работы с заявителями
г. Москва, ул. Архивная, д. 10

От: Иванов Иван Иванович
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 5, кв. 12
Телефон: +7 (495) -23-45-67
E-mail: ivanov@example.com
Заявление


Прошу предоставить мне архивную справку о службе моего отца,
Ивана Петровича Иванова (1910 г.р.), в Великой Отечественной войне
с указанием воинских частей, званий и наград.

Обоснование: справка необходима для оформления пенсии по потере
кормильца в соответствии с Федеральным законом «О страховых пенсиях».

Также прошу указать, имеются ли в архиве дополнительные сведения
о награждении Иванова П.И. орденом Отечественной войны I степени.

Благодарю за внимание к моему запросу и готов предоставить
дополнительные документы по первому требованию.
Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Образец запроса на выдачу копии метрической книги

В Архивный отдел администрации Октябрьского района
г. Октябрьск, пр. Ленина, д. 25

От: Петрова Мария Сергеевна
Адрес: 654321, г. Октябрьск, ул. Солнечная, д. 3, кв. 45
Телефон: +7 (812) -87-65-43
E-mail: petrova@mail.ru
Заявление

Прошу выдать мне заверенную копию метрической книги
с записью о рождении моей бабушки, Анны Васильевой,
1902 г.р., запись № 1234, актовая книга за 1902 г.

Преамбула: документ требуется для подтверждения родства
при оформлении наследства.

Одновременно с вышеизложенной просьбой обращаюсь к Вам с
просьбой указать, имеются ли в архиве сведения о браке
Анны Васильевой и её последующей фамилии после замужества.

С уважением,
Подпись: _____________ /Петрова М.С./

Правила оформления текста обращения

• Используйте официально‑деловой стиль: избегайте разговорных выражений, сленга и эмоциональных оценок.
• Соблюдайте принцип «аргумент‑просьба»: сначала изложите факты и основания, затем чётко сформулируйте просьбу.
• Каждый новый вопрос или просьба размещайте в отдельном абзаце.
• Если в заявлении несколько прошений, применяйте формулировки «Также прошу…», «Одновременно с вышеизложенной просьбой…» и т.д.
• Проверяйте грамматику и орфографию; ошибки могут привести к задержке рассмотрения.
• При отправке почтой используйте бумажный носитель формата А4, печатный текст шрифтом Times New Roman, размер 12 pt, межстрочный интервал 1,5.
• При электронной подаче прикрепляйте scanned‑копию подписи или используйте квалифицированную электронную подпись, если архив принимает такие документы.

Частые ошибки при составлении обращения

1. Неполные реквизиты заявителя (отсутствует адрес или телефон).
2. Слишком общая формулировка просьбы («Прошу предоставить информацию о моём родственнике»).
3. Отсутствие указания цели использования запрашиваемых данных.
4. Нарушение структуры: смешивание преамбулы, просьбы и аргументов в одном абзаце.
5. Неучёт специфических требований конкретного архива (например, необходимость указания номера дела или фонда).
6. Отсутствие даты или неправильное указание даты подачи.

Полезные советы от экспертов

• Перед подачей ознакомьтесь с образцами заявлений, размещёнными на информационном стенде архива или на его официальном сайте.
• Если возможно, лично посетите архив и проконсультируйтесь с сотрудником, который регистрирует запросы – это поможет избежать формальных ошибок.
• В конце запроса полезно добавить фразу: «Просим предоставить также любую иную информацию, возможно, имеющуюся в Вашем архиве по указанному лицу (лицам)».
• Сохраняйте копию отправленного заявления и подтверждение его получения (квитанцию, электронное подтверждение).
• При ожидании ответа уточните сроки рассмотрения запроса в соответствии с внутренними регламентами архива (обычно от 10 до 30 рабочих дней).

Письменное обращение в архив – это важный инструмент получения исторических и юридически значимых данных. Соблюдение установленной структуры, использование официального стиля и внимание к деталям значительно повышают вероятность быстрого и положительного рассмотрения вашего запроса. Надеемся, что представленное руководство и приведённые образцы помогут вам составить эффективное заявление и получить нужную информацию из архивных фондов.

---

Материал подготовлен на основе методических рекомендаций Федерального архивного агентства, образцов заявлений архивных учреждений и общепринятых правил деловой переписки.