Внутренняя опись – это документ‚ который фиксирует весь набор кадровых бумаг‚ находящихся в личном деле сотрудника‚ а также их перемещения (изъятие‚ возврат‚ передача в архив)․ Правильное оформление описи упрощает поиск нужных бумаг‚ ускоряет проверки контролирующих органов и помогает HR‑специалистам держать всё под контролем․
Зачем нужна внутренняя опись трудовых договоров?
- Контроль полноты документации․ При приёме на работу фиксируются все предоставленные сотрудником документы․
- Учет изменений․ В описи отражаются новые трудовые и дополнительные соглашения‚ а также любые изъятия и возвраты бумаг․
- Подготовка к сдаче в архив․ По требованиям законодательства к архивному делу необходимо иметь внутреннюю опись‚ которая сопровождает передаваемые в архив документы․
- Снижение риска потери․ При наличии чёткой схемы учёта любой документ быстро находят‚ даже если он находиться в другом отделе․
Нормативно‑правовая база
Оформление внутренней описи регулируется следующими актами:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 80‑84) – требования к ведению личных дел работников․
- Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 7‚
– порядок формирования архивных описей․ - Приказ Минтруда России № 2н от «Об утверждении формы внутренней описи личного дела» (приложение 2 к приказу)․
- Локальные нормативные акты организации (приказы‚ инструкции по кадровому делопроизводству)․
Форма внутренней описи
Согласно приказу Минтруда‚ внутренняя опись оформляется по приложению 2․ В ней указываются:
- Номер и дата создания описи;
- ФИО сотрудника‚ табельный номер‚ подразделение;
- Перечень всех документов‚ входящих в личное дело (трудовой договор‚ дополнительные соглашения‚ приказы‚ справки‚ аттестационные листы и т․д․);
- Дата получения/создания каждого документа;
- Сведения об изъятии и возврате (когда‚ кем‚ с какой целью);
- Подписи ответственных лиц (HR‑менеджера‚ руководителя подразделения)․
Для удобства многие организации используют электронные шаблоны (Word‚ PDF) с автоматическим нумерованием строк․
Этапы составления внутренней описи трудовых договоров
Подготовительный этап
- Соберите все оригиналы и копии трудовых договоров‚ а также дополнительные соглашения (договор‑дополнение‚ соглашения о гибком графике‚ о дистанционной работе и т․п․)․
- Проверьте их соответствие требованиям ТК РФ (подписи‚ даты‚ реквизиты сторон)․
- Создайте «чистый лист» – первую страницу личного дела‚ где будет размещена внутренняя опись․
Заполнение описи
- Откройте форму (Word/PDF) или журнал (бумажный/электронный)․
- Внесите базовые сведения о сотруднике (ФИО‚ таб․ №‚ должность‚ подразделение)․
- В хронологическом порядке укажите каждый документ:
- № п/п;
- Наименование документа (Трудовой договор‚ Доп․ соглашение № …);
- Дата заключения;
- Номер (если есть);
- Примечание (например‚ «документ в оригинале»‚ «копия»‚ «изъят для проверки»)․
- При необходимости зафиксируйте изъятие/возврат: дату‚ цель‚ лицо‚ получившее документ․
- Подпишите опись и укажите дату её составления․
Дублирование и хранение
Согласно нормативам‚ необходимо сделать два экземпляра описи:
- Первый – остаётся в отделе кадров (для оперативного доступа)․
- Второй – передаётся в архив вместе с документами‚ подшитыми в дело․
Передача в архив
- Подготовьте комплект документов: оригиналы трудовых договоров‚ все дополнительные соглашения‚ внутреннюю опись (второй экземпляр)․
- Подшивайте документы в соответствии с архивными требованиями (скрепки‚ кольцевой переплёт‚ либо в папку)․
- Составьте акт приёма‑передачи‚ где указываются перечень переданных бумаг и их состояние․
- Отправьте комплект в архивный отдел․
Пример заполнения внутренней описи (текстовый фрагмент)
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович Табельный №: 01234 Должность: инженер‑технолог Подразделение: ОТК | № | Наименование документа | Дата | Номер | Примечание | |---|----------------------------------------|--------|-------|------------------------------------| | 1 | Трудовой договор | | 001/2022 | Оригинал‚ хранится в деле | | 2 | Доп․ соглашение № 1 (изменение оклада) | | 001/2023 | Копия‚ подшита к договору | | 3 | Доп․ соглашение № 2 (удалённый график) | | 002/2023 | Оригинал‚ изъят (проверка) | | 4 | Приказ о переводе в другое подразделение| | 015/2024 | Возврат ‚ оригинал | | 5 | Справка о доходах за 2023 г․ | | — | Копия‚ хранится в деле |
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие хронологичности․ Заполняйте опись в порядке даты заключения/получения‚ иначе будет трудно отследить изменения․
- Неуказание изъятия/возврата․ Каждый случай изъятия должен фиксироваться – иначе документ может «пропасть» в проверках․
- Неполные реквизиты․ Указывайте номер договора‚ если он есть‚ и подписи сторон․
- Отсутствие второго экземпляра․ Без дублирования архив может отклонить комплект․
- Нарушение формата․ Используйте утверждённый шаблон (приложение 2) – иначе опись может быть признана недействительной․
Преимущества электронного ведения описи
В современных организациях всё чаще используют электронные системы кадрового делопроизводства (HR‑IS)․ Их преимущества:
- Автоматическое нумерование и заполнение полей;
- Поиск по ключевым словам (дата‚ номер договора‚ ФИО);
- Контроль доступа – только уполномоченные могут вносить изменения;
- Экспорт в PDF/Word для печати и передачи в архив․
Краткая чек‑лист перед сдачей в архив
- Все трудовые договоры и дополнительные соглашения присутствуют в деле․
- Внутренняя опись заполнена полностью и подписана․
- Сделан второй экземпляр описи․
- Документы подшиты в соответствии с архивными требованиями․
- Составлен акт приёма‑передачи․
- Копии (при необходимости) переданы в отдел кадров․
Внутренняя опись трудовых договоров – это не просто формальность‚ а важный инструмент управления кадровой документацией․ При правильном оформлении она обеспечивает:
- Полный учёт всех трудовых соглашений;
- Быстрый доступ к документам в случае проверок;
- Соответствие требованиям архивного законодательства;
- Снижение риска потери или дублирования бумаг․
Следуя изложенным рекомендациям‚ HR‑специалисты смогут легко подготовить и сдать в архив кадровые документы‚ а также поддерживать порядок в личных делах сотрудников․
Дата публикации: 08:13:04