Обращение в государственный архив, это стандартная процедура для получения архивных справок, выписок, копий документов или информации для генеалогических исследований. Однако отказ в приеме запроса часто происходит из-за ошибок в заполнении анкеты-заявления. В этой статье мы подробно разберем образцы заполнения, основные требования к бланкам и нюансы подачи документов в различные архивы РФ (ГАРФ, РГАСПИ, региональные архивы).

Общие правила заполнения анкеты-заявления

Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, запрос может быть направлен в письменной форме, через портал «Госуслуги» или в виде анкеты-заявления. Самое главное помнить: все поля анкеты являются обязательными для заполнения. Если сведений нет, необходимо писать «не имею» или «нет сведений».

Критически важные поля (без которых запрос не примут):

• Сведения о заявителе: полные ФИО, дата и место рождения, паспортные данные (серия, номер, кем выдан, когда), адрес регистрации/проживания, контактный телефон, e-mail.
• Адрес для ответа: точный почтовый адрес (с индексом), куда направить архивную справку или уведомление.
• Суть запроса: четко сформулированный вопрос (например: «Прошу выдать архивную справку о месте и дате рождения Иванова Ивана Ивановича 1900 г. р.»).
• Подпись и дата: личная подпись заявителя с расшифровкой и дата составления.

Важно: Анкеты без указания сведений о лице, запрашивающем справку, и без адреса для ответа к рассмотрению не принимаются (требование ГАРФ и федеральных архивов).

Образец заполнения анкеты-заявления (Универсальный бланк)

Ниже приведен типовой образец, актуальный для большинства государственных архивов (ГАРФ, областные архивы, архивы ЗАГС). Бланки можно скачать на сайте Портала «Архивы России» или на сайте конкретного архива.

Особенности заполнения для конкретных архивов

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

ГАРФ (ул. Б. Пироговская, 17, Москва) имеет строгие требования к анкете.

• Обязательность всех полей: Как указано в официальной информации, «Все поля анкеты являются обязательными для заполнения (в случае отсутствия сведений укажите не имею)».
• Форма подачи: Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Получение архивных справок»), по почте (заказным письмом с вложением описи вложения) или лично в приемной (1 этаж, правительственный комплекс).
• Оплата: Услуга платная (госпошлина). Квитанцию об оплате нужно прикладывать к пакету документов.

Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ)

Адрес: 125009, Москва, ул. Б. Дмитровка, 15. Тел.: +7 (495) -94-51-12.

• Для организаций/учреждений: Заполненные бланки анкет-заявлений от организаций пересылаются с сопроводительным письмом на бланке направляющей организации, содержащим исходящий номер, дату регистрации и подпись руководителя.
• Для физлиц: Стандартная анкета-заявление, скачанная с сайта rgaspiinbox.ru или портала Архивы России.

Российский государственный военный архив (РГВА)

Специализируется на документах РККА, ВЧК-ОГПУ-НКВД-МГБ-МВД СССР.

• Имеет специализированные анкеты для наведения справок по военнослужащим и репрессированным.
• Требуется максимально полная информация: воинское звание, номер воинской части, даты службы, место призыва (военкомат).

Региональные архивы (Пример: Костромская, Новосибирская, Тюменская области)

• На сайтах областных архивов (например, Государственный архив Костромской области) публикуются образцы бланков запросов по актам гражданского состояния (рождение до 1925 г., брак, смерть).
• Часто требуется заполнение двух экземпляров анкеты.
• В Новосибирской области бланки заявлений доступны в разделе «Бланки заявлений учреждения» на официальном сайте.

Виды архивных документов, выдаваемых по результатам запроса

В соответствии с законодательством, формой ответа может быть:

1. Архивная справка — официальный документ, подтверждающий факт (рождение, брак, смерть, работа, награждение и т.д.). Имеет юридическую силу.
2. Архивная выписка — дословное воспроизведение текста архивного документа (или его части) на русском языке.
3. Копия архивного документа — фото/скан/ксерокопия оригинала документа (листа дела), заверенная печатью архива.
4. Информационное письмо — направляется в случае, если документы не найдены или запрос не входит в компетенцию архива.

Пошаговая инструкция: как подать запрос

Способ 1: Через портал «Госуслуги» (Самый быстрый и бесплатный способ подачи)

1. Зарегистрируйтесь/войдите в ЕСИА (Полная учетная запись).
2. Найдите услугу: «Предоставление архивных справок, выписок, копий документов» (раздел «Культура и отдых» -> «Архивное дело»).
3. Выберите нужный архив (Федеральный или Региональный).
4. Заполните электронную форму (данные подтянутся из профиля, проверьте актуальность адреса почты).
5. Прикрепите сканы документов (паспорт, документы, подтверждающие родство/право на получение инфо).
6. Оплатите госпошлину онлайн (со скидкой 30%).
7. Отправьте заявку. Ответ придет в личный кабинет и/или на почту.

Способ 2: Почтовым отправлением (Заказное письмо с описью вложения)

1. Скачайте бланк анкеты-заявления с сайта целевого архива.
2. Заполните ручным способом (чернилами синего или черного цвета) или на компьютере, но подпись должна быть живой.
3. Подготовьте копии документов (паспорт, свидетельства, доверенность).
4. Оплатите госпошлину в банке/почте/через СБП, сохраните чек.
5. Составьте описание вложения (инвентарь) в 2 экземплярах: перечислите все листы (Заявление ― 2 л., Копия паспорта ౼ 2 л., Чек ― 1 л. и т.д.).
6. Отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес архива.

Способ 3: Лично в приемной архива

• Приходите в часы приема граждан (уточните на сайте архива).
• Возьмите с собой оригиналы паспорта и подтверждающих документов + копии для оставления в архиве.
• Заполните анкету на месте (обычно есть образцы на стойке).
• Оплатите пошлину в кассе архива или через терминал.

Типичные ошибки при заполнении (Чек-лист перед отправкой)

Сроки исполнения и стоимость

• Срок: Согласно ст. 22 ФЗ «Об архивном деле в РФ» и Административному регламенту, срок выдачи архивной справки/выписки/копии — до 30 календарных дней со дня регистрации запроса в архиве. По сложным запросам (генеалогия, поиск по неполным данным) срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя.
• Стоимость (ориентировочно, уточняйте в конкретном архиве):
  • Архивная справка: ~300–500 руб.
  • Архивная выписка (1 лист): ~200–400 руб.
  • Копия документа (А4): ~50–100 руб. за лист.
  • Поисковые работы (если данных мало): оплачиваются отдельно по тарифам архива.
• Льготы: Ветеранам, инвалидам, участникам ЧАЭС и др. категории, бесплатно или со скидкой (по предъявлении удостоверения).

Образец паспорта архива организации (Для юридических лиц)

Если вы представляете организацию и сдаете документы в архив (формируете дело), вам понадобится Паспорт архива организации — документ централизованного государственного учета.

Основные разделы паспорта (по Инструкции по заполнению):

1. Общие сведения: Полное/сокращенное наименование, ИНН/КПП, ОГРН, адрес, телефон, e-mail руководителя архива/ответственного лица.
2. Сведения об архивных фондах: Количество дел, сроки хранения, объем в п.м. (погонных метрах).
3. Условия хранения: Площадь помещений, оснащение стеллажами, климат, пожарная безопасность, охрана.
4. Наличие описей/путеводителей: Перечень справочных аппаратов (описания, указатели, картотеки).
5. Использование документов: Количество выданных справок, выписок, посетителей читального зала за год.

Пример заполнения пункта 1: «ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, КПП 770101001, ОГРН 1027700123456, 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, тел. +7(495) -11-22-33, e-mail: arhiv@romashka.ru. Ответственный: Иванов И.И., тел. +7(999) -00-11-22».

Полезные ссылки и ресурсы для скачивания бланков

• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru) — раздел «Формы анкет и заявлений» (единый репозиторий бланков федеральных архивов).
• Сайт ГАРФ (garf.ru) — раздел «Обращения граждан» -> «Формы анкет-заявлений».
• Сайт РГАСПИ (rgaspi.ru) — раздел «Услуги» -> «Формы анкет-заявлений».
• Сайты областных архивов (например, gaiko44.ru, Костромская обл., gaso.nsk.ru — Новосибирская обл.) — разделы «Бланки заявлений» или «Прием граждан».
• Портал Госуслуг (gosuslugi.ru) — электронная подача без бланков на бумаге.

Грамотное заполнение анкеты-заявления — залог быстрого получения результата. Невероятно важно помнить: точность данных (ФИО, даты, названия органов ЗАГС/военкоматов/предприятий) экономит время архивариуса и исключает необходимость повторного запроса. Используйте официальные образцы с сайтов конкретных архивов, проверяйте актуальность госпошлины и реквизитов перед отправкой. При сложных генеалогических запросах рекомендуется предварительно проконсультироваться с архивариусом по телефону или e-mail, указанным на сайте учреждения.

Информация актуальна на . Перед подачей документов обязательно сверяйте требования на официальном сайте целевого архива, так как бланки и реквизиты могут меняться.