Цель статьи – дать практические рекомендации кадровикам, руководителям отделов и собственникам организаций о том, как правильно подготовить и передать кадровую документацию в городской архив, соблюдая действующее законодательство РФ.

Нормативно‑правовая база

Сдача кадровых документов в архив регулируется несколькими ключевыми актами:

1. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ – основной документ, описывающий порядок архивного хранения.
2. Приказ Росархива от № 236 – утверждает перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, а также указывает сроки их хранения.
3. Приказ Росархива от № 77 – вводит новые сроки хранения кадровых документов, а также требования к их подготовке к архивному хранению (в т.ч. к электронным копиям).
4. Трудовой кодекс РФ (ст. 8, ч. 1) – позволяет коммерческим организациям разрабатывать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и фиксировать его во внутренних нормативных актах (например, в положении об архиве).

Все указанные документы обязательны к исполнению как для государственных, так и для частных предприятий, если они решают передавать документы в государственный (городской) архив.

Перечень кадровых документов и сроки их хранения

Ниже представлена таблица сроков хранения кадровых документов, актуальная на 2024‑2026 годы (по приказу Росархива № 77). Для удобства документы разбиты по разделам 7, 8 и подразделу 4.2 Приложения 236.

Важно: коммерческие организации могут уточнять сроки в собственных внутренних регламентах, но они не должны быть короче установленных законом.

Категории кадровых дел, подлежащих передаче

При сдаче в архив необходимо разделить документы на четыре основные категории:

• Постоянные документы – хранятся более 10 лет (иногда бессрочно). К ним относятся личные карточки, трудовые книжки, коллективные договоры.
• Временные документы (свыше 10 лет) – документы, срок хранения которых превышает 10 лет, но меньше 30 лет (например, некоторые бухгалтерские отчёты).
• Временные документы (до 10 лет) – большинство кадровых приказов, договоров, расчётных листков.
• Документы по личному составу – особый подвид, включающий приказы, личные карточки, лицевые счета по заработной плате, сведения о пенсионных накоплениях и т.п.

Подготовка документов к передаче

Этапы подготовки дел к архивному хранению делятся на несколько шагов:

Инвентаризация

1. Составьте реестр всех кадровых дел, указав номер, название, дату создания и срок хранения.
2. Определите, в какую категорию (постоянные/временные) относится каждый документ.
3. Отметьте документы, требующие дополнительного согласования (например, документы, содержащие персональные данные).

Оценка состояния и очистка

• Проверьте целостность бумажных документов (отсутствие пятен, разрывов, плесени).
• Удалите дубликаты и «мусорные» листы (не относящиеся к делу).
• Сформируйте чистый комплект – каждый документ в отдельном деле;

Оцифровка (если планируется электронный архив)

Согласно п. 160 Правил Росархива (приказ № 77) электронные копии должны соответствовать следующим требованиям:

• Формат – PDF/A‑2b (или PDF/A‑3, если требуется вложение оригиналов).
• Разрешение сканирования – не менее 300 dpi.
• Метаданные – указание названия документа, даты создания, номера дела, срока хранения.

Оформление сопроводительных документов

Для каждой категории дел необходимо подготовить:

• Акт приёма‑передачи (подписывается уполномоченным представителем организации и архивного учреждения).
• Опись дел (таблица с указанием количества листов, номеров дел, сроков хранения).
• Согласие работников (в случае передачи персональных данных в архив).

Порядок сдачи в городской архив: пошаговый процесс

Подготовительный этап

1. Обратитесь в архив – уточните график приёма, требования к упаковке и форму заявки.
2. Заполните заявление о передаче документов (образец обычно доступен на сайте архива).
3. Согласуйте план передачи (количество дел, категории, сроки).

Транспортировка

• Упакуйте документы в специальные коробки из плотного картона, пометьте их маркировкой (например, «КАДР‑Постоянные‑2024»).
• При необходимости используйте защитные пакеты от влаги.
• Транспортировать следует в сопровождении ответственного лица (можно оформить доверенность).

Приёмка в архиве

1. Сотрудники архива проверяют соответствие документов заявлению и описи.
2. Проводится физический осмотр (целостность, наличие всех листов).
3. Подписывается акт приёма‑передачи – обе стороны получают копию.
4. Документы заносятся в регистратор архивных поступлений и получают уникальный архивный номер.

Пост-архи́вный контроль

После передачи организация обязана вести учёт переданных дел (внутренний реестр), а также следить за сроками их хранения. По истечении срока (например, 5 лет) документы могут быть уничтожены в соответствии с приказом о уничтожении архивных документов.

Электронные личные дела (ЭЛД) – особенности

С 2026 года большинство муниципальных органов требуют, чтобы бумажные документы, относящиеся к личным делам, были оцифрованы и загружены в систему электронного личного дела. При этом:

• Оригиналы сохраняются в архиве до окончания срока хранения (30 лет).
• Электронные копии должны соответствовать требованиям PDF/A‑2b и иметь цифровую подпись.
• Для доступа к ЭЛД необходимо оформить доступные права в системе управления персональными данными.

Ошибки, которые часто допускают, и как их избежать

1. Неправильный срок хранения. Проверяйте актуальные нормативные акты (приказ № 77) – сроки могут изменяться.
2. Отсутствие описи дел. Без описи архив может отказать в приёме.
3. Неполные подписи в акте. Убедитесь, что подписи поставлены уполномоченными лицами обеих сторон.
4. Отсутствие согласия работников. При передаче персональных данных необходимо иметь письменное согласие.
5. Нарушение формата оцифровки. PDF/A‑2b – обязательный стандарт, иначе электронные копии могут быть отклонены.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли передавать в архив все кадровые документы?

Да, все документы, подпадающие под действие сроков хранения, обязаны быть переданы в архив; Исключения возможны только при наличии специального внутреннего регламента, позволяющего хранить их в корпоративном архиве, но такой регламент должен соответствовать требованиям ТК и приказов Росархива.

Можно ли хранить документы в собственном «корпоративном» архиве?

Коммерческие организации могут вести собственный архив, однако если они планируют сдавать документы в государственный (городской) архив, они обязаны выполнить все требования к оформлению и срокам хранения, указанные в приказах Росархива.

Как быстро можно получить копию переданных документов?

Запрос копий оформляется в архиве через форму «Запрос о предоставлении копий архивных документов». Срок исполнения – до 30 календарных дней, если не требуется дополнительная экспертиза.

Что делать, если часть документов утеряна?

Необходимо составить акт о недостаче, указать причины утраты и подать его в архив вместе с заявлением о восстановлении (если возможно). Утраченные документы могут быть заменены только после получения официального заключения об их невозможности восстановления.

Сдача кадровых документов в городской архив – процесс, требующий тщательной подготовки, знания нормативных сроков и строгого соблюдения процедур. Следуя описанным в статье рекомендациям, вы сможете:

• Сократить риск отказа в приёме документов;
• Обеспечить юридическую защиту организации от претензий по хранению кадровой документации;
• Оптимизировать расходы, используя аутсорсинг или услуги профессиональных архивных компаний;
• Подготовить электронные копии в соответствии с современными требованиями к цифровому архивированию.

Помните, что своевременная и корректная сдача кадровых документов – важный элемент корпоративного управления и соблюдения законодательства.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.