Нижегородский государственный архив – один из крупнейших региональных архивов России. Он хранит более 30 млн документов, охватывающих период от XVII века до наших дней. Чтобы получить нужные сведения, необходимо оформить запрос в соответствии с действующим законодательством. В этой статье мы подробно разберём, какие документы нужны, куда их подавать, какие сроки ожидать и как избежать типичных ошибок.

Правовая основа запросов в архивы

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.) – определяет порядок доступа к архивным документам.
• Федеральный закон № 59‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (2002 г.) – регулирует порядок подачи официальных запросов.
• Приказ Минкультуры России от № 1252 «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам».
• Региональные нормативные акты Нижегородской области, уточняющие порядок работы с архивными фондами.

Согласно этим актам, любой гражданин, юридическое лицо или организация имеет право запросить копию или выписку из архивных документов, если они не находятся под ограничением доступа.

Типы запросов

1. Запрос на предоставление копий (фотокопий, сканов) документов.
2. Запрос на просмотр оригиналов в архиве.
3. Запрос на выдачу справки о наличии/отсутствии документов.
4. Межведомственный запрос. (используется, если требуется информация, находящаяся в нескольких государственных органах).

Что должно быть в официальном письме‑запросе

Официальное письмо‑запрос должно быть четким, лаконичным и полностью соответствовать требованиям закона. Ниже перечислены обязательные элементы:

• Шапка письма – название организации (если запрос от юридического лица) и реквизиты заявителя (ФИО, адрес, телефон, e‑mail).
• Дата и номер запроса (если вы отправляете запрос в электронном виде – дата автоматически фиксируется).
• Наименование архива – «Нижегородский государственный архив» (полное официальное название).
• Тема запроса – «Запрос о предоставлении копий архивных документов».
• Содержание запроса – подробное описание интересующего фонда, серии, дела, номера листа (если известны). При отсутствии точных данных укажите максимально возможные сведения (период, тип документа, место хранения).
• Цель запроса – научно‑исследовательская работа, генеалогическое исследование, подготовка к суду и т.д.
• Список прилагаемых документов – копия паспорта (для физических лиц), доверенность (для представителей юридических лиц), справка о необходимости (если требуется).
• Указание формы получения – электронная копия (PDF), бумажный оригинал, просмотр в читальном зале.
• Согласие на оплату услуг – если запрос подразумевает платные услуги (копирование, доставка).
• Подпись заявителя (или электронная подпись в случае онлайн‑запроса).

Куда подавать запрос

Способ	Контактные данные	Примечание
Лично	Адрес: 603000, г. Нижний Новгород, ул. Большая Печерская, д. 7	Можно подать бумажный запрос в приёмную комиссии.
Почтой	Индекс 603000, Нижний Новгород, ул. Большая Печерская, д. 7	Отправка заказным письмом с уведомлением о вручении.
Электронно	Портал государственных услуг: gosuslugi.ru → «Запросы в архивы» Э‑mail: archive@nnov.ru	Самый быстрый способ – заполнить форму онлайн и приложить скан паспорта.
Факс	+7 (831) -23‑45‑67	Редко используется, но допускается.

Пошаговая инструкция по оформлению онлайн‑запроса

1. Регистрация на портале Госуслуг (если у вас ещё нет аккаунта).
2. Перейдите в раздел «Запросы в архивы» и выберите пункт «Нижегородский государственный архив».
3. Заполните форму:
   • ФИО, ИНН (для юридических лиц), контактный телефон.
   • Подробное описание интересующего документа (фонд, серия, дело, дата).
   • Укажите желаемый способ получения (PDF‑скан, бумажный оригинал, просмотр).
4. Прикрепите скан паспорта (для физических лиц) или доверенность (для представителей).
5. Укажите согласие на оплату (если запрос подразумевает платные услуги). Система автоматически рассчитает примерную стоимость.
6. Отправьте запрос и сохраните полученный номер заявки. По этому номеру вы сможете отслеживать статус.
7. Через 5‑10 рабочих дней (в зависимости от объёма) архив свяжется с вами (по e‑mail или телефону) с результатом.

Сроки и стоимость

• Срок рассмотрения – до 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов.
• Оплата – копирование документов стоит от 5 руб. за лист А4 (чёрно‑белый) до 30 руб. за лист (цветной). Доставка по России – от 150 руб. в зависимости от веса.
• Для научных исследований и гражданских генеалогических запросов часто предоставляются льготы (бесплатный просмотр в читальном зале, бесплатные копии до 5 листов).

Пример письма‑запроса (текст)

От: Иванов Иван Иванович,
г. Нижний Новгород, ул. Пушкина, д. 12, кв. 34,
тел.: +7 (831) -55‑66‑77,
e‑mail: ivanov@example.com

Кому: Руководителю Нижегородского государственного архива
Адрес: 603000, г. Нижний Новгород, ул. Большая Печерская, д. 7

Тема: Запрос о предоставлении копий архивных документов

Уважаемый(ая) [ФИО руководителя]!

В соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить копии (скан‑версии) документов из фондов:

Фонд № 12 «Городские акты Нижнего Новгорода», серия 3, дело 45, листы 12‑20 (год 1918‑1920);
Фонд № 34 «Семейные архивы», серия 7, дело 102, лист 5 (свидетельство о рождении Ивана Петровича Сидорова, 1905 г.).

Цель запроса – подготовка к написанию научной статьи о муниципальном управлении в Нижнем Новгороде в 1919 г.

Прошу выслать сканы в формате PDF на мой электронный адрес ivanov@example.com. Я согласен(на) оплатить фактические расходы за копирование и доставку, если они превысят 500 рублей. При необходимости готов предоставить дополнительные сведения.

Приложения:
Копия паспорта (страница с фотографией);
Платёжное поручение (если требуется предоплата).

С уважением,
_____________________
Иванов И. И.

Полезные советы и типичные ошибки

• Указывайте как можно больше деталей. Чем точнее вы описываете документ (фонд, серия, дело, лист), тем быстрее архив сможет его найти.
• Не забывайте приложить копию паспорта. Без него запрос будет отклонён в течение 1‑2 дней.
• Проверяйте ограничения доступа. Некоторые документы находятся под государственной тайной или охраняются законом о персональных данных.
• Сохраняйте номер заявки. По нему можно уточнить статус и ускорить процесс, если потребуется уточнение.
• Не отправляйте запросы в нескольких копиях. Дублирование приводит к задержкам.
• Если нужен срочный доступ, укажите в запросе «необходимо в течение 5 рабочих дней» и будьте готовы оплатить ускоренный сервис (доплата 30 %).

Контактные телефоны и часы работы

Приёмная комиссии: +7 (831) -23‑45‑67 (будни 9:00‑18:00).
Э‑mail: archive@nnov.ru.
Сайт архива: https://archive.nnov.ru (раздел «Запросы»).
Адрес: 603000, г. Нижний Новгород, ул. Большая Печерская, д; 7.

Что делать, если запрос отклонён

1. Внимательно изучите письмо‑отказ. В нём указываются причины (отсутствие документа, ограничение доступа, неполный пакет документов).
2. Подготовьте недостающие сведения (например, уточните номер дела) и отправьте уточнённый запрос.
3. Если отказ связан с ограничением доступа (секретность, персональные данные), можно подать апелляцию в вышестоящий орган (Министерство культуры РФ) в течение 30 дней.

---

Удачной работы с архивными источниками!