Запись в центральный архив – это первый шаг к получению нужных архивных справок, выписок или копий документов. Ниже подробно описан порядок действий, необходимые документы и полезные советы, основанные на актуальной информации из открытых источников (данные на ).

Что такое центральный архив?

В России существует несколько видов архивов:

• Государственные архивы – крупнейшие хранилища документов с XVII века по настоящее время (например, РГАДА, РГИА).
• Военные архивы – центральный архив Министерства обороны, архивы военных комиссариатов.
• Архивы партийных и общественных организаций – например, РГАСПИ.
• Центральный архив ФСБ России – специализированное хранилище документов государственной безопасности.
• Государственный бюджетный архив города Москвы (ГБУ ЦГА Москвы) – крупнейший муниципальный архив, созданный в апреле 2013 года.

Для большинства запросов о личном составе, службе, участии в войнах или партийной деятельности достаточно обратиться в соответствующий центральный архив.

Где подавать запрос?

Прежде всего необходимо определить, в какой именно архив направлять заявление.

Центральный архив ФСБ России (для запросов, связанных с использованием архивных материалов ФСБ):

• Адрес: 101000, г. Москва, ул. Б.Лубянка, д. 2
• Необходимо указать свой почтовый адрес и домашний телефон в письменном заявлении.

Государственный бюджетный архив города Москвы (ГБУ ЦГА Москвы):

• Сокращённое наименование – ГБУ ЦГА Москвы.
• Создан в апреле 2013 года по распоряжению Правительства Москвы.
• Работает в читальном зале без необходимости московской регистрации.

Для получения информации о родственниках‑участниках Великой Отечественной войны можно обратиться в центральный архив Министерства обороны или в архивы военных комиссариатов.

Если ваш родственник состоял в партии, смело направляйте запрос в Российский государственный архив социально‑политической истории (РГАСПИ).

Нормативно‑правовая база

Порядок работы с архивными документами регламентируется следующими актами:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ.
• Административный регламент, утверждённый приказом Минюста России и Федерального архивного агентства от 29 ноября 2018 г. № 233/181 (зарегистрирован Минюстом , рег. 53273).
• Методические рекомендации, зарегистрированные в Минюсте России (рег. 75583).

Согласно этим документам:

• Записи актов гражданского состояния являются документами вечного хранения; после 100 лет пребывания в органах ЗАГС они передаются в государственные архивы.
• Сроки хранения различных видов документов различаются (например, документы по личному составу – 75 лет).

Как записаться: пошаговая инструкция

Вариант 1. Через портал «Госуслуги» (рекомендуется)

1. Войдите в свой личный кабинет на сайте www.gosuslugi.ru (при отсутствии аккаунта – зарегистрируйтесь).
2. Выберите раздел «Архивные услуги».
3. Нажмите «Подать запрос» или «Получить услугу».
4. Заполните форму тематического обращения:
   • Укажите ФИО полностью.
   • Укажите почтовый адрес и контактный телефон.
   • Опишите интересующий вас документ или дело (название, даты, номер дела, если известны).
   • При необходимости приложите скан‑копию удостоверяющего личность документа (паспорт).
5. Подтвердите запрос и дождитесь автоматической проверки системы.
6. После проверки вы получите уведомление о готовности документов либо приглашение посетить читальный зал для ознакомления.

Вариант 2. Личное посещение архива

1. Подготовьте письменное заявление (можно распечатать форму с сайта архива или написать от руки).
2. В заявлении укажите:
   • Ваши ФИО, дату рождения.
   • Почтовый адрес и домашний телефон.
   • Наименование архива, в который направляете запрос (например, «Центральный архив ФСБ России»).
   • Краткое описание интересующего вас документа или дела.
   • Цель запроса (генеалогический поиск, подтверждение службы и т.д.).
3. Приложите копию паспорта (страница с фото и регистрацией).
4. Отправьте заявление почтой с уведомлением о вручении либо передайте лично в приёмную архива по адресу:
• Для Центрального архива ФСБ России: 101000, г. Москва, ул. Б.Лубянка, д. 2.
• Для ГБУ ЦГА Москвы: уточните актуальный адрес на официальном сайте cga.mos.ru (обычно ул. Большая Пироговская, д. 17).
5. После получения заявления архив направит вам ответ о возможности предоставления документов, а также назначит дату и время посещения читального зала (если требуется личное ознакомление).
6. При посещении читального зала предъявите паспорт и, если требуется, личный код (получается после первой регистрации в системе архива).

Вариант 3. Запрос через электронную почту или факс (для некоторых архивов)

Некоторые архивы принимают запросы в электронном виде. Для этого:

• Найдите официальный e‑mail адрес архива на его сайте.
• Составить письмо с теми же данными, что и в письменном заявлении.
• Приложите скан‑копию паспорта.
• Отправьте письмо и дождитесь подтверждения получения.

Обратите внимание, что не все архивы предоставляют удалённый доступ к документам; часто требуется личное присутствие в читальном зале.

Что нужно иметь при себе?

• Паспорт гражданина РФ (оригинал и копия).
• Заполненное заявление (печатное или рукописное).
• Контактные данные (почтовый адрес, телефон).
• Если запрос касается конкретного дела – любые известные реквизиты (номер дела, дата, название учреждения).
• При посещении читального зала – личный код (если вы уже регистрировались ранее) или готовность пройти регистрацию на месте.

Полезные советы

• Формулируйте запрос чётко и конкретно. Указывайте точные названия документов, диапазоны лет, фамилии, имена, отчества. Чем точнее запрос, тем быстрее архив сможет найти нужное дело.
• Проверяйте сроки хранения. Если интересующий вас документ относится к категории с ограниченным сроком хранения (например, личные дела сотрудников предприятий – 5 лет), уточните, не был ли он уже уничтожен.
• Используйте онлайн‑каталоги. Многие архивы (в т.ч. ГБУ ЦГА Москвы) имеют электронные каталоги и системы удалённого доступа. Предварительный поиск в них сэкономит время.
• Сохраняйте копии всех отправленных документов. Это пригодится в случае утери или необходимости подать повторный запрос.
• Следите за обновлениями нормативных актов. Изменения в порядке предоставления архивных услуг могут происходить (например, новые административные регламенты).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли получить архивную справку без посещения архива?
   Да, если запрос оформлен через портал «Госуслуги» и архив предоставляет услугу в электронном виде (выписка, копия, справка); В иных случаях потребуется личное посещение читального зала.
2. Сколько времени занимает обработка запроса?
   Сроки зависят от загруженности архива и сложности запроса. Обычно ответ приходит в течение 10‑30 рабочих дней. Срочные запросы могут быть рассмотрены быстрее за дополнительную плату (если такая услуга предусмотрена).
3. Нужно ли платить за услуги архива?
   Базовая услуга по предоставлению справок и выписок из общедоступных фондов часто бесплатна. Платными могут быть: изготовление копий, срочная обработка, работа с редкими или закрытыми фондами.
4. Можно ли запросить документы о родственнике, умершем более 100 лет назад?
   Да. Записи актов гражданского состояния, старше 100 лет, передаются в государственные архивы и доступны для исследователей.
5. Что делать, если архив отказал в предоставлении документа?
   Уточните причины отказа (например, документ находится в закрытом фонде, срок хранения истёк, запрос некорректен). При необходимости подайте уточнённый запрос или обратитесь в вышестоящую организацию (например, в Росархив);
6. Есть ли ограничения по количеству запросов?
   Обычно ограничений нет, но частые запросы от одного заявителя могут рассматриваться как коммерческая деятельность и требовать оформления соответствующего договора.

Запись в центральный архив – процесс, требующий внимательной подготовки, но при соблюдении простых правил он становится доступным даже для новичков. Определите нужный архив, составьте чёткое заявление, воспользуйтесь удобным способом подачи (через Госуслуги, лично или электронной почтой) и подготовьте необходимые документы. Следуя рекомендациям выше, вы значительно увеличите шансы быстро получить нужную архивную информацию.

Удачных поисков в архивах!