Цель статьи – дать пошаговую инструкцию, какие документы нужны, куда и как обращаться, а также какие нюансы следует учитывать при запросе архивных сведений о трудовом стаже, полученном в Украине, если вы находитесь в России.

Почему может потребоваться запрос в архив

• Оформление пенсии в РФ (учёт трудового стажа, полученного в Украине).
• Получение социальных выплат, субсидий, компенсаций.
• Подтверждение стажа в рамках миграционных процедур (вид на жительство, гражданство).
• Судебные разбирательства, связанные с трудовыми правами.

Правовая основа запроса

Запросы в государственные архивы Украины регулируются следующими нормативными актами:

1. Закон Украины «Об архивном деле» от № 2585‑III.
2. Закон Украины «О доступе к публичной информации» от № 2939‑VIII.
3. Постановления Государственной архивной службы Украины (ГАСУ) о порядке предоставления архивных материалов.

Эти документы гарантируют право граждан (в т.ч. иностранных) на получение копий архивных материалов, если они нужны для защиты их законных интересов.

Куда обращаться

В зависимости от места работы в Украине запрос может быть направлен в:

• Государственную архивную службу Украины (ГАСУ) – центральный орган, который распределяет запросы по региональным архивам.
• Областные (краевые) архивы – если известен регион, где вы работали (например, Днепропетровский областной архив).
• Местные архивы предприятий – иногда документы хранятся в архивах бывших советских предприятий.

Способы подачи запроса из России

Существует несколько каналов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы.

Онлайн‑запрос через портал ГАСУ

• Перейдите на сайт archives.gov.ua.
• Зарегистрируйтесь в системе «Е‑запит» (нужен электронный адрес).
• Заполните форму запроса, указав:
  • ФИО заявителя.
  • Дата и место рождения.
  • Период и место работы (название предприятия, адрес, даты).
  • Перечень требуемых документов (трудовая книжка, справки, листы начислений и т.д.).
  • Контактные данные (почтовый адрес в России, e‑mail, телефон).
• Прикрепите сканы:
  • Паспорта (страница с фото и регистрацией).
  • Согласия на обработку персональных данных (можно написать в тексте запроса).
  • Если запрос подаёт представитель – доверенность.
• Отправьте запрос и сохраните подтверждение (номер заявки).

Электронная почта

Если онлайн‑портал недоступен, можно написать письмо‑запрос на официальный e‑mail архива:

• Для центрального архива – info@gasu.gov.ua.
• Для регионального архива – e‑mail, указанный на его официальном сайте.

В письме обязательно укажите все сведения, перечисленные в пункте 4.1, и приложите сканы документов в формате PDF.

Почтовый запрос (за пределами Украины)

Если электронные способы недоступны, отправьте запрос обычной почтой (с рекомендацией «заказным» и с уведомлением о вручении) на адрес архива.

В комплекте должны быть:

• Оригинал (или нотариально заверенная копия) паспорта.
• Согласие на обработку персональных данных.
• Подробный перечень требуемых материалов.
• Оплата за копирование (если архив требует).

Что должно быть в запросе (образец письма‑запроса)

От: Иванов Иван Сергеевич

Адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д.10, кв.5

Телефон: +7 (495) -23‑45‑67

E‑mail: ivanov@example.com

Кому: Государственная архивная служба Украины (ГАСУ)

Адрес: 01601, г. Киев, ул. Сагайдачного, 1



Тема: Запрос архивных документов для подтверждения трудового стажа



Уважаемые господа!



Я, Иванов Иван Сергеевич, г; рождения, гражданин Российской Федерации, прошу предоставить копии архивных документов, подтверждающих мой трудовой стаж в Украине за период  – .


Место работы:


Наименование предприятия: «Турбострой» (производственное объединение).
Адрес: г. Днепр, ул. Заводская, 12.
Должность: инженер‑технолог.


Перечень требуемых документов:

Трудовая книжка (выписка из неё).
Справка о стаже (форма 2‑н) с указанием начисленных страховых взносов.
Листы начислений по пенсионному фонду за указанный период.
Любые внутренние акты (приказы о приёме, переводе, увольнении).

Основание запроса: Статья 5 Закона Украины «Об архивном деле» и статья 8 Закона «О доступе к публичной информации» – право на получение информации, необходимой для защиты моих законных интересов (оформление пенсии в РФ).



Приложения:

Копия паспорта (страница с фото и регистрацией).
Согласие на обработку персональных данных (текст ниже).
Если запрос подаёт представитель – доверенность (нотариальная). 


Согласие на обработку персональных данных:

«Я, Иванов Иван Сергеевич, даю согласие Государственной архивной службе Украины на обработку моих персональных данных, полученных в рамках данного запроса, в целях предоставления запрашиваемой информации.»



Контактные данные для получения копий:


Электронная почта: ivanov@example.com
Почтовый адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д.10, кв.5


С уважением,

Иванов И. С.

______________________

(подпись)
 

Как оформить сопроводительные документы

• Копия паспорта – сканировать обе стороны, убедиться, что все данные читаются.
• Согласие на обработку ПДн – можно включить в тело письма (как в примере) или оформить отдельным документом, подписанным от руки.
• Доверенность (если запрос подаёт представитель) – нотариальная, с указанием полномочий «получать архивные документы от моего имени».
• Оплата – уточните стоимость копий у архива. При онлайн‑запросе часто можно оплатить банковской картой; при почтовом запросе – банковским переводом на счёт архива.

Что делать после отправки запроса

1. Получить подтверждение – в онлайн‑системе будет номер заявки, в письме – ответ с номером регистрации.
2. Сроки рассмотрения – согласно украинскому законодательству, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 дней. При необходимости срок может быть продлён до 60 дней (архив обязан уведомить об этом).
3. Контактировать – если в течение 30 дней нет ответа, отправьте уточняющее письмо, указав номер заявки.
4. Получение копий – архив может выслать сканы по e‑mail, отправить оригиналы по почте (за ваш счёт) или предоставить их в электронном виде через портал.
5. Легализация – для использования в РФ документы часто требуют нотариального заверения и апостиля (если требуеться). Апостиль ставится в Украине в отделе Министерства юстиции.
6. Перевод – документы на украинском/русском языке могут потребовать официального перевода на русский язык (приём в ПФР РФ).

Возможные трудности и как их преодолеть

• Санкции и ограничения доступа – в некоторых случаях архивы могут ограничить доступ к материалам, связанным с оборонными предприятиями. В таком случае рекомендуется обратиться в посольство Украины в России за разъяснением.
• Языковой барьер – запрос лучше писать на украинском или русском языке. Если пишете на русском, укажите «на украинском языке» в скобках, чтобы избежать недоразумений.
• Отсутствие точных данных о месте работы – постарайтесь собрать любую справку, старый договор, выписку из налоговой Украины. Чем больше информации, тем быстрее архив найдет нужные документы.
• Длительные сроки – если вам срочно нужны документы, можно воспользоваться услугами специализированных компаний‑посредников, которые работают с украинскими архивами.

Полезные ссылки и контакты

• Портал Государственной архивной службы Украины – https://archives;gov.ua
• Список региональных архивов – https://archives.gov.ua/uk/structure
• Украинское посольство в России – https://russia.mfa.gov.ua/ru
• Министерство юстиции Украины (апостиль) – https://minjust;gov.ua

Запрос в архив Украины из России – процесс, требующий внимательного сбора документов, правильного оформления письма‑запроса и выбора удобного канала коммуникации. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете получить официальные подтверждения трудового стажа, необходимые для оформления пенсии или иных социальных прав в РФ.

Помните: чем точнее и полнее будет ваш запрос, тем быстрее архив сможет найти нужные материалы и предоставить их вам.

Дата публикации: