Военный архив Санкт‑Петербурга (ФГБУ «Государственный архив Санкт‑Петербургской области», отдел «Военно‑исторический архив») хранит более 150 лет документов: личные дела военнослужащих, журналы боевых действий, списки потерь, наградные листы и многое другое. Если вам необходимо получить сведения о предке‑военнослужащем, подготовить материалы для генеалогического исследования или написать научную работу, следует правильно оформить запрос. В этой статье мы подробно расскажем, как это сделать.

Где находится архив и как с ним связаться

• Адрес: ул. Пушкина, д. 5, Санкт‑Петербург, 191023
• Телефон: +7 (812) -15‑45‑67
• E‑mail: military@spbarchive.rs
• Сайт: https://spbarchive.ru/military
• Режим работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда). Приём заявок в электронном виде 24/7.

Какие документы можно запросить

Военный архив хранит широкий спектр материалов, среди которых:

1. Личные дела (дела о приёме, переводе, награждении, увольнении) военнослужащих.
2. Журналы боевых действий, боевые отчёты, карты и планы.
3. Списки потерь, списки награждённых, медальные листы.
4. Документы о мобилизации, призыве, демобилизации.
5. Фотографии, письма, дневники.

Важно уточнить, что доступ к некоторым материалам может быть ограничен (например, сведения о сотрудниках спецслужб). В таких случаях архив может отказать в выдаче или предоставить лишь часть информации.

Как оформить запрос: пошаговая инструкция

Шаг 1. Сбор исходных данных

Для ускорения поиска подготовьте как можно больше сведений о нужном лице:

• ФИО (полное, с учётом возможных вариантов написания).
• Дата и место рождения.
• Воинская часть, род войск, звание.
• Период службы (год начала и окончания).
• Номер личного дела (если известен).
• Дополнительные сведения: награды, участие в конкретных сражениях, фамилия супруги/супруга.

Шаг 2. Выбор формы подачи заявки

Запрос можно отправить:

• Электронно через форму на официальном сайте архива.
• По почте (отправить заполненный бланк и копию паспорта).
• Лично в архив (только после предварительной записи).

Шаг 3. Заполнение бланка «Заявление о предоставлении документов из архива»

Бланк доступен для скачивания по ссылке. В нём необходимо указать:

1. Контактные данные заявителя (ФИО, адрес, телефон, e‑mail).
2. Подробное описание запрашиваемого документа (см. пункт 2).
3. Цель запроса (исследование, семейная история, публикация и т.д.).
4. Указание формы получения (копия, оригинал, скан‑файл).
5. Подпись и дату.

Если запрос подаёт представитель (например, генеалог), необходимо приложить доверенность в оригинале или заверенную копию.

Шаг 4. Прикрепление подтверждающих документов

Для большинства запросов требуется приложить:

• Копию паспорта (страницы с ФИО и датой рождения).
• Если запрос касается умершего, свидетельство о смерти или завещание.
• Документ, подтверждающий родство (свидетельство о рождении, браке).

Шаг 5. Оплата услуг

Стоимость зависит от объёма и формата выдачи:

Оплата производится банковским переводом на счёт архива (реквизиты указаны в письме‑подтверждении) или наличными при личном визите.

Шаг 6. Отправка заявки

После заполнения всех полей и прикрепления документов отправьте заявку:

• Электронно – загрузив файлы в форму на сайте.
• По почте – на указанный выше адрес, с пометкой «Вниманию отдела военного архива».

Что происходит после подачи запроса

1. Регистрация заявки. В течение 1‑2 рабочих дней вы получите автоматическое подтверждение с номером заявки.
2. Экспертиза. Специалисты проверяют наличие запрашиваемых материалов в фондах (это может занять от 3 до 15 дней).
3. Оценка стоимости. Вам будет отправлен расчёт стоимости копий/сканов.
4. Оплата; После подтверждения оплаты архив приступает к подготовке материалов.
5. Выдача. Готовый пакет можно получить лично (по предоплате) или получить в электронном виде на указанный e‑mail.

Сроки выполнения

Стандартный срок – от 10 до 30 рабочих дней в зависимости от объёма и сложности поиска. При выборе экспресс‑услуги срок сокращается до 5‑7 дней, но стоимость возрастает.

Полезные рекомендации и часто задаваемые вопросы

Как ускорить поиск?

• Укажите как можно больше точных данных (номер части, дату службы).
• Если не знаете точного номера части, укажите хотя бы регион и тип части (пехота, артиллерия, ВМФ).
• При наличии фотографий или отсканированных документов приложите их – это помогает идентифицировать дело.

Можно ли получить оригиналы документов?

Обычно архив выдаёт только копии. Оригиналы находятся в постоянном хранении и выдаются лишь в исключительных случаях (например, судебные разбирательства) после получения специального разрешения.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

В письме‑отказе будет указана причина (например, «документ относится к категории закрытой информации»). Вы можете:

1. Подать апелляцию в Госархив России в течение 30 дней.
2. Обратиться к Министерству обороны РФ за разрешением (для военно‑секретных материалов).

Можно ли запросить несколько документов в одной заявке?

Да, в заявке можно перечислить несколько пунктов. Главное – чётко разделить их в списке и указать, к какому лицу каждый относится.

Пример заполненного заявления

Заявление о предоставлении документов из военного архива
____________________________________________________

Заявитель:
ФИО: Иванов Сергей Петрович
Адрес: ул. Ленина, д. 12, кв. 34, Санкт‑Петербург, 191014
Телефон: +7 (921) -23‑45‑67
E‑mail: serg.ivanov@example.com

Запрашиваемый документ:
Личное дело № 45678/1978 военнослужащего Петрова Алексея Ивановича,
 служившего в 2‑м танковом полку, г. Ленинград, 1941‑1945 гг.
 Цель: семейное генеалогическое исследование.

Форма получения: скан‑копия PDF, отправить на e‑mail.

Подпись: ______________________ Дата: 

Контактные данные для уточнений

Если у вас возникли вопросы, свяжитесь с архивом по телефону или e‑mail. Ниже указаны часы приёма звонков:

• Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00
• Сб, Вс – выходные

Также можно записаться на личный приём через онлайн‑календарь здесь.