Справка о заработной плате (справка 2‑НДФЛ) часто требуется при оформлении кредита, аренды жилья, подачи в суд или для подтверждения доходов перед государственными органами․ Если нужный документ был выдан ранее, а оригинал утерян или требуется подтверждение за более длительный период, его можно запросить в архив организации‑работодателя․

Когда нужен запрос в архив?

• Сотрудник уволился и нуждается в справке за годы работы, которые уже не хранятся в кадровой документации․
• Работодатель сменил название, форму собственности или был реорганизован, а архивные документы находятся в новом юридическом лице․
• Требуется справка за несколько лет, а в отделе кадров хранят только текущие (до 3‑х лет) сведения․
• Справка нужна в суд, налоговую инспекцию или в банк, где требуется подтверждение доходов за конкретный период․

Правовая основа

Запрос в архив регулируется несколькими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ст․ 80‑81) – работодатель обязан вести и хранить кадровую документацию не менее 5 лет после увольнения․
2. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» – определяет порядок создания, хранения и предоставления архивных документов․
3. Федеральный закон № 44‑ФЗ «Об организации государственного контроля (надзора) в сфере труда» – устанавливает обязательность выдачи справок о доходах по запросу работника․

Кому направлять запрос?

Запрос в архив может быть направлен:

• В отдел кадров (если компания сохраняет архивные документы в собственных помещениях)․
• В архив организации (если предприятие имеет отдельный архивный отдел)․
• В филиал или представительство работодателя, где вы работали․
• В государственный архив (в случае ликвидации организации, когда её документы переданы в государственный архив)․

Что должно быть в запросе?

Для ускорения обработки заявления рекомендуется включить следующие сведения:

1. Полные ФИО заявителя (как в паспорте)․
2. Дата рождения и ИНН (для идентификации)․
3. Трудовой договор (номер, дата заключения) или табельный номер․
4. Период, за который требуется справка (например, с по )․
5. Контактные данные (телефон, e‑mail, почтовый адрес)․
6. Основание запроса (например, «для подачи в банк»)․
7. Подпись заявителя и дату․

Как оформить запрос: пошаговое руководство

Шаг 1․ Сбор необходимых документов

• Копия паспорта (страница с ФИО)․
• Копия ИНН․
• Трудовой договор или справка с места работы (если есть)․
• Согласие на обработку персональных данных (можно включить в текст запроса)․

Шаг 2․ Подготовка письма‑запроса

Письмо оформляется в свободной форме, но лучше использовать официальный стиль и шаблон (см․ ниже)․

Шаг 3․ Выбор способа доставки

• Электронная почта (если у организации есть официальная почта для запросов)․
• Факс․
• Почтовое отправление заказным письмом с описью вложения․
• Лично в руки (при наличии возможности)․

Шаг 4․ Ожидание ответа

Согласно законодательству, работодатель обязан рассмотреть запрос в течение 30 дней․ При необходимости могут потребоваться уточнения – будьте готовы предоставить их быстро․

Образец запроса в архив

ООО «Пример»
Отдел кадров / Архив
123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10
От: _______________________________
 Иванов Иван Иванович
 г․р․, ИНН 770123456789
 Паспорт: 45 12 345678, выдан ОВД г․ Москвы 
 Тел․: +7 (495) -23‑45‑67
 e‑mail: ivanov@example․com

«__» __________ 2026 г․

ЗАПРОС о выдаче справки о заработной плате (справка 2‑НДФЛ) за период
 – 

В соответствии со ст․ 80 Трудового кодекса РФ и Федеральным законом № 125‑ФЗ
«Об архивном деле» прошу предоставить справку о заработной плате (справка 2‑НДФЛ)
за указанный выше период․ Справка необходима для подачи документов в банк
(кредитная заявка № 123456789)․

К запросу прилагаю:
Копию паспорта․
Копию ИНН․
Копию трудового договора № ТД‑001 от ․
Согласие на обработку персональных данных․
Прошу выслать готовый документ на указанный e‑mail либо направить
почтовым отправлением по адресу: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10,
кв․ 45;

С уважением,
_____________________
(подпись)

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени занимает подготовка справки?

В среднем – от 5 до 15 рабочих дней, в зависимости от объёма архивных материалов и загруженности отдела․

Нужно ли платить за выдачу справки?

Согласно законодательству, выдача справки о заработной плате по запросу работника
является бесплатной․ Платные услуги могут быть связаны только с экспресс‑выдачей
(например, в течение 24 часов) и должны быть согласованы заранее․

Что делать, если работодатель отказался выдавать справку?

В таком случае можно обратиться в Трудовую инспекцию или в Суд с иском о принудительном
выдаче документа․ Также возможно подать жалобу в Федеральную службу по труду и занятости․

Полезные рекомендации

• Сохраняйте копию запроса – отправляйте письма заказным письмом с уведомлением о вручении․
• Указывайте конкретный период – это ускорит поиск нужных архивных листов․
• Если у вас есть доступ к электронному архиву (например, через корпоративный портал), попробуйте найти справку самостоятельно․
• При необходимости уточните форму выдачи – бумажный оригинал, скан в PDF или электронную подпись․

Запрос в архив справки о заработной плате – обычная процедура, требующая лишь правильного оформления заявления и наличия необходимых документов․ Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете получить требуемую справку быстро и без лишних осложнений․

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому делопроизводству или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве․