Если вам необходимо получить сведения о предках, родственниках или других членах семьи, которые проживали на территории современной Украины, вы можете обратиться в государственные архивы. В статье подробно описаны юридические основы, виды архивов, необходимые документы и практические рекомендации, которые помогут оформить запрос быстро и без лишних проблем.

Правовая база запросов в архивы

В Украине деятельность архивов регулируется следующими нормативными актами:

• Закон Украины «Об архивах и архивном деле» (от г.) – определяет порядок доступа к архивным документам.
• Закон Украины «О государственной тайне» – ограничивает доступ к документам, содержащим сведения, подпадающие под тайну.
• Постановление Кабинета Министров Украины № 1085 от г. – регламентирует электронный порядок подачи запросов.

Согласно этим актам любой гражданин (в т.ч. и иностранный) имеет право запросить копию архивных материалов, если они не находятся под ограничением доступа.

Какие архивы могут содержать сведения о родственниках?

Как подготовить запрос?

1. Определите цель и тип информации. Это может быть поиск свидетельства о рождении, браке, воинской службы, миграционных записей и т.д.
2. Соберите исходные данные. Чем точнее вы укажете ФИО, дату и место рождения, имя родителей, тем быстрее архивисты смогут найти нужный документ.
3. Выберите архив. Если известен регион (например, Киевская область), начните с областного архива. При отсутствии информации – обратитесь в Государственный архив Украины.
4. Подготовьте письменный запрос. В запросе укажите:
   • Полные ФИО искомого лица;
   • Дата и место рождения (по возможности);
   • Имена родителей, супруг(а), детей;
   • Тип документа (свидетельство о рождении, браке, военный билет и т.п.);
   • Цель получения (семейное древо, гражданство, наследство и др.);
   • Контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail);
   • Готовность оплатить услуги (копирование, пересылка).
5. Приложите копии удостоверяющих документов. Это может быть ваш паспорт, документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, о рождении), а также доверенность, если запрос подаёт представитель.
6. Определите форму подачи. Запрос можно отправить:
   • по почте (с конвертом, обратным адресом);
   • через электронную форму на сайте архива;
   • лично, посетив архивный отдел.

Пример письма‑запроса

Кому: Государственный архив Украины, отдел гражданских актов
От: Иванов Иван Петрович
Адрес: 01001, г. Киев, ул. Крещатик, 12, кв. 34
Телефон: +380 67 123 45 67
E‑mail: ivanov@example.com

ЗАПРОС О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ КОПИИ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА

Уважаемые коллеги!

Прошу предоставить копию свидетельства о рождении моего деда Петрова Николая Ивановича, родившегося 12 марта 1910 г. в селе Каменка, Громовской волости, Киевской губернии (ныне Киевская область). 

Дополнительные сведения:
- Отец: Петров Иван Семёнович (1905–1972)
- Мать: Петрова Мария Петровна (1908–1980)
- Супруга: Петрова (Гончарова) Ольга Петровна (1912–1995)
Запрос делаю в целях составления семейного древа и получения гражданства Украины.

Готов оплатить услуги копирования и пересылки. При необходимости прошу связаться со мной по телефону или e‑mail.

С уважением,
Иванов Иван Петрович

Сроки и стоимость

• Стандартный срок рассмотрения запроса – до 30 календарных дней с момента получения всех необходимых документов.
• Если запрос требует поиска в больших фондах, срок может быть продлён до 60 дней.
• Стоимость копий зависит от объёма и формата:
  • Копия на бумаге (А4) – от 30 грн за лист;
  • Электронный скан (PDF) – от 15 грн за лист;
  • Пересылка по Украине – 25‑50 грн, за границу – от 150 грн.
• Оплата обычно производится банковским переводом, через терминалы «ПриватБанк», «Ощадбанк» или наличными в кассе архива.

Онлайн‑запрос через портал «Е-Архив»

С 2022 года большинство государственных архивов Украины работают через единый портал Е-Архив. Чтобы оформить запрос онлайн, выполните следующие шаги:

1. Зарегистрируйтесь на сайте, указав действующий e‑mail.
2. В личном кабинете выберите «Создать запрос» и заполните форму (см. пункт 3).
3. Загрузите сканы удостоверяющих документов (паспорт, свидетельство о браке, доверенность).
4. Укажите способ оплаты и произведите её через онлайн‑платёжную систему.
5. Отправьте запрос. Вы получите автоматическое подтверждение и номер заявки.
6. Следите за статусом в личном кабинете – система будет уведомлять о готовности копий.

Что делать, если запрос отклонён?

Отказ может быть связан с:

• Отсутствием прав доступа (документ относится к государственной тайне).
• Недостаточностью предоставленных данных.
• Отсутствием оригинального документа в фонде.

В случае отказа архив обязан выдать письменный мотивированный ответ. Вы можете:

1. Уточнить недостающие сведения и подать запрос повторно.
2. Обратиться в Управление по делам архивов при Кабинете Министров Украины с жалобой.
3. Воспользоваться услугами профессионального архивиста‑исследователя.

Полезные советы

• Соберите как можно больше исходных данных. Даже небольшие детали (например, название церкви, где был зарегистрирован акт) ускоряют поиск.
• Если не уверены в правильном архиве, начните с Государственного архива Украины – они могут перенаправить ваш запрос.
• Для запросов из-за границы рекомендуется оформить доверенность на представителя в Украине.
• Храните копии всех отправленных документов и подтверждений оплаты.
• При работе с церковными архивами учитывайте, что доступ может регулироваться внутренними правилами конфессии.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить сведения о родственниках, умерших более 100 лет назад?

Да. По закону архивные документы становятся общедоступными через 30 лет после даты их создания, если они не подпадают под особый режим охраны.

Какие документы нужны, если я ищу сведения о предке, который был военнослужащим?

Необходимо указать полное ФИО, дату и место рождения, а также воинскую часть (если известна). При возможности приложите копию военного билета предка или его свидетельство о смерти.

Можно ли получить копию онлайн без посещения архива?

Да. Через портал Е-Архив вы можете получить скан в формате PDF, который будет отправлен на ваш e‑mail.

Сколько стоит запрос в международный архив (например, в Польше) о предках, эмигрировавших из Украины?

Стоимость зависит от конкретного архива. Обычно берут плату за поиск (от 50 до 200 евро) и за копии документов (от 5 до 20 евро за лист).

Можно ли запросить сведения о родственниках, если я не являюсь их прямым потомком?

Да, но в таком случае архив может потребовать более детальное обоснование интереса (например, научный проект, генеалогическое исследование).

Запрос в архив о родственниках в Украине – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения формальностей. Подготовив точные данные, правильно оформив запрос и выбрав удобный способ подачи (по почте, лично или онлайн), вы значительно ускорите получение нужных документов. Не забывайте о праве на доступ к архивным материалам и о возможности оспаривать отказ, если он был необоснованным.

Удачной вам поисковой работы и успешного восстановления семейных историй!