Государственные архивы Российской Федерации формируют Архивный фонд Российской Федерации — совокупность документов, признаваемых национальным достоянием и подлежащих обязательному постоянному хранению; Понимание того, какие именно документы попадают в государственные архивы, критически важно для государственных органов, организаций, ученых и граждан, обращающихся за архивными справками.

Законодательная основа и ключевые понятия

Основным нормативным актом, регулирующим этот процесс, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. Приказом Минкультуры России от № 526) и Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ).

Согласно статье 21 Закона об архивном деле, документы в государственной или муниципальной собственности по истечении сроков временного хранения передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Главный критерий отбора: Долговременная ценность

Не все документы, заканчивающие срок хранения в ведомстве, попадают в госархив. Фундаментальный критерий — долговременная (постоянная) ценность.

Документы обладают долговременной ценностью, если они имеют научное, историческое, культурное или иное общественное значение, что делает их частью Архивного фонда Российской Федерации.

Именно экспертиза ценности документов (провеждаемая экспертными комиссиями с участием архивистов) решает судьбу дела: уничтожение или передача в архив.

Категории документов, входящих в государственные архивы

Состав Архивного фонда России крайне разнообразен и охватывает историю страны с древнейших времен до наших дней. На примере крупнейших федеральных архивов (ГАРФ, РГИА, РГАЭ, РГВИА и др.) можно выделить ключевые группы документов:

А. Документы высших органов государственной власти и управления

• Акты законодательной и исполнительной власти (указы, манифесты, указы, постановления, распоряжения).
• Документы Совета министров, Совета народных комиссаров, Правительства РФ.
• Материалы заседаний высших партийных органов (для советского периода).

Б. Документы центральных ведомств и министерств

• Доклады, справки, статистические материалы, переписка министерств (МВД, МИД, Минфина, Народного комиссариата просвещения и т.д.).
• Дела по законодательству, административно-территориальному устройству, финансам, торговле, промышленности, транспорту, образованию, здравоохранению.

В. Документы по политической, социально-экономической и культурной истории

В фондах Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ) хранится около 7 миллионов дел (по данным Росархива), отражающих историю России XIX–XXI вв. В том числе:

• Документы по реформам (крестьянская, судебная, земская, городская);
• Материалы по революционным движениям, истории КПСС, Советской власти.
• Документы по Великой Отечественной войне (в т.ч. ГКО, Ставка ВГК).
• Фонды по истории науки, культуры, просвещения, здравоохранения.

Г. Документы дореволюционного периода (довосточные архивы)

Российский государственный исторический архив (РГИА) — крупнейший исторический архив Европы — хранит документы до 1917 года:

• Древлехранилище: наиболее важные акты внешней и внутренней политики до конца XVIII века.
• Документы Сената, Святейшего Синода, коллегий, министерств XIX – начала XX века.
• Документы по истории крестьянства, дворянства, города, церкви, внешней политики.

Д. Специализированные отраслевые архивы

• РГАЭ (Российский гос. архив экономики): документы по народному хозяйству, планам, статистике, личный состав упраздненных минэкономразвития и ведомств.
• РГВИА (Российский гос. военно-исторический архив): документы Военного министерства, Генерального штаба, войсковых управлений до 1917 г.
• РГАЛИ (Российский гос. архив литературы и искусства): личные фонды писателей, художников, композиторов, театральные фонды.
• Архив Президента РФ (АП РФ): документы высших органов власти РСФСР/РФ с 1991 г., личные фонды политических деятелей.

Е. Личные фонды и документы физических лиц

Особое место занимают личные фонды выдающихся государственных, политических, военных, научных, культурных деятелей. Примером недавних находок служит обнаружение в архиве НГПУ аттестата зрелости и дубликата зачетки Варвары Булгаковой — сестры М.А. Булгакова. Такие документы пополняют архивы в порядке передачи наследниками или выкупа у частных лиц.

Ж. Документы местного значения (Муниципальные архивы)

В государственные архивы субъектов РФ (краевые, областные, городские, например, ГА Новгородской области, ГА Хабаровского края, ЦГАТО Москвы) передаются:

• Документы органов местного самоуправления (дум, исполкомов, администраций).
• Документы местных предприятий, учреждений, организаций.
• Метрические книги (ЗАГС), ревизские сказки, confesionalные росписи — главные источники для генеалогических запросов (родословные деревья, таблицы, выписки).

Процесс передачи документов в государственный архив

Передача — это строго регламентированная процедура, которую часто делегируют специализированным архивным компаниям (например, «Делис Архив», «Прайд-Архив»). Основные этапы:

1. Формирование внутренней экспертной комиссии в организации-владельце документов.
2. Экспертиза ценности и сроков хранения каждого дела (составление акта экспертизы).
3. Систематизация и обработка: упорядочивание дел в фонды, описи, нумерация листов, сшивка, оформление обложек.
4. Составление описей (инвентарей) — основного учетного документа архива.
5. Согласование описей с экспертной комиссией принимающего государственного архива (может длиться месяцами).
6. Подписание договора о передаче документов на постоянное хранение.
7. Физическая передача дел в архивное хранилище с оформлением акта приема-передачи.

Учетные документы, сопровождающие архивные фонды

Сами архивы ведут строгий учет принятых фондов. Состав и формы учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены Приказом Минкультуры № 526. К ним относятся:

• Фондовые описи (инвентаризационные описи дел) — основной поисковый прибор.
• Описи по личным фондам.
• Паспорта фондов (краткая характеристика фонда: создатель, даты, объем, история формирования).
• Справочники, указатели, тематические каталоги.
• Центральный фондовый каталог (ЦФК), общероссийская информационная система (ведутся Росархивом).

Цифровизация и современный доступ

Государственные архивы активно переходят на цифровые технологии. Например, в июне 2026 года в Госархив Владимирской области поставили планетарный сканер ЭларСкан А1-800КС для бережной оцифровки крупноформатных документов. Это позволяет:

• Обеспечить сохранность оригиналов (исключить физический контакт).
• Предоставлять удаленный доступ к оцифрованным делам через порталы архивов и «Единый портал государственных услуг».
• Ускорить выдачу архивных справок и копий документов гражданам.

Что НЕ входит в государственный архив (исключения)

Важно понимать, что в госархив не передаются:

• Документы с истекшими сроками хранения, не прошедшие экспертизу на долговременную ценность (подлежат уничтожению).
• Документы, содержащие государственную тайну (до снятия грифа секретности) — они хранятся в специальных архивах (например, Архив Президента РФ, архивы спецведомств).
• Документы частных лиц и некоммерческих организаций, не имеющие общественного значения (хранятся у собственников или в частных архивах).
• Текущая документация, находящаяся в стадии активного использования (срок хранения не истек).

Практическое значение для граждан и организаций

Для граждан:

• Получение архивных справок о стаже, зарплате, наградах, репрессиях, родственных связях (генеалогия).
• Обращение в архив возможно лично, по почте или через Госуслуги (МФЦ).

Для организаций:

• Обязательность подготовки документов к передаче в архив при ликвидации или реорганизации.
• Штрафы за нарушение сроков и правил передачи (КоАП РФ).
• Экономия площадей офисов и средств на хранение за счет передачи в госархив (бесплатно для госорганов, платно для коммерческих организаций по тарифам архива).

Государственные архивы России — это не просто склады старых бумаг, а сложная система сохранения Архивного фонда Российской Федерации. В них входят документы, имеющие научную, историческую, культурную и правовую ценность: от указов императоров и постановлений Совнаркома до метрических книг и личных писем писателей. Понимание критериев отбора и процедуры передачи позволяет организациям соблюдать закон, а гражданам — эффективно пользоваться правом на доступ к архивной информации.

Статья подготовлена на основе данных Федерального архивного агентства (Росархив), сайтов ГАРФ, РГИА, РГАЭ, нормативных актов Минкультуры России и материалов архивной практики по состоянию на 2026 год.