Карточка фонда – один из ключевых документов, обеспечивающих систематизацию, учёт и контроль над архивными материалами в государственных, муниципальных и частных архивах России. В статье подробно рассматривается нормативно‑правовая база, структура карточки, её заполнение, а также предоставляются готовый образец и практические советы.
Нормативно‑правовая база
Содержание и форма карточки фонда регулируются рядом нормативных актов:
- Приказ Росархива от № 11 «О формах учётных документов в архивных фондах» (приложение 30, приложение 54).
- Приказ Минюста России от № 110 (ред. от ) «Об утверждении Инструкции по работе архивов Федеральной службы исполнения наказаний».
- Основные правила работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от № 263).
- Федеральное архивное агентство (2022) – актуализированный образец карточки фонда.
Все эти документы согласованы между собой, поэтому при заполнении карточки следует ориентироваться на последний действующий образец (приложение 54 к пп. 15.6.4 и 15.6.10).
Что такое карточка фонда?
Карточка фонда – это учётный лист, в котором фиксируются сведения о каждом архивном документе (или группе документов) в пределах определённого архивного фонда. Карточка обеспечивает:
- Контроль за сохранностью и наличием документов;
- Упрощение поиска и выдачи материалов пользователям;
- Подготовку статистических отчётов и инвентаризаций;
- Соблюдение требований законодательства о хранении архивных документов.
Структура карточки фонда (по образцу Приложения 54)
Ниже перечислены основные поля карточки, их назначение и рекомендации по заполнению.
| Поле | Сокращение | Содержание | Примечание |
|---|---|---|---|
| Номер карточки | № | Уникальный порядковый номер в пределах фонда | Заполняется автоматически при вводе в электронную систему |
| Наименование фонда | Фонд | Полное официальное название фонда (например, «Фонд делопроизводства Министерства юстиции РФ») | Указывается без сокращений |
| Код фонда | Код | Алфавитно‑цифровой код, присвоенный архивом (по классификатору) | См. классификатор архивных фондов |
| Дата | Дата (день‑месяц‑год) формирования оригинального документа | Если точная дата неизвестна – указывается диапазон | |
| Номер (пометка) документа | № док. | Официальный номер или пометка (например, № 12/2023) | Обязательно для всех официальных бумаг |
| Автор (организация‑источник) | Автор | Наименование организации‑источника или ФИО автора | Если документ коллективный – указывается название организации |
| Наименование документа | Краткое, но ёмкое название () документа | Не более | |
| Формат | Формат | Тип носителя: бумажный, микрофильм, электронный файл и т.п. | Указывается также размер (А4, А3, 35 см × 45 см и др.) |
| Количество листов (единиц) | Кол‑во | Общее число листов, страниц, микрофильмов и т.д. | Для электронных файлов – количество файлов |
| Состояние документа | Сост. | Отметка о сохранности: «Отличное», «Хорошее», «Удовлетворительное», «Повреждённое» | При наличии повреждений указывается характер (разрывы, пятна, выцветание) |
| Место хранения | Место | Номер и название архивного отделения, ячейки, коробки, полки | Пример: «Отдел 3, ячейка 12, коробка 5» |
| Ответственный за документ | Ответ. | ФИО архивариуса, ответственного за учёт данного документа | Указываеться подпись и дата внесения записи |
| Примечания | Прим. | Дополнительные сведения (например, ограничения доступа, ссылки на связанные документы) | Не более |
Как правильно заполнить карточку фонда: пошаговая инструкция
- Подготовка. Убедитесь, что у вас есть оригинальный документ (или его копию) и доступ к классификатору фондов вашего архива.
- Определение кода фонда. По классификатору найдите соответствующий код и впишите его в поле «Код».
- Заполнение основных полей:
- Укажите номер карточки – обычно это порядковый номер в журнале учёта.
- Впишите наименование фонда полностью.
- Укажите дату создания документа (если известна).
- Запишите номер (пометку) документа в соответствии с оригиналом.
- Укажите автора и наименование документа;
- Технические характеристики. Определите формат (бумага, микрофильм, электронный файл) и количество листов/единиц.
- Оценка состояния. Проведите визуальный осмотр, отметьте наличие повреждений и укажите их в поле «Состояние» и «Примечания».
- Местоположение. Запишите точный адрес хранения (отдел, ячейка, коробка, полка). При перемещении документа карточка должна быть обновлена.
- Ответственный. Подпишите карточку, указав ФИО архивариуса и дату внесения записи.
- Контроль качества. После заполнения проверьте карточку на отсутствие пропусков и опечаток. При необходимости проведите сверку с оригиналом.
Пример заполненной карточки фонда (в виде таблицы)
| № | Фонд | Код | Дата | № док. | Автор | Формат | Кол‑во | Сост. | Место | Ответ. | Прим. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 001 | Фонд делопроизводства Министерства юстиции РФ | MJ-2022-01 | № 12/2022 | Министерство юстиции РФ | Постановление о порядке ведения электронного архива | Электронный файл (PDF) | 1 файл (2,3 МБ) | Отличное | Отдел 2, ячейка 7, коробка 3 | Иванов И.И., | Доступ ограничен: только сотрудники Минюста |
| 002 | Фонд исторических документов Архивного отдела г. Москва | MO-1985-07 | № 7/85 | Госкомитет по делам культуры | Протокол заседания Совета по сохранению памятников | Бумага, А4 | 12 листов | Хорошее (небольшие пятна) | Отдел 1, ячейка 12, коробка 9 | Петрова А.С., | Переплет требует реставрации |
Часто встречающиеся ошибки при заполнении карточки фонда
- Отсутствие кода фонда – без него невозможно отнести документ к нужному классификатору.
- Неполные даты – указывайте полную дату (дд.мм.гггг) или чётко обозначенный диапазон.
- Сокращения в названиях – в официальных карточках запрещено использовать непроверенные аббревиатуры.
- Неуказание состояния – даже если документ «в порядке», отметка «Отличное» обязательна.
- Ошибки в месте хранения – при перемещении документа обновляйте карточку сразу, иначе будет потеряна информация о местоположении.
- Отсутствие подписи ответственного – без подписи запись считается недействительной.
Переход к электронному учёту
С 2020‑х годов большинство архивов России внедряют Электронные системы учёта архивных фондов (ЭСУФ). Преимущества:
- Автоматическое присвоение уникального номера карточки.
- Возможность мгновенного поиска по любому полю.
- Контроль версий: при изменении места хранения система сохраняет историю изменений.
- Интеграция с системами документооборота и электронными архивами.
Тем не менее, в большинстве учреждений сохраняется печатный образ карточки (по приказу Росархива), который хранится в архивном отделе рядом с оригиналом. При этом электронная версия считается «ведущей», а бумажная – резервной.
Как скачать актуальный образец карточки фонда
Для удобства работы архивариусов предоставляются готовые шаблоны в формате RTF и PDF. Ниже указаны ссылки (по состоянию на ):
- Образец карточки фонда (RTF, 2022 г.)
- Образец карточки фонда (PDF, 2022 г.)
- Обновлённый образец (RTF, 2026 г.)
Все файлы доступны для бесплатного скачивания и соответствуют требованиям Приказа Росархива от № 11.
Карточка фонда – фундаментальный документ, без которого невозможно обеспечить надёжный учёт и сохранность архивных материалов. Соблюдение нормативных требований, внимательное заполнение всех полей и своевременное обновление информации позволяют:
- Сократить риск потери или порчи документов;
- Упростить работу архивных сотрудников и исследователей;
- Подготовить архив к проверкам и аудиту;
- Обеспечить соответствие современным требованиям цифрового архива.
Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете быстро и без ошибок оформить карточку фонда, а также адаптировать процесс к электронным системам учёта.
Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT, 2026 г.