Карточка фонда – один из ключевых учётных документов в системе архивного дела Российской Федерации. Она служит для централизованного учёта архивных фондов, обеспечивает быстрый поиск сведений о составе, объёме и месте хранения документов, а также является основой для формирования фондовых каталогов, путеводителей и справочников.

Что такое карточка фонда?

Карточка (архивного) фонда – учётный документ, содержащий:

• название фонда (с указанием всех переименований и дат этих переименований);
• номер фонда;
• название архива, в котором хранится фонд;
• название вышестоящего архивного органа;
• дата первого поступления карточки фонда в архивный орган;
• объём фонда (включая описанные и неописанные дела) на 1 января текущего года;
• состав фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов;
• место хранения (полный адрес архива, номер хранилища, стеллажа и т;п.);
• форма собственности (федеральная, субъекта РФ, муниципальная, физическое лицо, юридическое лицо, совместная);
• срок хранения (для негосударственной части Архивного фонда РФ);
• ссылки на печатные издания, где имеются сведения о фонде (записки отдела рукописей, путеводители и др.).

Карточка составляется в двух экземплярах после заполнения списка фондов и листа фонда при первом поступлении дел фонда постоянного хранения в ведомственный архив.

---

Нормативная база

Основные положения, регулирующие оформление и ведение карточек фондов, содержатся в следующих документах:

1. Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. № 11 «Об утверждении Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» – Приложение 2 содержит образец карточки фонда.
2. Приказ Росархива от 13 февраля 2002 г. № 16 «Карточка фонда основные правила работы государственных архивов РФ» (актуально в 2019 году).
3. Регламент государственного учёта документов Архивного фонда РФ (утв. Приказом Росархива от № 11).
4. Методические рекомендации по составлению карточек фондов, изданные Федеральным архивным агентством.

Эти нормативные акты определяют обязательные реквизиты, порядок заполнения, сроки обновления и требования к хранению карточек.

---

Структура и содержание карточки фонда

Обязательные реквизиты

№	Реквизит	Краткое описание
1	Наименование фонда	Полное название с указанием всех переименований и дат их внесения.
2	Номер фонда	Уникальный идентификатор в рамках архива.
3	Архив хранения	Наименование архива, где находится фонд.
4	Вышестоящий архивный орган	Орган, осуществляющий методическое руководство архивом.
5	Дата первого поступления карточки	Дата, когда карточка была зарегистрирована в учётной системе архива.
6	Объём фонда	Количество дел (описанных и неописанных) на 1 января текущего года, выраженное в единицах хранения.
7	Состав фонда	Перечень структурных частей фондообразователя или групп документов с указанием крайних дат (начальная и конечная).
8	Место хранения	Полный адрес: здание, этаж, номер хранилища, стеллаж, полка.
9	Форма собственности	Федеральная, субъекта РФ, муниципальная, частная, совместная и т.д.
10	Срок хранения	Для негосударственной части Архивного фонда РФ – установленный нормативным актом период.
11	Ссылки на источники	Библиографические данные о печатных изданиях, где упоминается фонд (записки отдела рукописей, путеводители, статьи).

Факультативные поля

В зависимости от специфики архива и типа фонда могут добавляться:

• Примечания о состоянии сохранности документов;
• Информация о наличии или отсутствии описей, индексов, карточек в каталогах;
• Данные оцифровки (наличие электронных копий, ссылки на цифровые ресурсы);
• Сведения о проведённой реставрации или консервации;
• Отметки о проведённой экспертизе или аттестации фонда.

---

Порядок составления и ведения карточки фонда

1. Подготовка исходных данных – заполняется список фондов и лист фонда на основе первичной описи дел.
2. Заполнение карточки – вносятся все обязательные реквизиты согласно образцу Приложения 2 к Регламенту.
3. Проверка и утверждение – карточка проверяется ответственным сотрудником отдела учёта, затем подписывается руководителем архива.
4. Регистрация – одна копия помещается в фондовый каталог (алфавитный или систематический), другая – в личную картотеку фонда;
5. Обновление – при изменении любого из реквизитов (переименование фонда, изменение объёма, место хранения и т.п.) вносится исправление с указанием даты изменения и подписи ответственного лица.
6. Хранение – карточки хранятся в специальных картотеках или электронных базах данных, обеспечивающих быстрый поиск и защиту от повреждений.

---

Использование карточки фонда в архивной работе

• Учёт и контроль – карточка служит основой для формирования годовых отчётов о состоянии архивного фонда.
• Поиск и предоставление информации – по карточке можно быстро определить, где находится нужный фонд, какой у него объём и состав.
• Формирование справочных изданий – данные из карточек используются при составлении путеводителей, указателей, электронных каталогов.
• Подготовка запросов – при оформлении запросов на выдачу документов сотрудники ссылаются на реквизиты карточки.
• Аудит и инвентаризация – при проведении инвентаризации архивных фондов карточки сверяются с фактическим наличием дел.

---

Пример заполнения карточки фонда (упрощённый вид)

Карточка фонда № 1245
Наименование фонда: Фонд личных документов И.И. Иванова (переименован в 1992 г. из «Архива И.И. Иванова»)
Архив хранения: Объединённый государственный архив Челябинской области
Вышестоящий архивный орган: Федеральное архивное агентство
Дата первого поступления карточки: 
Объём фонда: 342 ед. хр. (на )
Состав фонда:
 • Личная переписка (1880‑1915) – 112 ед. хр.
 • Дневники и записные книжки (1890‑1920) – 78 ед. хр.
 • Фотоматериалы (1900‑1930) – 52 ед. хр.
 • Печатные труды и публикации (1905‑1925) – 100 ед. хр.
Место хранения: зал № 3, стеллаж 12, полка 4
Форма собственности: государственная (федеральная)
Срок хранения: бессрочно
Ссылки на источники:
 • Путеводитель по фондам ОГАЧО, вып. 3, с. 112‑115 (2001);
 • Записки отдела рукописей ОГАЧО, № 7, 2010, с. 45‑48.

Примечание: в реальной карточке все поля оформляются в строгом соответствии с утверждённым бланком, а не в свободном виде.

---

Электронные карточки фонда и цифровая трансформация

С развитием информационных технологий многие архивы переходят на электронные учётные системы. Электронная карточка фонда обладает следующими преимуществами:

• Мгновенный поиск по любому полю (номер, название, дата и т.д.);
• Возможность связывания карточки с электронными описями, сканами дел и метаданными;
• Автоматическое обновление объёма фонда при поступлении новых дел;
• Интеграция с общероссийскими каталогами (РГБ, НЭБ, портал «Архивы России»).

При внедрении электронных карточек необходимо соблюдать требования нормативных актов о сохранности данных, их резервном копировании и контроле доступа.

---

Карточка фонда – незаменимый инструмент учёта и управления архивными фондами. Она обеспечивает прозрачность, доступность и надёжность хранения информации о документах, а также служит базой для формирования научных и справочных изданий. Соблюдение установленных правил оформления, регулярное обновление и переход к электронным форматам позволяют архивам эффективно выполнять свои функции в условиях растущего объёма информации и повышенных требований к её доступности.

Для более детального изучения рекомендуется обратиться к:

• Приказу Росархива от № 11 «Об утверждении Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» (Приложение 2 – образец карточки фонда);
• Методическим рекомендациям по составлению карточек фондов, изданным Федеральным архивным агентством;
• Электронным ресурсам портала «Архивы России» и региональных архивных порталов, где размещены примеры заполненных карточек.