Кау (Кадровый архивный отдел) – специализированное подразделение областного архива, которое занимается хранением, обработкой и предоставлением доступа к документам, связанным с личным составом (персональными делами) государственных, муниципальных и общественных организаций. Данная статья подробно расскажет о структуре, задачах, порядке работы и способах взаимодействия с Кау;
Основные задачи Кау
- Сохранение исторических кадровых документов – обеспечение долговременного хранения оригиналов и копий личных дел, приказов, штатных расписаний и др.
- Оцифровка и создание электронных баз данных – перевод бумажных материалов в цифровой формат, формирование поисковых систем.
- Обеспечение доступа – предоставление информации исследователям, журналистам, государственным органам и частным лицам в соответствии с законодательством о защите персональных данных;
- Консультационная поддержка – помощь в поиске нужных документов, разъяснение правовых аспектов их использования.
- Контроль за соблюдением нормативных актов – обеспечение соответствия работы архива требованиям ФЗ «Об архивных документах», ФЗ «О персональных данных» и региональных нормативов.
Структура Кау
Кадровый архивный отдел обычно делится на несколько подразделений:
- Отдел приёма и регистрации – фиксирует поступление новых материалов, проверяет их соответствие требованиям.
- Отдел хранения и консервации – отвечает за физическое и климатическое хранение документов.
- Отдел оцифровки – сканирует и индексирует материалы, создаёт электронные копии.
- Отдел доступа и выдачи – обрабатывает запросы пользователей, организует просмотры в читальном зале.
- Отдел правового обеспечения – проверяет запросы на соответствие законодательству о защите персональных данных.
Какие документы находятся в Кау?
В кадровом архиве хранятся следующие типы документов:
- Личные дела сотрудников (служебные, трудовые, пенсионные).
- Штатные расписания и их изменения.
- Приказы о приёме, переводе, увольнении, награждении.
- Документы по профессиональному развитию (аттестации, повышения квалификации).
- Отчёты о кадровом составе (годовые, квартальные).
- Документы, связанные с воинским учётом и мобилизацией (при наличии).
- Справки о составе семьи, детях, инвалидности (в рамках законных запросов).
Как получить доступ к документам Кау?
Общие правила доступа
Согласно ФЗ «Об архивных документах», доступ к персональным материалам ограничен, однако:
- Исследователи могут получить доступ к документам, относящимся к публичным интересам (исторические исследования, публикации).
- Семьи и наследники имеют право запрашивать справки о своих предках.
- Государственные органы могут запрашивать документы в рамках служебных обязанностей.
Пошаговая инструкция для физических лиц
- Подготовьте запрос – оформите письменное заявление (можно через форму на сайте архива) с указанием:
- ФИО запрашиваемого лица;
- Период интересующего периода;
- Перечень требуемых документов (личное дело, справка о трудовом стаже и т.п.);
- Цель запроса (исследование, семейная история и пр.).
- Приложите документы, подтверждающие право – копию паспорта, свидетельства о рождении (для родственников) или доверенность.
- Отправьте запрос:
- Электронно через почту архива;
- Лично в приёмный отдел (рабочие часы: 9:00–18:00, без обеда).
- Ожидайте ответ – в течение 10 рабочих дней архив обязан выслать решение (одобрение, частичное одобрение или отказ);
- Получите документы – в читальном зале (при личном просмотре) или в виде копий (печать, скан).
Онлайн‑доступ
Большинство областных архивов создали электронные каталоги. Чтобы воспользоваться ими:
- Перейдите на официальный сайт архива (пример: archive.region.ru).
- Выберите раздел «Кадровый архив».
- Введите ФИО, дату рождения или номер приказа в поисковую строку.
- Отфильтруйте результаты по типу документа и периоду.
- Если документ доступен в открытом виде – скачайте PDF; если требуется авторизация – отправьте запрос через форму «Обратная связь».
Оцифровка и современные технологии в Кау
Для ускорения работы и повышения доступности Кау активно использует:
- Систему управления архивными документами (СУАД) – позволяет вести учёт, контролировать сроки хранения и автоматизировать выдачу справок.
- Оптическое распознавание текста (OCR) – делает сканированные документы «поисковыми».
- Облачные хранилища – резервное копирование цифровых копий в защищённом облаке.
- Метаданные и стандарты MARC21 – упрощают обмен информацией с другими архивными учреждениями.
Правовые аспекты работы Кау
Работа Кадрового архивного отдела регулируется несколькими нормативными актами:
- Федеральный закон «Об архивных документах» от № 125‑ФЗ.
- Федеральный закон «О персональных данных» от № 152‑ФЗ.
- Региональные постановления о порядке хранения кадровой документации.
- Трудовой кодекс РФ – положения о хранении трудовых книжек и документов о занятости.
Соблюдение этих актов гарантирует, что:
- Личные данные защищены от несанкционированного доступа;
- Документы сохраняются в надлежащем виде не менее установленного срока (обычно 50 лет);
- Запросы обрабатываются в рамках законных оснований.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить копию трудовой книжки из архива?
Да, при наличии официального запроса от работодателя или самого сотрудника (с предъявлением паспорта). Для родственников требуется нотариальная доверенность.
Сколько стоит выдача копий документов?
Стоимость определяется тарифами регионального архива и обычно включает плату за печать (от 5 до 15 рублей за лист) и за работу с запросом (от 200 до 500 рублей).
Как узнать, есть ли у меня в архиве личное дело?
С помощью онлайн‑каталога или отправив запрос в отдел регистрации с указанием ФИО и периода работы.
Можно ли получить доступ к документам дистанционно?
Да, если документ уже оцифрован и доступен в открытом режиме. В противном случае архив может выслать скан по электронной почте после согласования запроса.
Перспективы развития Кау
В ближайшие годы планируется:
- Полная цифровизация всех кадровых материалов до 2028 года.
- Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и поиска по содержимому.
- Расширение публичных онлайн‑коллекций для историков и генеалогов.
- Создание мобильного приложения «Кау‑Онлайн», позволяющего подавать запросы и получать уведомления о статусе их выполнения.
Контактная информация
Областной архив
Адрес: ул. Ленина, 45, г. ВашГород, Область
Телефон: +7 (XXX) XXX‑XX‑XX
Э‑почта: info@oblast-archive.ru
Рабочие часы: Пн‑Пт 9:00‑18:00 (без обеда)
Отдел Кадрового архивного управления (Кау):
Телефон: +7 (XXX) XXX‑XX‑YY
Э‑почта: kau@oblast-archive.ru
Кадровый архивный отдел – важный звено в системе сохранения исторической памяти о людях, которые формировали развитие региона. Правильное использование его ресурсов помогает исследователям, семьям и государственным структурам получать достоверную информацию, соблюдая при этом законные требования по защите персональных данных.