Аббревиатура КГУ в контексте архивного дела Республики Казахстан расшифровывается как «Казенное государственное учреждение». Данный правовой статус присваивается государственным архивам, финансируемым за счет бюджетных средств и выполняющим функции по хранению, учету и использованию документов, составляющих Архивный фонд Республики Казахстан. В предоставленной поисковой выдаче встречаются сведения о нескольких региональных архивах с таким статусом, наиболее подробно представлен КГУ «Государственный архив Костанайской области», а также упоминаются архивы Восточно-Казахстанской области, города Алматы и аналогичные учреждения в РФ (Краснодарский, Красноярский края).

Ниже представлен подробный обзор деятельности, структуры и значения данных учреждений на примере архива Костанайской области как типового представителя системы.

Общие сведения и правовой статус

КГУ «Государственный архив Костанайской области» — это ведомственное учреждение культуры и архивного дела, подведомственное Управлению архивов и документации (или аналогичному органу местного исполнительного органа). Основной нормативной базой деятельности являются:

• Конституция Республики Казахстан;
• Закон РК «Об архивном деле и архивах»;
• Типовое положение о государственном архиве области;
• Устав учреждения.

Юридический адрес: г. Костанай, ул. Майлина, 2/6.

Статус: Казенное государственное учреждение (КГУ) — означает, что имущество принадлежит государству, а учреждение ведет бухгалтеский учет, имеет печать с изображением Государственного флага/герба РК и наименованием на государственном и русском языках.

Основные функции и полномочия

Деятельность архива направлена на обеспечение сохранности документального наследия региона. К ключевым функциям относятся:

1. Прием на хранение документов, образующихся у государственных органов, организаций, предприятий (независимо от формы собственности), общественных объединений и физических лиц, входящих в Архивный фонд области.
2. Государственный учет документов Архивного фонда и ведение государственных реестров (фондов, описей, дел).
3. Обеспечение сохранности документов: создание необходимых микроклиматических условий в хранилищах (температура, влажность, противопожарная безопасность), борьба с биологическими повреждениями, реставрация и консервация ценных экземпляров.
4. Научно-описная работа: систематизация, описание, составление справочных аппаратов (путеводителей, обзоров, тематических указателей) для обеспечения поиска информации.
5. Информационно-справочное обслуживание граждан и организаций: выдача архивных справок, выписок, копий документов (пensionные, правовые, генеалогические, производственные).
6. Цифровизация и электронное документооборот: создание электронных копий документов, формирование электронных архивов, внедрение АИС «Архив» и предоставление удаленного доступа к деклассифицированным фондам.
7. Патриотическое воспитание и культурно-просветительская работа: организация выставок, проведение экскурсий, публикация документальных сборников, участие в акциях (например, «Живая память поколений» к Дню Победы).

Структура архива (Типовая)

Для эффективного выполнения задач архив, как правило, имеет следующую структурную организацию (на примере Костанайского и ВКО архивов):

Состав Архивного фонда (Пример Костанайской области)

Фонды архива отражают историю региона с XVIII века по настоящее время. Традиционно выделяют следующие группы фондов:

• Дореволюционный период: дела областных, уездных управлений, земских учреждений, духовных консисторий, судов, полиции, статистических комитетов (XVIII — начало XX в.). Ценны для изучения истории заселения Северного Казахстана, казачьих войск, аграрного вопроса.
• Советский период (1917–1991 гг.): фонды обкома/облисполкома партии, областного исполкома Советов депутатов трудящихся, министерств и ведомств (промышленности, сельского хозяйства, образования, здравоохранения, МВД, КГБ), крупных предприятий (Рудник «Соколовский», Костанайский СЭС, заводы), колхозов и совхозов.
• Современный период (с 1991 г.): документы акимата области, маслихата, территориальных органов центральных госорганов, некоммерческих организаций, СМИ.
• Личные фонды: документы выдающихся ученых, писателей, героев труда и войны, публичных деятелей, родовых с казахстанской землей.
• Фонды ЗАГСов: акты гражданского состояния (рождение, брак, смерть) — наиболее востребованные для пенсионного и наследственного законодательства.
• Аудиовизуальные и фото документы, картографические материалы.

Цифровая трансформация и удаленный доступ

В соответствии с концепцией «Цифровой Казахстан» и программами управления цифровизации, архивы активно переходят на электронный документооборот:

• Внедрение АИС «Архив» (Автоматизированная информационная система) для внутреннего учета и формирования электронных описей.
• Массовое сканирование фондов (приоритет, фонды ЗАГС, делопроизводство ведомств, фотофонды).
• Разработка веб-порталов и мобильных приложений для подачи запросов гражданами онлайн (например, через e-Gov портал или сайты архивов).
• Публикация электронных копий деклассифицированных документов в открытом доступе (с соблюдением закона о персональных данных — 75 лет для личных дел).

Пример: На канале YouTube «КГУ Государственный Архив города Алматы» регулярно публикуются видеоролики о фондах, истории города и цифровых проектах, что является современной формой просвещения.

Режим работы и обращение граждан

Для получения архивной справки или доступа к документам необходимо знать порядок обращения:

Читальный зал (Примерный режим):

• Режим работы: Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Выходные: Суббота, Воскресенье.
• Санитарный день: Последняя пятница месяца (архив для посетителей закрыт).

Уточняйте актуальное расписание по телефону или на официальном сайте перед визитом.

Порядок получения справки:

1. Написание заявления (запроса) с указанием ФИО, даты рождения, места жительства/работы искомого лица, цели запроса.
2. Предоставление документов, удостоверяющих личность заявителя и его полномочия (доверенность, свидетельство о родстве для генеалогических запросов).
3. Оплата государственной пошлины (для юридических лиц и ИП; для физлиц по пенсионным/социальным вопросам — часто бесплатно по льготам).
4. Срок исполнения: до 30 календарных дней (по сложным запросам может продлеваться).

Значимые проекты и события (на основе новостей 2024–2026 гг.)

Архивы не являются «кладбищами бумаг», они активны в общественной жизни:

• Акция «Живая память поколений»: Ежегодно к 9 Маю (81-я годовщина Победы в 2026 г;) архивы ВКО, Костанайской области и других регионов публикуют уникальные документы: списки эвакуированных, наградительные листы, письма с фронта, фото хроники тыла.
• Выставочная деятельность: Организация мобильных выставок в школах, музеях (например, в музее Коваленко в Краснодарском крае демонстрировались архивные документы ВОВ в июне 2026 г.).
• Научные публикации: Издание сборников документов «Костанайская область в годы ВОВ», «История города в документах», путеводителей по фондам.
• Международное сотрудничество: Обмен копиями документов с архивами России (Оренбургская, Челябинская, Курганская области) для восстановления истории общих пограничных регионов.

Важное отличие: КГУ Архив vs КГУ Университет

В поисковой выдаче встречается Костромской государственный университет (КГУ им. Н.А. Некрасова). Это совершенно другая организация.

• КГУ (Архив) = Казенное Государственное Учреждение «Государственный архив…» (сфера культуры/архивоведения, Казахстан).
• КГУ (Университет) = Костромской Государственный Университет (сфера высшего образования, Россия, г. Кострома, создан в 2016 г. путем слияния).

При поиске информации важно уточнять полное наименование и регион.

Контакты и реквизиты (Шаблон для Костанайской области)

КГУ «Государственный архив» (в т.ч. Костанайской, Восточно-Казахстанской областей, города Алматы) — это ключевой институт социальной памяти региона. Его миссия выходит далеко за рамки простого хранения бумаг: это гарантия прав граждан (пенсии, жилье, наследование), основа для исторической науки, ресурс для патриотического воспитания и элемент цифровой экосистемы государства.

Современный вектор развития — полная цифровизация фондов, открытый доступ к деклассифицированной информации через интернет-порталы и интеграция в систему «Электронного правительства». Это делает архивную справку доступной гражданину в любом пункте страны без личного визита в читальный зал на ул. Майлина, 2/6.

Статья составлена на основе открытых данных поисковых систем (Яндекс.Карты, официальные сайты архивов, новостные порталы) по состоянию на ноябрь 2026 года. Для получения юридически значимых сведений и актуальных реквизитов обращайтесь на официальные ресурсы соответствующего архива.