В современном бизнесе и государственном секторе правильное ведение архивного дела является фундаментом надёжного документооборота, сохранения корпоративной памяти и выполнения требований законодательства. На рынке существует широкий спектр услуг по организации работы архива, которые позволяют компаниям и организациям сосредоточиться на своей основной деятельности, передав архивные процессы профессионалам.

1. Аутсорсинг архива – передача всех функций ведения, хранения и обработки документов внешней специализированной компании.
2. Электронный архив – создание, внедрение и сопровождение цифровых систем хранения и поиска документов.
3. Экспертиза ценности документов – оценка значимости, определение сроков хранения и классификация по видам.
4. Сканирование и оцифрование – перевод бумажных носителей в формат PDF/TIFF с последующей индексацией.
5. Уничтожение документов – безопасное и юридически заверенное уничтожение архивных материалов, срок хранения которых истёк.
6. Консультирование и обучение персонала – разъяснение требований архивного законодательства, разработка регламентов.

Аутсорсинг архива: что это и зачем?

Аутсорсинг архива предполагает полный перенос ответственности за ведение архивного дела на внешнюю организацию. Это решение особенно актуально для компаний, которым необходимо:

• Сократить затраты на содержание собственного архивного помещения и персонала;
• Обеспечить конфиденциальность и безопасность информации;
• Соблюдать нормативные сроки хранения документов;
• Получить доступ к современным технологиям (электронный архив, автоматизированные системы поиска).

Пример из практики: компания ОРБ предлагает комплексную помощь в ведении архивного делопроизводства, включая экспертизу ценности дел, их классификацию и распределение по срокам хранения.

Этапы аутсорсинга архива

1. Анализ потребностей заказчика – изучение специфики бизнеса, объёма документации и требований законодательства.
2. Экспертиза ценности документов – определение, какие документы подлежат длительному хранению, а какие могут быть уничтожены.
3. Разработка номенклатуры дел – составление перечня дел (отделов, подразделений) с указанием сроков хранения.
4. Перенос и систематизация – физическое перемещение документов в специализированный центр хранения, их упорядочивание и оформление.
5. Внедрение электронного архива (по желанию) – сканирование, индексация и загрузка в цифровую систему.
6. Текущая поддержка – контроль за соблюдением сроков, обновление номенклатуры, доставка документов по запросу.

Электронный архив: преимущества и основные этапы внедрения

Переход к электронному архиву позволяет ускорить поиск информации, снизить физические затраты на хранение и повысить уровень защиты данных.

Пять основных преимуществ электронного архива

• Быстрый поиск – индексация по ключевым полям (дата, тип, тема).
• Экономия места – заменяется физический архив на серверные стойки.
• Повышенная безопасность – контроль доступа, резервное копирование, шифрование.
• Сокращение сроков обработки – автоматизированные процессы сканирования и классификации.
• Соответствие законодательству – возможность задать автоматические напоминания о сроках уничтожения.

Этапы создания электронного архива

1. Аудит текущего документооборота.
2. Определение требований к системе (объём, уровень доступа, интеграция с ERP/CRM).
3. Выбор программного продукта (например, Электронный архив 1C, DocuWare).
4. Сканирование и оцифрование документов.
5. Создание метаданных и индексация.
6. Тестирование, обучение персонала и ввод в эксплуатацию.

Ценообразование и порядок заказа услуг

Цены на архивные услуги зависят от нескольких факторов:

• Объём документов (количество дел, папок, коробов);
• Сложность обработки (необходимость экспертизы, переплетных работ);
• Место хранения (центр в Минске, Московская область и т.д.);
• Сроки выполнения (экспресс‑услуги vs. стандартные сроки);
• Наличие НДС/УСН (в большинстве предложений цены указаны без НДС).

Примерные расценки (по данным открытых источников):

Для получения точного расчёта необходимо:

1. Подать заявку через систему Расчёт (ЕРИП) – раздел «Суды, юстиция, юридические услуги → Архивы → г. Минск → Национальный архив РБ → Выдача архивной справки по запросам (код услуги 4739061)».
2. Отправить документы в адрес: 220114, г. Минск, проспект Независимости, 116.
3. Воспользоваться бесплатным вызовом специалиста (многие компании, например «Инфолоджистикс», предлагают бесплатный выезд для оценки объёма и стоимости).

Конфиденциальность и безопасность

При работе с архивными материалами особое внимание уделяется защите информации:

• Сертифицированные центры хранения (сертификаты ISO 9001, ISO 27001);
• Контроль доступа – только уполномоченные лица могут просматривать документы;
• Регулярное резервное копирование электронных архивов;
• Уничтожение документов в соответствии с ГОСТ 7.12‑2015 (пожаробезопасные шредеры).

Рекомендации при выборе поставщика архивных услуг

1. Проверяйте лицензии и сертификаты – наличие лицензии на архивную деятельность и сертификатов качества.
2. Узнайте о сроках хранения и условиях доступа к документам.
3. Оцените техническую базу – наличие современных центров хранения, систем видеонаблюдения, климат-контроля.
4. Спросите о политике конфиденциальности и возможности подписания соглашения о неразглашении (NDA).
5. Сравните стоимость и спектр услуг у нескольких провайдеров, учитывая не только цену, но и дополнительные сервисы (сканирование, электронный архив, доставка документов).

Организация работы архива – это комплексный процесс, требующий знаний архивного законодательства, современных технологий и опыта в управлении документами. Аутсорсинг архивных функций и внедрение электронных архивов позволяют компаниям снизить издержки, повысить эффективность документооборота и обеспечить надёжную защиту информации.

Если вы планируете оптимизировать архивную деятельность своей организации, рекомендуется:

• Сформировать чёткое ТЗ (техническое задание) с указанием объёма, сроков и требований к конфиденциальности;
• Обратиться к проверенным поставщикам (например, компании «ОРБ», «Инфолоджистикс», «Делис Архив», «Архивный Эксперт»);
• Провести предварительный аудит текущего состояния архива и получить расчёт стоимости;
• Заключить договор, включающий пункты о гарантии сохранности и сроках выполнения работ.

Только системный подход и профессиональная поддержка помогут вашему бизнесу соответствовать требованиям законодательства и сохранить ценную информацию на долгие годы.