Комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, это центральный орган государственного управления, осуществляющий руководство архивным делом и делопроизводством в стране. Деятельность Комитета имеет стратегическое значение для сохранения национальной памяти, обеспечения правовых гарантий граждан и эффективного управления документооборотом в государственных органах.

Правовая основа и статус

Комитет действует на основе:

• Конституции Республики Беларусь;
• Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве»;
• Устава Комитета, утвержденного Советом Министров Республики Беларусь;
• Указов и распоряжений Президента Республики Беларусь;
• Постановлений и распоряжений Совета Министров Республики Беларусь.

Орган является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и штампы. Находится в ведении Совета Министров и подотчетен ему.

Основные направления деятельности

Деятельность Комитета охватывает два ключевых, тесно взаимосвязанных блока: архивное дело и делопроизводство.

Архивное дело

В данной сфере Комитет реализует функции:

1. Государственное управление архивным фондом: формирование, учет, хранение, комплектование и использование документов, составляющих Архивный фонд Республики Беларусь.
2. Охрана документов: обеспечение сохранности документов как на бумажных, так и на машинных носителях (фото, аудио, видео, электронные).
3. Научно-справочная работа: создание информационно-поисковых систем, путейников, инвентарей; оказание помощи гражданам и организациям в поиске архивных документов.
4. Публикация и популяризация: издание документальных сборников, мемуаров, проведение выставок, конференций, посвященных историческим событиям.
5. Международное сотрудничество: взаимодействие с архивными ведомствами стран СНГ, Содружества Независимых Государств, и других иностранных государств.

Делопроизводство и документационное обеспечение

Комитет является методологическим центром по вопросам делопроизводства:

• Разрабатывает и утверждает типовые инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, срокографий для государственных органов и организаций.
• Осуществляет методологическое руководство работой с документами в государственных органах: от момента создания/поступления до передачи в архив или уничтожения.
• Координирует внедрение электронного документооборота (ЭДО) и систем управления документами (СУД) в государственном секторе.
• Устанавливает требования к формированию дел, их оформлению, учету и хранению в процессе делопроизводства.

Структура архивной системы Беларуси

Комитет возглавляет единую государственную систему архивов, которая включает:

Государственные архивы (подведомственные Комитету):

• Национальный исторический архив Беларуси (г. Минск) — документы до 1917 г.
• Национальный архив Республики Беларусь (г. Минск) — документы советского и современного периодов (политические, хозяйственные, общественные организации).
• Белорусский государственный архив кинофотодокументов (г. Минск) — аудиовизуальные документы.
• Белорусский государственный архив научно-технической документации (г. Минск) — техническая, проектная, изобретательская документация.
• Брестский, Витебский, Гомельский, Гродненский, Могилевский, Минский областные государственные архивы (исторические и современные документы регионов).
• Архивы городов Минска, Бреста, Витебска, Гомеля, Гродно, Могилева и районные (межрайонные) архивы.

Важно: Помимо государственных архивов, Комитет осуществляет методологическое руководство архивами министерств, ведомств, организаций (ведомственные архивы) и архивами общественных объединений.

Ключевые современные проекты и цифровизация

На современном этапе приоритетом является цифровая трансформация архивной сферы:

Единая государственная архивная информационная система (ЕГАИС)

Создается для интеграции архивных фондов в единое цифровое пространство. Основные модули:

• Электронные инвентари и описи (перевод путейников в цифровой формат).
• Портал «Архивы Беларуси» (archives.gov.by), единая точка доступа к сведениям о фондах, возможность удаленного заказа копий документов.
• Система электронного обращения граждан за архивными справками.

Проект «Народный архив» / «Память народа»

Массовая оцифровка и публикация в открытом доступе документов о участниках Великой Отечественной войны, репрессированных, а также метрических книг для геноалогических исследований.

Электронное делопроизводство (ЭДО)

Комитет разрабатывает стандарты электронных документов, квалифицированных электронных подписей (КЭП), форматов долгосрочного хранения (PDF/A, XML) для обеспечения юридической силы электронных документов при передаче в архивы.

Социально-правовое значение для граждан

Деятельность Комитета напрямую затрагивает интересы каждого гражданина:

• Подтверждение стажа и заработной платы: выдача архивных справок для назначения пенсий, пособий, расчета страховых выплат.
• Генеалогические исследования: доступ к метрическим книгам, ревизским сказкам, confesionalным росписям (до 1917 г.) и записям актов гражданского состояния (ЗАГС) поздних периодов.
• Реабилитация жертв политических репрессий: поиск и предоставление документов, подтверждающих факт репрессии (постановления «троек», судов, списки расстрелянных).
• Право на доступ к информации: реализация права граждан на получение сведений о себе, содержащихся в архивных фондах (с соблюдением законных ограничений — таjna личной жизни, гостайна).

Контакты и обращение за услугами

Адрес аппарата Комитета: 220030, г. Минск, ул. К. Маркса, 32.

Официальный сайт: archives.gov.by (разделы: «Гражданам», «Электронные услуги», «Поиск по фондам», «Контакты архивов»).

Режим приема граждан: обычно установлен по определенным дням недели (подробности на сайте или по телефону справочной).

Многие услуги (заказ справки, поиск документа, получение копии) доступны в электронном виде через портал ЕГАИС или Единый портал электронных услуг portal.gov.by, что значительно сокращает сроки и упрощает процедуру.

Комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь играет роль стража документариального наследия нации. В условиях перехода к «безбумажным» технологиям его миссия трансформируется: от физического хранения чехлов, к управлению цифровыми активами, гарантированию их подлинности, целостности и доступности для будущих поколений. Эффективная работа Комитета — это фундамент правового государства, прозрачности управления и сохранения исторической идентичности белорусского народа.