Комплектование архива документами Вооруженных Сил РФ (ВС РФ) — это строго регламентированный процесс, обеспечивающий сохранность, учет и своевременное передачу документов в архивные фонды. Данная процедура регулируется комплексом нормативных правовых актов, учитывающих специфику военной службы, режим гостайны и особого значения военно-исторического наследия. В статье подробно рассматриваются правовые основы, организационная структура, этапы формирования дел и порядок их передачи в архивы Министерства обороны (Минобороны) и федеральные архивы.

Нормативно-правовая основа

Деятельность по комплектованию архивов ВС РФ строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы архивного дела, права и обязанности ведомств по формированию архивных фондов.
• Федеральный закон от № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» и ФЗ от № 406-ФЗ «Об охране гостайны», регулируют вопросы доступа, режима секретности и хранения документов особой важности.
• Постановление Правительства РФ от № 1326 «Об утверждении Положения о Министерстве обороны Российской Федерации» — закрепляет за Минобороной функции по управлению архивным делом в ведомстве.
• Приказ Министра обороны РФ от № 770 «Об утверждении Инструкции по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации» — главный ведомственный документ, регламентирующий всю жизненный цикл документа: от создания до уничтожения или передачи на хранение.
• Приказ Росархива (Федеральной архивной агентства) — типовые номенклатуры дел, перечни типовых сроков хранения (утвержденные приказами Росархива, например, Приказ от № 236 для федеральных органов исполнительной власти, применяемые с учетом отраслевой специфики).
• Внутриведомственные нормативные акты (ВНА): приказы Главного управления кадров (ГУК), Управления секретариата Минобороны, директивы Командования по документообороту.

Организационная структура архивного дела в ВС РФ

Система архивов Минобороны имеет трехуровневую структуру:

1. Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦА МО РФ) (г. Подольск, Московская обл.) — ведущий архив ведомства, формирующий федеральный архивный фонд ВС РФ. Принимает документы постоянного хранения от центрального аппарата, штабов видов и родов войск, армейских и дивизионных уровней (по решению экспертной комиссии).
2. Архивы округов (флотов), общевойсковых армий, корпусов, дивизий, бригад, учебных заведений, научных организаций, ведомственные архивы оперативного хранения. Формируют фонды воинских частей и организаций, хранят документы временного хранения (до 10–75 лет) и готовы к передаче в ЦА МО РФ документы постоянного хранения.
3. Архивы воинских частей (подразделений) / Службы документооборота (СД) — первичное звено. Здесь происходит создание, регистрация, исполнение и формирование дел (комплектование) в текущей работе.

Важно: С 2020 года активно внедряется Автоматизированная информационная система «Архив ВС РФ» (АИС «Архив ВС»), обеспечивающая электронный учет дел, формирование описей в электронном виде и обмен данными между уровнями архивов.

Этапы комплектования архива (Жизненный цикл документа)

Процесс комплектования архива начинается не в момент сдачи дел, а в момент создания документа.

Этап текущего документооборота (воинская часть / организация)

• Создание и регистрация: Документы регистрируются в журналах учета (бумажных или в АИС «Документооборот МО») с присвоением шифра грамотности (ДСП, СС, ОВ и т.д.) и регистрационного номера.
• Исполнение и контроль: Документы проходят этапы согласования, подписания, исполнения поручений.
• Формирование дел (Комплектование текущих дел): В течение года документы собираются в дела в соответствии с Номенклатурой дел, утвержденной руководителем организации на год. Номенклатура составляется на основе Типовой номенклатуры Росархива и ведомственных рекомендаций.
  • Дела формируются по проблематическому принципу (по вопросам/дело).
  • Внутри дела документы хронологируются (по дате документа).
  • Запрещается складывать в одно дело документы с разными сроками хранения (кроме случаев, предусмотренных Инструкцией).
• Оформление дел к концу года: Пронумеровка листов, подшивка, заполнение обложек (форма 1-Арх), составление внутренних описей (форма 2-Арх), проверка полноты и правильности оформления.

Этап хранения в архиве воинской части / организации (Срок хранения до 10 лет)

• Готовые дела сдаются в архив части (Службу документооборота) в установленные сроки (обычно до 1 февраля года, следующего за отчетным).
• Архив части ведет Формирователь фонда (Инвентарную книгу фонда, форма 4-Арх) и Описи дел фонда (форма 3-Арх).
• Обеспечиваются условия хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, режим доступа с учетом грифа секретности).

Этап экспертизы документов и определения сроков хранения (Ключевой момент комплектования)

Ни одно дело не может быть уничтожено или передано в вышестоящий архив без проведения экспертизы документов.

• Экспертная комиссия создается приказом командира (начальника) организации/архива. В состав входят представители штата, правовой службы, архивистов, предметных специалистов.
• Основание: Номенклатура дел с указанием сроков хранения, Перечень типовых сроков хранения (Приказ Росархива), Инструкция № 770.
• Результат: Акт экспертизы (форма по Приказу Росархива), где каждому делу присваивается срок хранения:
  • Постоянный (передача в ЦА МО РФ или федеральные архивы).
  • Временный: 10, 25, 50, 75 лет (хранение в архивах округов/армий/частей до истечения срока с последующей повторной экспертизой).
• Особенность ВС РФ: Документы, содержащие гостайну, экспертизируются с участием уполномоченных по защите гостайны. Сроки хранения секретных документов часто устанавливаются дольше (минимум 50–75 лет до рассекречивания).

Этап передачи документов в вышестоящий архив (Комплектование фондов ЦА МО РФ)

Передача документов постоянного хранения и документов временного хранения (с истечением срока в архиве части) в архив округа/армии/ЦА МО РФ осуществляется по Акту приема-передачи архивных документов (форма 5-Арх).

1. Подготовка партии сдачи: Дела проверяются на соответствие описи, целостность, наличие грифов секретности. Составляется Поверочная опись (или используется опись 3-Арх как поверочная).
2. Упаковка: Дела упаковываются в архивные короба (ящики) с этикетками (индекс фонда, описи, номера дел, шифр грамотности).
3. Сопроводительная документация: Акт приема-передачи (2 экз.), описи (3 экз. — для сдающего, принимающего, ЦА МО), акты экспертизы.
4. Передача секретных документов: Осуществляеться под конвоем, с соблюдением требований Инструкции по защите гостайны в МО (Приказ МО № 350 и др.), с оформлением «Квитанции о передаче секретных документов».
5. Приемка в ЦА МО РФ: Проводится повторная проверка (выборочная или полная) в течение 30 дней. После подписания акта принимающей стороной ответственность за сохранность переходит к ЦА МО РФ.

Специфика комплектования отдельных категорий документов

Документы личного состава (Личные дела, Личные карточки, Ролевые списки)

• Личные дела военнослужащих (срок хранения 75 лет) формируются строго по установленному перечню документов (анкета, служебная характеристика, приказы о присвоении званий/награждении, мед. документы и т.д.).
• При увольнении/переводе личное дело следует за военнослужащим. При смерти — сдается в архив части для последующей передачи в ЦА МО РФ.
• Ролевые списки (форма № 300) — документы постоянного хранения, критически важные для подтверждения стажа и участия в боевых действиях. Комплектование требует особой тщательности (наличие подписей, печатей, отметок о ранениях/наградах).

Документы боевого обучения и оперативной деятельности

• Журналы боевых приказов, карты с наложениями, планы учения/операций, рапорты, донесения, постоянное хранение.
• Комплектование производиться по хронологическому или тематическому принципу в зависимости от интенсивности событий.
• Электронные карты и ГИС-проекты подлежат печати (фиксации на бумажном носителе) или сдаче на электронных носителях с соблюдением форматов долгосрочного хранения (PDF/A, TIFF, XML).

Документы материально-технического обеспечения (МТО) и финансовые

• Сроки хранения разнородны: от 5 лет (первичная учетная документация) до 75 лет (инвентаризационные акты основных фондов, книги учета недвижимости).
• При комплектовании важно разделять дела по срокам хранения, чтобы не хранить 75-летние дела вместе с 5-летними.

Электронные документы и внедрение ЭДО

С переходом на АИС «Документооборот МО» и системы ЭДО (например, «Контур.Экстерн» для отчетности, внутренние системы):

• Электронный документ, подписанный ЭЦП (квалифицированной или неквалифицированной в закрытом контуре МО), признается оригиналом.
• Формирование электронных дел: автоматическое или полуавтоматическое попадание исполненных документов в электронное дело по классификационным кодам (рубрикатору).
• Архивирование ЭД: Выгрузка пакетов архивирования (СИП — Submission Information Package) в хранилище АИС «Архив ВС» с метаданными (Dublin Core / Rosarkhiv metadata profile).
• Проблема «гибридных» дел: если часть документов на бумаге, а часть в ЭДО — формируется единое дело с указанием носителя каждого документа в описи.

Типичные ошибки и нарушения при комплектовании

Знание типичных ошибок позволяет избежать замечаний при ревизиях и проверках (Главной дирекцией контроля, Росахивом, прокуратурой):

• Отсутствие или неактуальность Номенклатуры дел на текущий год (утверждена после 31 января или не согласована с архивом).
• Нарушение хронологии внутри дела (документы 2024 года перемешаны с 2023).
• Складывание в одно дело документов с разными сроками хранения без оформления отдельных томов/частей.
• Неполный состав документов в личных делах (нет мед. заключений, нет приказа о присвоении звания, нет фото).
• Отсутствие грифов секретности на обложках дел и документах, содержащих гостайну/ДСП.
• Несвоевременная экспертиза (проводится раз в 5 лет или при ликвидации части, а не ежегодно по накопленным делам).
• Потеря дел при передислокации/реформировании частей (нет акта приема-передачи при смене командира или архивариуса).
• Несоответствие описи (3-Арх) фактическому составу дел в коробах.

Ответственность и контроль

За организацию комплектования архива и сохранность документов несут ответственность:

• Командиры (начальники) воинских частей и организаций, общая ответственность за состояние документооборота и архивного дела (ст. 19 ФЗ-125).
• Начальники служб документооборота (архивариусы частей) — прямое руководство формированием дел, их оформлением и сдачей.
• Начальники архивов округов/армий/ЦА МО РФ, методологическое руководство, приемка документов, контроль за сроками сдачи.

Виды ответственности:

1. Дисциплинарная (выговор, строгий выговор, увольнение со службы) — за нарушение уставов и приказов по документообороту.
2. Административная (КоАП РФ ст. 13.10 — нарушение правил ведения архивного дела, сроках сдачи; ст. 13.14, разглашение гостайны).
3. Уголовная (УК РФ ст. 283 — незаконное получение сведений, составляющих гостайну; ст. 284, разглашение гостайны; ст. 226, похищение документов).

Перспективы развития: Цифровая трансформация

На современном этапе комплектование архива ВС РФ переходит на принципиально новый уровень:

• Единое архивное хранилище МО: Централизованное хранение электронных копий документов постоянного хранения с распределенным доступом для архивов округов.
• Автоматизация экспертизы: Внедрение ИИ-моделей для предварительной классификации документов по срокам хранения и грифам секретности на этапе регистрации.
• Блокчейн-технологии / КЭП: Гарантия неизменности электронных документов при длительном хранении (75+ лет).
• Цифровизация фондов ЦА МО РФ: Массовое сканирование фондов ВОВ, Афганской войны, Чеченских кампаний для предоставления в удаленном доступе (портал «Память народа», «Подвиг народа», ведомственный портал).
• Единый реестр архивных фондов ВС РФ: Переход от бумажных инвентарных книг к единой федеральной информационной системе учета архивных фондов (ФИС АФ).

Организация комплектования архива документами ВС РФ — это не просто бюрократическая процедура сдачи бумаг в короба. Это системная работа по сохранению исторической памяти, правовых интересов государства и граждан (ветеранов, пенсионеров, родственников погибших), а также обеспечению боевой готовности через сохранение оперативного и нормативного опыта.

Ключевые факторы успеха:

• Строгое соблюдение Инструкции № 770 и типовых номенклатур Росархива.
• Квалификация архивистов (прохождение курсов повышения квалификации раз в 5 лет).
• Внедрение АИС «Архив ВС» и АИС «Документооборот МО» на всех уровнях.
• Плановая проведение экспертиз документов (не допускать накопления «неэкспертизированных» массивов).
• Соблюдение режима секретности на всех этапах жизненного цикла документа.

Только системный подход, сочетающий правовую дисциплину, профессионализм кадров и современные цифровые технологии, позволяет гарантировать, что архив ВС РФ будет надежным хранилищем документов для будущих поколений.

Данная статья носит обобщающий информационный характер. Для решения конкретных практических вопросов необходимо руководствоваться действующими приказами Минобороны РФ, Приказами Росархива, а также консультироваться с архивом вышестоящего эшелона (армией, округом, ЦА МО РФ).