Охранный режим государственного архива, это комплекс организационных, технических и правовых мер, направленных на обеспечение физической сохранности, целостности и безопасности документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации. Настоящая статья систематизирует требования законодательства, нормативных актов Росархива иdepartmentalных рекомендаций по организации охранного режима в государственных архивах.

Правовая основа организации охранного режима

Деятельность по защите архивных фондов регулируется иерархией нормативных правовых актов:

• Федеральный уровень: Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах (ФЗ от № 125-ФЗ), Положение об Архивном фонде РФ и архивах (Постановление Правительства РФ от № 832), Положение о Федеральной архивной службе (Росархив).
• Отраслевой уровень: Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
• Локальный уровень: Инструкция об охранном режиме (внутриобъектовом режиме) конкретного архива, утверждаемая директором архива и согласовываемая с организацией, осуществляющей охрану на основании договора.

Ключевой принцип: Архив осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда РФ, обеспечивая их постоянное хранение в режиме охраны и использования, гарантирующем целостность исторически сложившихся документальных комплексов и их доступность для пользователей.

Структура и состав Инструкции об охранном режиме

Типовая инструкция должна содержать следующие разделы:

1. Общие положения: цели, задачи, нормативная база, область действия.
2. Организация охраны: виды охраны (ведомственная, договорная с ЧОП/ГБ Охраны, смешанная), права и обязанности сотрудников службы охраны.
3. Инженерно-техническая укрепленность: требования к периметру, окнам, дверям, стенам, перекрытиям.
4. Технические средства охраны: охранная сигнализация (ОС), системы видеонаблюдения (СКУД/СКТВ), пожаротушение, контроль климата.
5. Пропускной и внутриобъектовый режим: правила доступа сотрудников, посетителей, транспортных средств, вывоза имущества.
6. Ключевой режим (Управление ключами): порядок хранения, выдачи, учета ключей от помещений архива.
7. Режим работы с документами: правила выдачи в читальные залы, перемещения внутри архива, временного изъятия.
8. Действия в чрезвычайных ситуациях: пожар, проникновение, обнаружение повреждений ограждений/замков, стихийные бедствия.
9. Ответственность и контроль: виды ответственности, журналы учета, плановые и внеплановые проверки.

Инженерно-техническая укрепленность и технические средства

Согласно нормативным требованиям, охранный режим обеспечивается комплексом мер по инженерно-технической укрепленности здания (помещения) архива и его оборудованию средствами охранной сигнализации.

Физические барьеры

• Помещения хранения (хранилища): Должны быть отделены капитальными стенами, иметь усиленные двери с высоконадежными замками (не ниже класса устойчивости к взлому 3-4 по ГОСТ), решетки на окнах (если они имеются), герметичные люки вентиляции.
• Периметр здания: Ограждение территории, освещение прилегающей территории, технические средства периметровой охраны (датчики вибрации, ИК-барьеры, кабельные датчики).
• Зоны доступа: Разделение на общедоступные (вестибюль, читальный зал), служебные (офисы, зоны обработки) и особо охраняемые (хранилища, серверные).

Технические средства охраны (ТСО)

• Охранно-пожарная сигнализация (ОПС): Объединенная система, передающая сигналы на пульт централизованного мониторинга (ЦМ) ЧОП/ГБ Охраны или на пульт дежурного сотрудника ведомственной охраны. Обязательно наличие резервных источников питания (ИБП, АКБ) на 24+ часа.
• Система контроля и управления доступом (СКУД): На входе в здание, на входе в зону хранилищ, на входе в каждое хранилище. Идентификация: карты, биометрия, ПИН-коды. Ведение журнала событий (кто, когда, куда вошел/вышел).
• Система телевидеонаблюдения (СТВ): Покрытие периметра, входных групп, коридоров, читальных залов, входов в хранилища. Архивация видеозаписи не менее 30 суток (по требованию Росгвардии/ФСБ — дольше).
• Датчики климата (Т/В): Интеграция с БМС (системой управления зданием) для мониторинга нормативных температурно-влажностных режимов (обычно 18±2°С, 50±5% влажность), так как нарушение климата — это тоже угроза сохранности фондов.

Ключевой режим: Порядок хранения и выдачи ключей

Это один из самых критически важных разделов инструкции. Требование о наличии не менее двух комплектов ключей закреплено в законодательстве.

Комплекты ключей

• Рабочий комплект (1-й): Находится у ответственного хранителя (начальника отдела хранения/главного хранителя) в рабочее время для обеспечения текущей работы (приемка, выдача дел, вентиляция).
• Резервный/Охранный комплект (2-й): Постоянно хранится в службе охраны (на пульте дежурного или в сейфе пульта) в нерабочее время, а также в рабочее время — для сдачи помещений под охрану.
• Дополнительные комплекты: Могут храниться в сейфе директора архива или у зама по хранению для чрезвычайных случаев (утрата рабочего комплекта).

Процедура сдачи/снятия помещений под охрану

1. В конце рабочего дня (или при уходе последнего сотрудника из зоны хранилищ) ответственный сотрудник архива сдает ключи дежурному сотруднику службы охраны.
2. Составляется Акт сдачи-передачи ключей (или запись в Журнале сдачи/получения ключей) с указанием: времени, ФИО сдавшего и принявшего, номера помещений/замков, состояния пломб/переплетений (если применимо).
3. Служба охраны устанавливает охрану (вводит зоны в режим «На охране») только после получения ключей и проверки целостности ограждений (дверей, окон, пломб);
4. Утром дежурный охраны выдает ключи уполномоченному сотруднику архива против подписи в журнале после снятия зон с охраны.

Действия при обнаружении повреждений

Строго запрещено вскрывать хранилища самостоятельно при обнаружении повреждений замков, дверей, пломб, следов взлома. Необходимо:

1. Немедленно вызвать представителей органа охраны (ЧОП/ГБ Охраны/РОСГВАРДИЯ) и руководство архива (директора, зама по хранению, начальника службы охраны).
2. Обеспечить сохранность места происшествия до прибытия следственно-оперативной группы.
3. Составить Акт об обнаружении повреждений/проникновении в установленном порядке с участием всех заинтересованных сторон.

Пропускной и внутриобъектовый режим

Пропускной режим устанавливается директором архива в соответствии с Инструкцией. Он тесно связан с охранным режимом, так как несанкционированный доступ людей — главная угроза.

Категории лиц и порядок доступа

Контроль вывоза имущества и документов

• Вывоз архивных документов за пределы хранилищ (в читальные залы, зоны оцифровки, на реставрацию) оформляется передаточными описями или служебными записками с указанием шифра дела, названия, количества листов, ФИО получателя, срока возврата.
• Вывоз техники, мебели, расходников — только по материально-выпускным накладным (М-11, ТОРГ-12) или актам списания, визированных директором/замом и пробированных на КПП охраной.
• Запрещен вывоз любых предметов из зоны хранилищ без сопроводительных документов.

Охранный режим при работе с фондами (Внутрихранилищный режим)

Охрана не заканчивается на двери хранилища. Внутри действуют специальные правила:

• Чистота и санитария: При уборках или санитарных обработках вода и антисептические растворы не должны попадать на документы. Уборка проводится только сухими методами или специальными пылесосами с HEPA-фильтрами в присутствии ответственного архивариуса.
• Климатический контроль: Создание и соблюдение нормативных температурно-влажностного, светового режимов является частью охранного режима (борьба с биологическими и физико-химическими угрозами).
• Противопожарный режим: Запрет открытого огня, курения, хранения легковоспламеняющихся веществ (кроме документов), работа с горячими инструментами только по наряду-допуску с пожарной охраной.
• Работа с читателями: Выдача оригиналов документов в читальный зал только при наличии инвентарных описей, под роспись читателя в требовании, под контролем администратора зала и видеонаблюдения. Запрет на внесение ручек, маркеров, еды, напитков, сумок (только прозрачные пакеты/файлы).

Организация охраны: Формы и взаимодействие

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательства РФ. Возможны три модели:

1. Договорная охрана (ЧОП / ГБ Охраны Росгвардии): Наиболее частый вариант для федеральных и региональных архивов. Договор заключается на правоохранительную деятельность (лицензия Росгвардии). Согласуется Инструкция по охране объекта.
2. Ведомственная охрана (Собственная служба физической охраны ⎻ СВО): Сотрудники архива (охранники) в штате. Требует лицензии на охранную деятельность у юрлица-архива или ведомства.
3. Смешанная: Внешний периметр и пульт — ЧОП/ГБ, внутренний режим (КПП, сопровождение в хранилищах), ведомственная охрана.

Взаимодействие с правоохранительными органами: Плановые учения по действиям при заминровании, обнаружении взрывного устройства, вооруженном нападении, пожаре проводятся не реже 1 раза в квартал совместно с Росгвардией/МЧС/Полицией.

Документальное обеспечение охранного режима

В архиве должны вестись и храниться следующие журналы и документы (бумажные и/или электронные в СКУД/АСУ):

• Инструкция об охранном режиме (внутриобъектовом режиме) — основной локальный нормативный акт, утверждается приказом директора, согласуется с охранной организацией.
• Журнал сдачи/получения ключей (форма по Приказу МВД/Росгвардии или собственная, утвержденная приказом).
• Журнал учета посетителей (КПП) / Данные СКУД;
• Журнал учета вывоза/ввоза имущества и документов (КПП).
• Журнал регистрации тревожных сигналов и действий дежурного охраны.
• Журнал инструктажей по охране труда, технике безопасности, противопожарной подготовке, охранному режиму (первичный, повторный, внеплановый, целевой).
• Акты проверок состояния инженерно-технической укрепленности, ТСО, ключей (плановые ежемесячные/квартальные, внеплановые после инцидентов).
• Договор на охрану с приложениями: схема зон охраны, план эвакуации, перечень постов, инструкция для дежурного охраны.

Ответственность за нарушение охранного режима

Нарушение требований Инструкции об охранном режиме влечет ответственность, установленную законодательством РФ:

• Дисциплинарная: замечание, выговор, увольнение (ТК РФ), для сотрудников архива и охраны.
• Административная: ст. 19.7 КоАП РФ (нарушение правил охраны объектов), ст. 20.22 КоАП РФ (несанкционированный доступ к информации), ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).
• Уголовная: ст. 243 УК РФ (разрушение, повреждение или хищение документов), ст. 283 УК РФ (незаконное получение сведений, составляющих государственную тайну — если в архиве есть секретные фонды), ст. 167 УК РФ (умышленное уничтожение или повреждение имущества), ст. 293 УК РФ (халатность).
• Гражданско-правовая: возмещение ущерба архиву (утеря уникальных документов оценивается по страховой стоимости или стоимости восстановления).

Порядок разработки, утверждения и актуализации Инструкции

1. Инициация: Заместитель директора по хранению / Начальник службы охраны / Главный хранитель готовят проект.
2. Согласование:
   • С организацией-охранопровайдером (ЧОП/ГБ) — обязательно (подпись руководителя охраны).
   • С юристом архива / правовым отделом.
   • С профильным управлением Росархива / Минкульта региона (методическая рекомендация).
   • С органами МЧС (пожарная безопасность) и Росгвардии (лицензирование).
3. Утверждение: Приказом (распоряжением) директора архива.
4. Актуализация: Пересмотр не реже 1 раза в год, а также при:
   • Изменении законодательства (новые Приказы Росархива, Постановления Правительства).
   • Смене организации-охранопровайдера.
   • Реконструкции здания, монтаже новых ТСО, изменении планировки хранилищ.
   • Выявлении системных нарушений по итогам проверок/инцидентов.

Инструкция об охранном режиме государственного архива — это не формальный документ «для галочки», а основной инструмент управления рисками потери уникального культурного наследия. Ее эффективность определяется тремя факторами:

1. Полнота охвата: учет всех угроз (физическое проникновение, пожар, вода, климат, инсайдеры, кибератаки на СКУД/СТВ).
2. Работоспособность процедур: четкий ключевой режим, работающая СКУД/ОПС, обученный персонал охраны и архивариусы, знающие алгоритмы действий при ЧП.
3. Регулярный контроль: ежедневные осмотры дежурных, еженедельные проверки начальников смен охраны, ежемесячные плановые проверки комиссией архива, ежегодные комплексные учения с Росгвардией/МЧС.

Соблюдение охранного режима в неразрывной связи с противопожарным, температурно-влажностным, световым и санитарно-гигиеническим режимами обеспечивает выполнение главной миссии государственного архива — постоянное хранение документов Архивного фонда РФ в режиме, обеспечивающем целостность исторически сложившихся документальных комплексов и их доступность для пользователей.

Примечание: Данная статья носит обобщающий методический характер. Текст конкретной Инструкции об охранном режиме разрабатывается индивидуально для каждого архива с учетом категории объекта (К1–К4 по методике ФСБ/Росгвардии), типа здания, наличия секретных фондов, специфики территории и договора с охранной организацией.