Комплектование архива – это процесс формирования фондов архивных документов, направленный на обеспечение их полноты, достоверности и доступности для использования в научной, административной и культурной деятельности. В государственных учреждениях комплектование регулируется нормативными актами, в первую очередь Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ и едиными Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – Правила).
Нормативная база
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Приказ Федерального архивного агентства (Росархив) от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
- Методические рекомендации Росархива и ВНИИДАД по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения.
- Документы ленты ПРАЙМ – методические рекомендации по применению Правил в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях ГАРАНТ.РУ.
Согласно пункту 1.1 Правил, они разработаны в соответствии с указанным Федеральным законом и распространяются на государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации Российской академии наук.
Принципы комплектования
- Полнота и репрезентативность. Архив должен отражать всю совокупность документов, образующихся в деятельности учреждения.
- Системность. Комплектование проводится в соответствии с утверждённой классификационной схемой и перечнем источников комплектования.
- Своевременность. Приём документов осуществляется сразу после их создания или после истечения установленного срока хранения в текущем делопроизводстве.
- Юридическая обоснованность. Источники комплектования должны иметь право на передачу документов (государственные органы, органы местного самоуправления, организации, граждане).
- Учёт депозитарного хранения. Организации‑источники, имеющие право депозитарного хранения сверх установленного срока, учитываются в особом порядке, установленном Федеральной архивной службой России.
Этапы работы по комплектованию
Определение организаций‑источников комплектования
На этом этапе формируется Список организаций‑источников комплектования государственного или муниципального архива. Список составляется на основе:
- анализа нормативных актов, регламентирующих деятельность учреждений;
- изучения структуры органов власти и подведомственных организаций;
- оценки объёма и значимости производимых документов.
Примерная форма списка включает: наименование организации, её правовой статус, вид деятельности, перечень видов документов, подлежащих передаче, и периодичность приёма.
Разработка классификационной схемы
Классификационная схема служит основой для построения списка источников и последующего учёта документов. Она отражает:
- отраслевую принадлежность;
- уровень управления (федеральный, региональный, муниципальный);
- тип документа (нормативный, распорядительный, личного происхождения и т.д.).
Учёт организаций‑источников, имеющих право депозитарного хранения
Согласно пункту 6.1.4 Правил, государственные организации‑источники, которым разрешено депозитарное хранение документов сверх установленного срока, учитываются в отдельном реестре, порядок ведения которого устанавливает Федеральная архивная служба России.
Приём и первичная обработка документов
После утверждения списка источников и классификационной схемы:
- Организация‑источник передаёт документы в архив (структурное подразделение или юридическое лицо).
- Архив проводит приёмку: проверяет комплектность, оформляет приёмно‑сдаточные акты.
- Документы подвергаются предварительной обработке (сортировка, предварительная опись, удаление дубликатов).
Описание, учёт и использование
На этом этапе документы получают полное bibliographic описание, вносятся в электронный каталог архива, обеспечивается их сохранение и предоставление пользователям.
Особенности комплектования электронных архивных документов
Государственные архивы в работе с электронными архивными документами руководствуются теми же Правилами, что и с бумажными носителями. Ключевые моменты:
- Обеспечение integrity и подлинности электронных документов (использование электронных подписей, хеш‑контроля).
- Соблюдение форматов долгосрочного хранения (PDF/A, TIFF, XML и т.д.).
- Интеграция с электронными системами документооборота государственных органов.
- Учёт прав депозитарного хранения в электронном виде (аналогично пункту 6.1.4 Правил).
Методические рекомендации по комплектованию электронных документов разработаны ВНИИДАД и включают примерные инструкции по миграции, метаданному описанию и контролю доступа.
Роль руководителей и уполномоченных лиц
Согласно пункту 29 Правил, руководитель государственного органа, органа местного самоуправления или организации‑источника комплектования утверждает документы, подлежащие передаче в архив, после чего они направляются на утверждение Экспертно‑проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения. Только после положительного заключения ЭПК документы принимаются на хранение.
При создании архива в форме юридического лица (центральный архив организации или отраслевой фонд) руководство также определяет структуру, штат и порядок взаимодействия с источниками комплектования.
Практический пример: формирование списка источников комплектования для регионального государственного архива
- Сбор нормативных актов: уставы органов исполнительной власти региона, положения о подведомственных учреждениях.
- Анализ структуры: выявление всех департаментов, управлений, комитетов, государственных казённых учреждений.
- Определение видов документов: нормативные правовые акты, приказы, распоряжения, отчёты, дела личного происхождения.
- Составление таблицы:
| № | Наименование источника | Правовой статус | Виды документов | Периодичность приёма |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Департамент финансов области | Государственный орган | Бюджетные сметы, отчёты, приказы | Ежеквартально |
| 2 | Государственное казённое учреждение «Областная больница» | Казенное учреждение | Медкарты (архивные), приказы по личному составу | Ежегодно |
| 3 | Муниципальное образование «Город N» | Орган местного самоуправления | Решения Совета, протоколы заседаний, муниципальные контракты | По мере поступления |
Полученный список утверждается руководителем архива и направляется в Федеральное архивное агентство для внесения в единый реестр источников комплектования.
Комплектование архива государственных учреждений – сложный, но строго регламентированный процесс, требующий соблюдения нормативных требований, системного подхода и взаимодействия всех участников: источников документов, архивных учреждений и контролирующих органов. Правильное выполнение каждого этапа – от определения источников до учёта депозитарного хранения – обеспечивает формирование полноценного, надёжно сохраняемого и доступного архивного фонда, который служит основой для эффективного управления информационными ресурсами государства.
Следует помнить, что актуальные нормативные акты (в т.ч. Приказ Росархива от № 77) и методические рекомендации ВНИИДАД являются обязательными для применения в практической деятельности архивов.