Цель статьи – дать практические рекомендации и полное представление о порядке комплектования архивных фондов и передаче дел в государственный (муниципальный) архив в соответствии с действующим законодательством РФ.

Что такое комплектование архива?

Комплектование архива – это систематическое пополнение архивного фонда документами, поступающими из источников комплектования (структурные подразделения организации, подведомственные организации, предшествующие юридические лица). Основные задачи:

• Создание полного и достоверного архивного фонда.
• Обеспечение долговременного сохранения документов, имеющих историческую, правовую и управленческую ценность.
• Гарантировать возможность их последующего использования (исследовательского, справочного, судебного).

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты, регулирующие процесс:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах» (в ред. Приказа Судебного департамента от № 1) – §§ 13‑13.1 определяют сроки и порядок передачи дел.
2. Постановление Администрации города Нижний Тагил № 1795‑ПА от «О порядке хранения, комплектования и использования архивных документов» – пример регионального нормативного акта.
3. Приказ Минкультуры России «Об утверждении Положения о порядке комплектования, хранения, учёта и использования документов Национального архивного фонда» (2023‑2024) – регулирует работу государственных архивов.
4. Инструкция по подготовке и передаче документов в архив (секретариат.ру) – практический порядок заполнения сдаточной описи.

Классификация дел и сроки их хранения

Документы делятся по сроку хранения:

Этапы подготовки к передаче дел

Процесс состоит из нескольких последовательных шагов:

1. Экспертиза ценности документов – определение, какие дела относятся к постоянному хранению.
2. Сбор и систематизация – формирование дел в упорядоченном виде, проверка целостности и состояния.
3. Подготовка сдаточной описи (см. раздел 5).
4. Проверка санитарно‑гигиенического состояния – при необходимости проведение консервационных мероприятий.
5. Согласование графика передачи – ежегодный план‑график, утверждаемый руководителем организации и архивом.
6. Оформление акта приема‑передачи (см. раздел 6).

Сдачная (сдаточная) опись дел

Опись – основной документ, фиксирующий состав передаваемых дел. Требования к её оформлению:

• Заполняется в три экземпляра (два остаются у организации, один – у архива).
• Для каждого дела указывается:
  • Наименование (тема) дела;
  • Номер и дата создания;
  • Срок хранения (постоянный/временный);
  • Объём (кол‑во листов, томов);
  • Состояние (наличие дефектов, необходимость реставрации);
  • Отметка о приёме (подпись представителя архива).
• Опись подписывается уполномоченными лицами обеих сторон.

Акт приема‑передачи дел

Акт оформляется одновременно с описью и фиксирует факт передачи. В нём отражаются:

• Дата и место передачи;
• Список передаваемых дел (ссылка на опись);
• Фактическое наличие дел (при расхождении с описью – вносятся поправки);
• Причины отсутствия отдельных дел (если они не найдены);
• Подписи ответственных лиц организации‑источника и представителя архива.

Если в ходе приёма обнаружены недостающие документы, в акте указываются их номера и причины отсутствия. На основании акта архив может инициировать розыск документов и, при невозможности их обнаружения, оформить акт об утрате.

Порядок передачи в государственный архив

Передача дел осуществляется в соответствии с установленным графиком:

1. Ежегодный план‑график – в крупных организациях передача происходит ежегодно; в небольших – раз в 3–5 лет.
2. Передача происходит по единичным делам (не пакетами), каждый из которых сопровождается описью и актом.
3. При первой передаче в архив предоставляется историческая справка о фонде организации; при последующих – дополнение к справке (изменения в структуре, названиях, составе документов).
4. Документы передаются в упорядоченном виде, с учётом требований к научно‑справочному аппарату (каталог, классификатор).
5. После приёма архивом документы размещаются в соответствующем архивном фонде (фонд РФ, региональный, муниципальный).

Особенности передачи исторической справки

Историческая справка – документ, описывающий формирование и состояние архивного фонда организации. При первой передаче в государственный архив она включает:

• Этапы её развития (переименования, реорганизации);
• Объём и структуру архивных документов;
• Список источников комплектования.

При последующих передачах в справку вносятся дополнения о новых поступлениях, изменениях в структуре и количестве документов.

Устранение дефектов и розыск недостающих дел

Перед передачей проводится совместная проверка с представителем архива:

• Оценка физического состояния (пятна, разрывы, плесень);
• Проверка корректности научно‑технической обработки (система классификации, метаданные).

Если обнаружены дефекты, составляется акт о выявленных недостатках. Организация обязана устранить их за свой счёт (консервация, реставрация). При невозможности восстановления – документ может быть заменён копией.

Контроль и ответственность

Ответственность за правильность комплектования и своевременную передачу лежит на:

• Руководителе структурного подразделения – за подготовку дел.
• Главном архиваре (или уполномоченном лице) – за формирование описи и актов.
• Руководителе организации – за утверждение графика и обеспечение ресурсов.

Контроль осуществляют:

• Внутренний аудит организации (проверка соблюдения сроков).
• Контрольный орган (например, региональное управление архивов) – проверка соответствия передаваемых дел нормативным требованиям.

Практические рекомендации

1. Заранее планировать – составьте календарный план комплектования и передачи на ближайшие 3‑5 лет.
2. Вести единый реестр всех дел, подлежащих передаче, с указанием сроков хранения.
3. Обучать персонал – проводить семинары по оформлению описи, работе с архивными материалами.
4. Проводить профилактический осмотр документов раз в полгода (состояние, наличие дефектов).
5. Сохранять копии описи и акта в электронном виде (PDF/A) для быстрого доступа и архивирования.
6. Согласовывать график с архивом заранее, учитывая их загрузку и сроки приёма.
7. Документировать каждый случай – в случае расхождений фиксировать причины в приложении к акту.

Организация комплектования и передача дел в государственный архив – сложный, но строго регламентированный процесс. Соблюдение нормативных сроков, правильное оформление сдаточной описи и акта приема‑передачи, а также своевременное устранение выявленных дефектов позволяют обеспечить надёжное сохранение документов, их доступность для последующего использования и соответствие требованиям законодательства.

Помните: документы постоянного срока хранения должны быть переданы в архив не ранее одного года и не позднее трёх лет после завершения их делопроизводства. Своевременное и качественное комплектование – залог сохранения исторической памяти и правовой защищённости организации.

Статью подготовил полезный помощник ChatGPT, 10 июля 2026 г.