Получение архивных справок, выписок или копий документов – процесс, который регулируется федеральными и региональными нормативными актами. Чтобы ваш запрос был рассмотрен быстро и без лишних вопросов, необходимо правильно оформить заявление и соблюсти все формальные требования. В этой статье мы подробно разберём:

• Кому и куда направлять запрос;
• Какие сведения обязаны быть указаны в заявлении;
• Как оформить форму запроса (бумажный и электронный варианты);
• Сроки исполнения и способы получения ответа;
• Пример готового заявления.

Правовая основа запросов в архив

Запросы граждан и организаций о предоставлении архивных материалов регулируются:

• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ);
• Методическими рекомендациями Федерального архивного агентства по исполнению запросов социально‑правового характера;
• Региональными нормативными актами (например, правилами работы Государственного архива административных органов Свердловской области).

Согласно пункту 8.2 указанных рекомендаций, срок исполнения запроса не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации обращения.

Кому и куда направлять запрос

Обязательные реквизиты заявления

В заявлении (запросе) необходимо указать следующую информацию:

1. Полные ФИО заявителя (для юридических лиц – полное наименование, ИНН, ОГРН);
2. Полный домашний (почтовый) адрес, куда будет направлен ответ;
3. Контактный телефон и e‑mail (необязательно, но ускоряет коммуникацию);
4. Тема и цель запроса (социально‑правовой или тематический запрос);
5. Хронологические рамки запрашиваемой информации (например, 1917‑1922 гг.);
6. Перечень требуемых документов (справка, выписка, копия, информационное письмо);
7. Форма получения ответа (почтовым отправлением, вручением в руки, электронным письмом);
8. Подпись заявителя и дата подачи заявления;
9. При необходимости – приложения (копии документов, подтверждающих право на информацию).

Важно! Запросы без указания фамилии, адреса и подписи считаются анонимными и не подлежат рассмотрению (см. КонсультантПлюс).

Формы подачи запроса

4.1 Печатный (бумажный) вариант

Для большинства архивов предпочтителен бумажный вариант, который можно скачать с официального сайта архива в виде шаблона:

• «Образец заполнения заявления о выдаче архивной справки, выписки, копии» (PDF, 280 КБ);
• «Заявление для предоставления архивной справки, выписки, копий документов» (DOCX, 35 КБ).

После заполнения бланка его необходимо:

1. Подписать;
2. Приложить копии удостоверяющих документов (если требуется);
3. Отправить в архивный отдел лично, по почте заказным письмом или через МФЦ.

4.2 Электронный запрос

Некоторые архивы (например, Российский государственный военный архив) принимают запросы по электронной почте. При этом:

• В письме обязательно указывайте полный домашний адрес получателя;
• Прикрепляйте скан заполненного заявления (PDF) с подписью;
• Ответ по электронной почте не высылается – архив направит ответ только в виде бумажного документа.

Пошаговая инструкция подачи заявления

Шаг 1. Определите нужный архив

Уточните, где хранятся интересующие вас документы (федеральный, региональный, специализированный). На сайтах архивов обычно есть раздел «Как подать запрос».

Шаг 2. Скачайте шаблон заявления

Перейдите в раздел «Документы» → «Образцы заявлений» и скачайте актуальный шаблон в формате PDF или DOCX.

Шаг 3. Заполните заявление

Заполняйте бланк в соответствии с пунктом 3 (обязательные реквизиты). Обратите внимание на:

• Точное указание хронологических рамок;
• Чёткое формулирование темы (социально‑правовой запрос – например, «информация о референдумах 1991‑1993 гг.»);
• Выбор формы получения ответа.

Шаг 4. Подготовьте приложения

Если ваш запрос связан с правом доступа к персональным данным, приложите копию паспорта или доверенности (для юридических лиц – устав и доверенность).

Шаг 5. Выберите способ подачи

Существует три основных пути:

1. Лично – посетите архивный отдел, сдайте заявление в регистратуру.
2. По почте – отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.
3. Электронно – отправьте скан заявления на указанный e‑mail, не забыв указать полный почтовый адрес.

Шаг 6. Ожидайте ответа

Согласно нормативам, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 дней. Если срок превышен, вы имеете право написать претензию в архивный отдел или в Федеральное архивное агентство.

Пример готового заявления

В _______________________ (наименование архива)
От _______________________ (ФИО заявителя)
Адрес: _______________________
Телефон: _______________________
E‑mail: _______________________

ЗАЯВЛЕНИЕ (запрос) о предоставлении архивной информации

Тип запроса: социально‑правовой (или тематический).

Тема запроса: _______________________ (например, «Документы о проведении референдума в 1991‑1993 гг.»).

Хронологические рамки: с __.__.____ по __.__.____.

Перечень требуемых материалов:
 ⎼ архивная справка;
 ⎼ выписка из дела № _______;
 ⸺ копии оригинальных документов (при необходимости указать конкретные номера).

Форма получения ответа:
 ⎼ почтовым отправлением на указанный выше адрес;
 ⸺ либо вручение в руки в архивный отдел.

Приложения:
 ⸺ копия паспорта;
 ⸺ доверенность (для представителя);
 ⎼ (при необходимости) копия свидетельства о регистрации юридического лица.

Подпись _______________________ Дата «__» _______ 2026 г.

Часто задаваемые вопросы

7.1 Можно ли получить ответ по электронной почте?

В большинстве государственных архивов официально не высылают архивные справки и копии по e‑mail. Ответ предоставляется в виде бумажного документа, который отправляется по почте или выдается лично.

7.2 Что делать, если архив не отвечает в течение 30 дней?

Согласно методическим рекомендациям, вы имеете право:

• Отправить письменную претензию в архивный отдел;
• Обратиться в Федеральное архивное агентство (контактный телефон +7 (495) -23‑45‑67);
• Подать жалобу в суд в порядке защиты прав доступа к информации.

7.3 Нужно ли платить за выдачу копий?

За выдачу архивных справок и выписок обычно взимается плата, установленная тарифом архива (например, 150 руб. за страницу копии). Тарифы указаны на сайте конкретного архива.

Полезные ссылки

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
• МФЦ Свердловской области
• КонсультантПлюс – нормативные акты по архивному делу
• Федеральное архивное агентство

Дата последнего обновления статьи: 05:02:45