Цель статьи – дать полное представление о том, как формируются архивные фонды в государственных и муниципальных архивах, какие нормативные акты регулируют процесс комплектования, кто является источником документов и какие практические шаги необходимо выполнить для обеспечения законности и эффективности работы архивов.

Правовая база

Комплектование архивов регулируется совокупностью федеральных и региональных нормативных актов, среди которых:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах» (части 1‑3 статьи 20, статьи 21‑23).
2. Правила «Организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (утверждены в 2015 г.) – основной документ, определяющий формы, сроки и порядок передачи документов.
3. Методические рекомендации по комплектованию и учёту электронных архивных документов (2022‑й выпуск).
4. Региональные нормативные акты, например, правила формирования архивного фонда Пермского края (2007 г.) и аналогичные документы в других субъектах РФ.

Все перечисленные документы требуют соблюдения принципов историзма, системности, целостности и учитывают федеративное устройство России.

Кто является источником комплектования?

Согласно статье 20 Федерального закона № 125‑ФЗ, источниками комплектования являются:

• Государственные органы и их структурные подразделения.
• Органы местного самоуправления (муниципальные органы, районные администрации, городские округа).
• Организации, создающие документы в рамках своей деятельности (государственные, муниципальные, частные, некоммерческие).
• Граждане, семьи, роды – в случае наличия документов личного происхождения, имеющих историческую ценность.

Для муниципальных архивов дополнительным условием может быть наделение органа местного самоуправления отдельными государственными полномочиями по хранению и учёту документов (пример – Пермский край).

2.1 Критерии отнесения к источникам

Отнесение организации к источникам осуществляется архивом на основе следующих критериев:

• Форма собственности (государственная, муниципальная, частная, иные).
• Место нахождения (регион, муниципалитет).
• Вид деятельности и характер создаваемой документации.
• Наличие правовых оснований (законы, указы, постановления), позволяющих передавать документы в архив.

Этапы комплектования архивов

Процесс комплектования делится на несколько последовательных этапов:

1. Идентификация источника – составление и актуализация списка организаций‑источников.
2. Подготовка и согласование форм документов – заполнение форм из приложений к Правилам 2015 г., учитывая архивный статус организации (гос., мун., частный).
3. Передача документов – физическая (бумажные) или электронная передача архивных документов в архив.
4. Регистрация и учёт – внесение полученных документов в реестр, присвоение инвентарных номеров.
5. Описательная работа – составление описей, карточек, электронных метаданных.
6. Хранение – размещение в архивных хранилищах (бумажных, электронных, микрофильных).
7. Контроль и мониторинг – проверка полноты комплектования, актуализация списков источников.

3.1 Формы и документы, заполняемые при комплектовании

В соответствии с Правилами 2015 г. необходимо использовать следующие формы (примерный перечень):

• Форма № 1 – «Заявление о передаче архивных документов».
• Форма № 2 – «Отчет о передаче документов за отчетный период».
• Форма № 3 – «Список передаваемых документов» (с указанием инвентарных номеров, дат, тематики).
• Форма № 4 – «Акт приема‑передачи» (подписывается представителями источника и архива).

Для электронных документов применяются специальные формы, включающие сведения о формате файлов, контрольных суммах, метаданных и способе долгосрочного хранения.

Особенности комплектования электронных архивных документов

С ростом цифровизации в государственных и муниципальных органах появляется необходимость регулировать передачу электронных архивных документов. Ключевые положения рекомендаций:

• Документы должны сохраняться в неизменяемом (read‑only) формате (PDF/A, TIFF, XML).
• Для каждого файла необходимо фиксировать контрольную сумму (SHA‑256) и хранить её в реестре.
• Метаданные (автор, дата создания, классификация) оформляются согласно стандарту ГОСТ 7.0‑2003 и сохраняются в отдельном каталоге.
• Электронные архивы размещаются в сертифицированных центрах электронного хранения (ЦЭХ) с обеспечением резервного копирования и доступа только уполномоченным лицам.

Проблемы и пути их решения

На практике при комплектовании архивов часто возникают следующие трудности:

1. Недостаточная информированность организаций‑источников о своих обязанностях.
   Решение: проведение семинаров, рассылка методических рекомендаций, создание онлайн‑портала с инструкциями.
2. Разнородность форматов и отсутствие единых стандартов при передаче электронных документов.
   Решение: внедрение единой системы электронного документооборота (ЭДО) и обязательное использование согласованных форматов.
3. Отсутствие актуального списка источников.
   Решение: ежегодное обновление реестра источников, привязка к государственным реестрам юридических лиц.
4. Недостаточная защита от физического и цифрового износа.
   Решение: модернизация архивных хранилищ, внедрение систем климат‑контроля и цифровой реставрации.

Лучшие практики (кейсы)

6.1 Пермский край

Территориальные органы согласовали с учредителями (гос. органы) передачу документов в муниципальные архивы, используя единую форму № 3 и автоматизированную систему учёта. Благодаря этому сократили срок комплектования на 30 %.

6.2 Мурманская область

В рамках семинара, проведённого Комитетом по развитию ИТ, был внедрён электронный реестр источников, позволяющий в режиме онлайн отслеживать статус передачи документов и формировать автоматические напоминания о предстоящих сроках сдачи.

6.3 Санкт‑Петербург

Архивный комитет совместно с академией наук разработал методику описания документов личного происхождения, что позволило включить в фонд более 10 000 семейных архивов без потери системности.

Пошаговое руководство для организации комплектования

1. Создание реестра источников – собрать данные о всех государственных, муниципальных и частных организациях, образующих архивные документы.
2. Разработка графика передачи – установить сроки (ежегодно, раз в полугодие) в зависимости от объёма и типа документов.
3. Подготовка форм – адаптировать формы из приложений к Правилам 2015 г. под конкретный статус организации.
4. Обучение персонала – провести инструктаж сотрудников архивов и подразделений‑источников.
5. Приём и регистрация – оформить акт приёма‑передачи, внести данные в реестр, присвоить инвентарные номера.
6. Описательная работа – составить описания, метаданные, обеспечить их хранение в единой базе данных.
7. Контроль качества – проводить выборочную проверку соответствия документов установленным требованиям.
8. Отчётность – формировать ежегодный отчёт о комплектовании и передавать его в контролирующие органы.

Эффективная организация комплектования государственных и муниципальных архивов – это комплексный процесс, требующий строгого соблюдения правовых норм, системного подхода к идентификации источников и применения современных технологий для работы с электронными документами. При правильном построении процедуры архивы получают надёжный фундамент для сохранения исторической памяти, а органы‑источники – уверенность в том, что их документы находятся в надёжных руках.

Ключевые выводы:

• Законодательство (ФЗ 125‑ФЗ, Правила 2015) задаёт чёткие рамки, но их практическая реализация зависит от статуса организации‑источника.
• Для успешного комплектования необходим регулярный мониторинг и актуализация реестра источников.
• Электронные архивные документы требуют отдельного подхода – стандартизация форматов, контрольные суммы, сертифицированные хранилища.
• Обучение персонала и внедрение автоматизированных систем существенно повышают эффективность процесса.

Следуя изложенным рекомендациям, государственные и муниципальные архивы смогут обеспечить надёжное хранение, учёт и использование архивных документов, отвечая современным требованиям историзма, системности и целостности.