Комплектование – это процесс формирования архивного фонда за счёт приёма в постоянное хранение документов, созданных различными организациями‑источниками. Он является одной из ключевых функций государственных и муниципальных архивов, обеспечивая сохранность исторической памяти, правовую определённость и возможность использования архивных материалов в научных, образовательных и иных целях.

Правовая база

Деятельность по комплектованию регулируется рядом нормативных актов РФ:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (часть 1 статья 20).
2. Постановление Правительства РФ «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (Федеральное архивное агентство, 2023 г.).
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства:
   • «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов».
   • «Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов».
   • «Методика и практика архивоведения» (раздел I – документы личного происхождения).
4. Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве» (для сравнения и международного сотрудничества).

Все эти документы определяют принципы историзма, системности, целостности и федеративного устройства, а также конкретные критерии отбора и приёма документов.

Основные принципы комплектования

• Принцип историзма – документы должны иметь историческую ценность, отражать развитие общества, государства, регионов.
• Принцип системности – формирование архива должно обеспечивать целостность и взаимосвязь между документами разных уровней (федеральный, региональный, муниципальный).
• Принцип целостности – приём осуществляется в полном объёме, без «выборочного» отбрасывания материалов.
• Принцип законности – соблюдение всех требований законодательства о передаче, защите и конфиденциальности.
• Принцип доступности – формирование фонда должно учитывать будущие потребности пользователей (учёных, судов, граждан).

Классификация документов, подлежащих комплектованию

По юридическому статусу

• Документы государственного уровня – акты органов федеральной власти, судов, прокуратуры.
• Документы муниципального уровня – акты органов регионального и местного самоуправления.
• Документы частных организаций – материалы коммерческих предприятий, некоммерческих фондов, если они имеют историческую или общественную значимость.

По типу содержания

• Документы личного происхождения (корреспонденция, дневники, автобиографии).
• Документы делового характера (деловые письма, отчёты, бухгалтерская документация).
• Документы правового характера (законы, нормативные акты, судебные решения).
• Документы технические и научные (исследовательские отчёты, патенты, проектная документация).
• Документы мультимедийные и электронные (цифровые фотографии, видеоматериалы, электронные письма, базы данных).

Определение организаций‑источников комплектования

Методические рекомендации ФАА выделяют несколько этапов:

1. Сбор информации о потенциальных источниках (структурные подразделения, их функции, объём создаваемой документации).
2. Классификация по формам собственности (государственная, муниципальная, частная, смешанная).
3. Оценка исторической и информационной ценности создаваемых документов (проведение экспертизы ценности).
4. Формирование списка организаций‑источников – документ, включающий:
   • Наименование организации;
   • Юридический адрес;
   • Вид создаваемой документации;
   • Период создания документов;
   • Ответственное лицо за передачу.
5. Утверждение списка руководством архива и, при необходимости, органами государственной власти.

Примерный шаблон списка источников (в виде таблицы) часто включается в регламентные документы архивов.

Процедура комплектования: пошаговый алгоритм

Подготовительный этап

• Согласование перечня документов с организацией‑источником.
• Определение формы передачи (бумажные оригиналы, копии, электронные файлы).
• Подготовка актов приёма‑передачи (по образцу, утверждённому ФАА).

Экспертиза ценности

Экспертиза проводится архивными экспертами и включает:

1. Определение исторической ценности (событийный, персональный, тематический аспект).
2. Определение правовой ценности (документы, имеющие юридическую силу).
3. Определение информационной ценности (полезность для научных исследований, управления).
4. Присвоение документального уровня (фонд, серия, дело, опись).

Приём и регистрация

• Внесение данных в регистратуру (электронный журнал приёма).
• Создание описательной карточки (метаданные: название, дата, автор, объём, язык, физический формат).
• Присвоение уникального идентификатора (инвентарный номер).

Организация хранения

В зависимости от типа документов выбираются методы хранения:

• Для бумажных документов – физическое хранение в архивных помещениях с контролем микроклимата.
• Для электронных документов – цифровой архив (серверы, резервные копии, система электронного документооборота).
• Для мультимедийных материалов – специальные хранилища с поддержкой форматов и метаданных.

Учёт и доступ

• Ведение каталогов (онлайн‑каталог, система управления архивными фондами).
• Обеспечение прав доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный).
• Регистрация запросов пользователей и выдача документов в соответствии с законодательством.

Комплектование электронных архивных документов

С 2020‑х годов в России активно внедряется электронный документооборот, поэтому ФАА разработало отдельный набор рекомендаций:

• Стандартизация форматов – предпочтение открытым и долгосрочным форматам (PDF/A, TIFF, XML).
• Метаданные – обязательное заполнение полей (дата создания, автор, права доступа, хеш‑контроль).
• Контроль целостности – использование контрольных сумм (SHA‑256) и системы автоматического мониторинга.
• Резервное копирование – минимум три копии, хранение в разных географических зонах.
• Электронный акт приёма‑передачи – подписывается квалифицированной электронной подписью обеих сторон.

Эти меры позволяют обеспечить долговременное хранение цифровых материалов без потери их аутентичности.

Примеры практического применения

Государственный архив Орловской области

В соответствии с локальными нормативными актами, в список источников комплектования входят:

• Органы государственной власти Орловской области;
• Территориальные органы федеральных органов;
• Органы юстиции, судов и прокуратуры;
• Учреждения кредитно‑финансовой системы;
• Научные учреждения и высшие учебные заведения.

Документы передаются в виде бумажных оригиналов и электронных файлов, после чего проходят экспертизу ценности и регистрируются в единой базе данных архива.

Национальный архив Республики Беларусь (2026)

Передача и приём документов осуществляются в соответствии с Законом об архивном деле и делопроизводстве (от 25 ноября 2011 г.) и правилами работы архивов государственных органов. Основные этапы аналогичны российской практике, однако в Беларуси особое внимание уделяется согласованию формата электронных документов с национальными стандартами (ГОСТ ЭЭБ).

Проблемы и перспективы развития

• Недостаточная автоматизация – многие архивы используют разрозненные системы учёта, что усложняет обмен информацией.
• Сложности с оценкой ценности – экспертиза требует высокой квалификации, а в регионах часто наблюдается нехватка специалистов.
• Электронные архивы – необходимость постоянного обновления технологий хранения и обеспечения кибербезопасности.
• Интеграция с открытыми данными – перспективой является создание открытых порталов, где пользователи могут свободно искать и получать доступ к документам, не нарушая правовых ограничений.

Для решения этих задач рекомендуется:

1. Внедрять единую национальную информационную систему архивов (НИСА).
2. Развивать программы повышения квалификации архивных экспертов.
3. Создавать стандарты долгосрочного цифрового хранения (ISO 14721 – OAIS).
4. Укреплять международное сотрудничество в области архивного дела.

Комплектование государственного архива – это сложный, но системный процесс, основанный на законодательных нормах, методических рекомендациях и профессиональных стандартах. Ключевыми элементами являются:

• Точное определение источников комплектования с учётом формы собственности и исторической ценности.
• Проведение экспертизы ценности для каждой единицы документа.
• Соблюдение правил приёма‑передачи и формирование актов.
• Организация надёжного хранения (физического и электронного) и учёта в современных информационных системах.

Только при строгом соблюдении этих принципов архивный фонд сможет выполнять свою миссию – сохранять память народа и государства для будущих поколений.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.