Цель статьи – дать полное представление о том‚ как происходит комплектование государственных (муниципальных) архивов электронными документами‚ какие нормативные акты регулируют процесс‚ какие технические и методологические требования предъявляются‚ а также какие практические рекомендации помогают обеспечить сохранность и доступность архивных материалов.

Нормативно‑правовая база

Комплектование электронных архивных документов регулируется совокупностью федеральных законов‚ подзаконных актов и методических рекомендаций:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах» (2021) – определяет понятие электронного документа‚ устанавливает правила его экспертизы и порядок включения в архивный фонд.
• Приказ ФАР России от 25 мая 2022 г. – «О рекомендациях по комплектованию‚ учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах».
• Нормативные акты отраслевого законодательства (законы субъектов РФ‚ локальные нормативные акты архивных учреждений).
• Методические материалы журналов «Отечественные архивы»‚ «Вестник архивиста» – ежегодные итоги коллегий ФАР России‚ содержащие практические рекомендации.

Эти документы определяют:

1. Критерии отбора электронных документов для архивного хранения.
2. Требования к формату (PDF/A‑1a/2a)‚ контейнерам и метаданным.
3. Порядок формирования описи и её индексации согласно номенклатуре дел.
4. Процедуры экспертизы ценности и составления актов о непригодности к хранению.

Основные понятия

Электронный документ – любой информационный объект‚ созданный‚ полученный или обработанный в электронном виде и имеющий юридическую силу (включая подписи‚ сертификаты‚ метаданные).

Контейнер – единый файл (обычно ZIP‑архив)‚ в котором находятся основной документ‚ его приложения‚ подписи‚ сертификаты и метаданные.

Опись – документ‚ содержащий сведения об архивном деле: индекс‚ заголовок‚ даты‚ количество листов/страниц‚ перечень вложенных файлов.

Этапы комплектования архива электронными документами

Отбор и экспертиза документов

Работники структурных подразделений в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата отбирают документы‚ подлежащие архивному хранению. На этом этапе проводится:

• Проверка юридической ценности (соответствие требованиям закона).
• Определение категории (дело‚ отдельный документ‚ аудиовизуальный материал).
• Составление акта о непригодности к хранению для документов‚ не подпадающих под критерии.

Конвертирование в архивный формат

Все документы переводятся в законодательно установленный формат PDF/A‑1a/2a. При этом сохраняются:

• Шрифты и графика (для обеспечения долгосрочной читаемости).
• Электронные подписи и сертификаты.

Формирование контейнера

Для каждого дела создаётся контейнер‚ включающий:

1. Основной PDF/A‑документ.
2. Приложения (сканы‚ таблицы‚ изображения).
3. Электронные подписи и сертификаты.
4. Файл метаданных (обычно XML‑формат‚ соответствующий ГОСТ 7.0‑2003).

Создание описи и индексация

Опись оформляется в соответствии с Правилами организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ. В ней указываются:

• Индекс дела (по номенклатуре дел).
• Заголовок и краткое содержание.
• Крайние даты (дата создания и дата последнего изменения).
• Количество листов/страниц.
• Ссылка на файл контейнера.

Передача в архив

Сопроводительная документация (акт о передаче‚ акт экспертизы‚ опись) передаётся в архивное учреждение. Приёмка осуществляется в два этапа:

1. Техническая проверка целостности контейнеров (контроль контрольных сумм).
2. Методологическая проверка соответствия требованиям (формат‚ метаданные‚ наличие подписей).

Регистрация и учёт в архивной системе

После успешной приёмки документ регистрируется в автоматизированной системе архива (например‚ ЦХЭД – Централизованная Хранилищная Электронная Документация). Система обеспечивает:

• Поиск по метаданным и полному тексту.
• Контроль доступа (роли‚ уровни доступа).
• Мониторинг целостности (регулярные проверки контрольных сумм).

Технические требования к электронным архивным документам

Методы обеспечения сохранности и доступа

• Множественное резервное копирование – хранение копий в разных географических зонах.
• Регулярные проверки целостности – автоматический запуск скриптов проверки контрольных сумм.
• Миграция форматов – плановая переоценка форматов каждые 5–7 лет (PDF/A‑3‚ ISO‑19005‑3).
• Контроль доступа – ролевой доступ в системе ЦХЭД‚ журнал аудита всех действий.
• Документирование процессов – ведение журналов изменений‚ протоколов экспертизы.

Роль специализированных компаний

• Экономия ресурсов – компания берёт на себя конвертирование‚ формирование контейнеров и проверку целостности.
• Гарантия качества – наличие сертифицированных специалистов и проверенных программных решений.
• Соблюдение сроков – ускоренный процесс за счёт автоматизированных линий обработки.
• Консультационная поддержка – помощь в подготовке нормативных актов и обучении персонала.

Проблемные зоны и пути их решения

Несоответствие форматов

Решение: внедрить единый конвертер PDF/A‚ проверять соответствие ГОСТ 7.0‑2003 на этапе приёмки.

Отсутствие метаданных

Решение: использовать шаблоны XML‑метаданных‚ автоматизировать их заполнение в 1С:Документооборот или аналогичной системе.

Дублирование документов

Решение: применять алгоритмы дедупликации (по контрольным суммам) до формирования контейнера.

Недостаточная квалификация персонала

Решение: проводить регулярные вебинары (например‚ «Вебинар Центра консалтинговых проектов ») и обучающие курсы по работе с ЦХЭД.

Лучшие практики (check‑list)

1. Подготовка: собрать нормативные акты‚ утвердить номенклатуру дел‚ разработать шаблоны описи.
2. Отбор: провести экспертизу ценности‚ оформить акт о непригодности.
3. Конвертирование: использовать проверенный конвертер в PDF/A‑1a/2a.
4. Формирование контейнера: включить все приложения‚ подписи‚ метаданные; добавить контрольные суммы.
5. Опись и индексация: заполнить шаблон‚ присвоить индекс согласно номенклатуре.
6. Приёмка в архив: выполнить техническую и методологическую проверку.
7. Регистрация в системе: загрузить контейнер и опись в ЦХЭД‚ задать права доступа.
8. Контроль и поддержка: планировать регулярные проверки целостности и миграцию форматов.

Комплектование государственного архива электронными документами – сложный‚ многоступенчатый процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных требований‚ технических стандартов и методических рекомендаций. При правильной организации этапов (отбор‚ конвертирование‚ формирование контейнеров‚ опись‚ передача и регистрация) достигается:

• Гарантированная сохранность информации на длительные сроки.
• Упрощённый доступ к документам для уполномоченных пользователей.
• Снижение рисков потери данных и нарушения юридической силы документов.
• Эффективное использование ресурсов за счёт привлечения специализированных компаний.

Следуя изложенным рекомендациям и применяя современные автоматизированные системы (ЦХЭД‚ 1С:Документооборот и др.)‚ органы государственной власти и муниципальные органы способны обеспечить надёжное и законодательно корректное хранение электронных архивных документов‚ отвечающее требованиям XXI века.

Статья подготовлена на основе материалов журналов «Отечественные архивы»‚ «Вестник архивиста»‚ рекомендаций ФАР России и публичных вебинаров консалтинговых компаний (2024‑2026 гг.).