Дата актуальности информации: 03:47:05 ()․
Муниципальные архивы, как и государственные, обязаны вести списки источников комплектования – перечень организаций и граждан, от которых поступают документы, включённые в Архивный фонд Российской Федерации․ Эти списки формируются в соответствии с законодательством РФ, нормативными актами субъектов и местными правовыми актами․
Нормативная база
Основные положения, регулирующие комплектование муниципальных архивов, содержатся в:
- Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Законах субъектов Российской Федерации о архивном деле;
- Нормативных правовых актах органов местного самоуправления (положения о муниципальном архиве, инструкции по комплектованию)․
Согласно ст․ 23 указанного Федерального закона, государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане обязаны передавать документы на хранение в архивы, а архивы – вести учёт таких передач․
Кто может быть источником комплектования?
В списки источников комплектования муниципального архива включаются:
- Государственные органы (федеральные, региональные);
- Органы местного самоуправления (администрации муниципий, поселений, районов);
- Организации и предприятия (коммерческие, некоммерческие, бюджетные), в деятельности которых образуются документы Архивного фонда;
- Граждане, обладающие личными архивами, семейными коллекциями, личными документами․
Включение негосударственных организаций и граждан осуществляется на основании договора о передаче документов на хранение․
Процедура формирования списков источников комплектования
- Сбор первичной информации – архив запрашивает у органов власти и организаций сведения о документообороте и потенциально архивно значимых материалах․
- Анализ нормативных требований – определяется, какие документы подлежат обязательной передаче (например, приказы, протоколы, финансовые отчёты)․
- Составление перечня – формируется список источников, в котором указываются наименование организации/гражданина, юридический адрес, вид деятельности, типы передаваемых документов․
- Согласование и утверждение – список утверждается руководителем муниципального архива и, при необходимости, координируется с органом местного самоуправления․
- Ведение и обновление – списки ведутся в электронном виде, обновляются не реже одного раза в год либо при изменении круга источников․
Особенности включения негосударственных организаций и граждан
Для негосударственных источников обязательным условием является заключение договора о передаче документов на хранение․ В договоре прописываются:
- перечень передаваемых документов;
- сроки их передачи;
- условия хранения и обеспечения сохранности;
- права и обязанности сторон (в т․ч․ право архива на использование документов в научных, образовательных и культурных целях)․
Отсутствие договора делает невозможным включение такого источника в официальный список комплектования․
Пример из практики: Республика Башкортостан
На круглом столе, посвящённом проблемам и перспективам комплектования государственных и муниципальных архивов Башкортостана (прошедшем в 2026 году), отмечалось, что:
- Большинство муниципальных архивов республики уже имеют утверждённые списки источников, включающие все районные администрации и городские управы;
- В список включены также крупные промышленные предприятия (например, «Башнефть», «Уфаоргсинтез») и образовательные учреждения на договорной основе;
- Активное вовлечение частных коллекционеров и genealogical societies позволило значительно пополнить фонды личного происхождения․
Эти данные подтверждают, что правильно сформированные списки источников комплектования способствуют повышению полноты и representativeness муниципальных архивных фондов․
Списки источников комплектования муниципальных архивов – важный инструмент обеспечения законности и системности архивного дела․ Их формирование основано на чёткой нормативной базе, обязательном включении государственных и муниципальных органов, а также на договорной основе с негосударственными организациями и гражданами․ Регулярное обновление и ведение таких списков позволяют архивам эффективно пополнять свои фонды, сохраняя документальное наследие для будущих поколений․