Цель статьи – дать полное представление о том, какие организации и документы являются источниками комплектования муниципальных архивов, какие правовые нормы регулируют этот процесс и как он реализуется на практике в двух типовых примерах: муниципальном архиве Нижегородской области и муниципальном архиве Свердловской области.

Что такое комплектование архива?

Комплектование – это процесс передачи архивных документов от их создателя (организации‑источника) в архив для дальнейшего хранения, описания, учёта и использования. В соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» архивы (государственные и муниципальные) обязаны вести списки источников комплектования, в которых фиксируются все организации, передающие документы в архив.

Ключевые понятия

• Источники комплектования – юридические лица (государственные, муниципальные, некоммерческие организации, предприятия), чьи документы передаются в архив.
• Документы личного происхождения – документы, создаваемые гражданами в процессе их личной и профессиональной деятельности (корреспонденция, личные дела, фотографии и т.п.).
• Номенклатура дел – систематизированный перечень дел, подлежащих передаче в архив.

Правовая база комплектования муниципальных архивов

Ниже перечислены основные нормативные акты, регламентирующие процесс комплектования:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 20 – источники комплектования).
2. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по определению организаций‑источников (утверждены ЦЭПК при Росархиве ).
3. Региональные законы субъектов РФ (например, закон Пермского края от № 210‑ПК).
4. Муниципальные правовые акты, регламентирующие порядок формирования списков источников комплектования.

Все перечисленные документы требуют, чтобы муниципальные архивы самостоятельно формировали и регулярно обновляли списки источников комплектования, а также заключали с ними договоры о передаче документов.

Типы источников комплектования

Согласно методическим рекомендациям, источниками комплектования могут быть:

• Государственные органы (управления, департаменты, министерства).
• Муниципальные органы (администрации, отделы, муниципальные предприятия).
• Негосударственные организации, временно хранящие документы, относящиеся к федеральной, региональной или муниципальной собственности (см. КонсультантПлюс).
• Образовательные и научные учреждения (вузы, научные институты).
• Культурные и общественные организации (музеи, библиотеки, общественные объединения).
• Граждане – в случае документов личного происхождения.

Практика комплектования в двух муниципальных архивах

Муниципальный архив Нижегородской области

В Нижегородской области процесс комплектования претерпел значительные изменения после ликвидации 203 муниципальных образований в 2009 году. В результате:

• Сократилось количество организаций‑источников, но повысилась точность и актуальность списков.
• Большинство федеральных организаций, являющихся источниками, оформляют договоры о передаче документов в соответствии с федеральным законодательством.
• В архиве ведётся постоянный мониторинг новых потенциальных источников (например, новых муниципальных предприятий, школ, больниц).

Ключевые источники комплектования в Нижегородской области:

1. Губернаторская администрация и её структурные подразделения.
2. Муниципальные администрации (городские, районные, сельские).
3. Образовательные учреждения (школы, техникумы, НИУ ВШЭ‑Нижегородский филиал).
4. Больницы и медицинские центры, входящие в муниципальную сеть.
5. Культурные учреждения (музеи, театры, библиотеки).
6. Некоммерческие организации, получившие статус источника в результате согласования с ФАА.

Для каждого источника в архиве оформляется договор о передаче документов, в котором указываются:

• Объём и тип передаваемых документов (дела, электронные архивы, аудиовизуальные материалы).
• Сроки передачи и порядок сдачи оригиналов и копий.
• Ответственность сторон за сохранность и конфиденциальность.

В 2025 году в архиве был внедрён электронный реестр источников комплектования, позволяющий быстро отслеживать статус договоров и сроки передачи.

Муниципальный архив Свердловской области

Свердловская область активно расширяет список источников комплектования, ориентируясь на информационное обслуживание граждан. По данным официального сайта Управления архивами Свердловской области, в 2026 году в списки источников включены более 150 новых организаций.

Основные категории источников в Свердловской области:

1. Муниципальные органы (администрация города, районные управления).
2. Государственные предприятия (гидрометцентр, энергосбыт).
3. Образовательные учреждения (Уральский федеральный университет, технические колледжи).
4. Культурные организации (музеи, театры, архивные фонды).
5. Некоммерческие фонды и общественные объединения, получившие статус источника после экспертизы ценности документов.

Особенности работы архива Свердловской области:

• Регулярные информационные кампании для муниципальных органов с целью повышения осведомлённости о необходимости своевременного комплектования.
• Внедрение электронных форм договоров и автоматизированных систем учёта (система «Электронный архив»).
• Проведение экспертизы ценности документов перед их передачей – это позволяет отсеять дубли и документы, не подлежащие архивному хранению.
• Сотрудничество с региональными экспертными комиссиями при определении статуса новых источников.

Проблемы и пути их решения

Проблемы

• Недостаточная актуальность списков источников – часто организации меняют статус, объединяются или ликвидируются.
• Отсутствие единых форматов передачи электронных документов – различия в технических решениях затрудняют интеграцию.
• Недостаточная правовая грамотность сотрудников‑источников о своих обязанностях.
• Сложности в оценке ценности документов, особенно в сфере аудиовизуального и цифрового контента.

Решения

1. Автоматизированные реестры – внедрение единой информационной системы, позволяющей в реальном времени обновлять статус организаций‑источников.
2. Стандартизация электронных форматов (XML‑метаданные, форматы PDF/A, MPEG‑21) и создание единой платформы передачи (например, через портал Госуслуг).
3. Проведение регулярных обучающих семинаров для руководителей и архивных сотрудников муниципальных органов.
4. Разработка методических рекомендаций по экспертизе цифровых материалов (включая аудио‑ и видеодокументы).
5. Внедрение механизма обратной связи – организации‑источники могут в любой момент запросить статус переданных дел.

Практические рекомендации для муниципальных архивов

• Создайте и поддерживайте актуальный список источников – проверяйте его минимум раз в год.
• Заключайте договоры о передаче документов с чётко прописанными сроками, формами и ответственностью.
• Внедрите электронный реестр и используйте цифровые подписи для подтверждения передачи.
• Проводите регулярную экспертизу ценности получаемых документов, особенно в новых областях (цифровой контент, соцсети).
• Обеспечьте информационную поддержку граждан и организаций – публикуйте на сайте архивов перечень требуемых документов и формы заявлений.
• Сотрудничайте с региональными и федеральными архивными органами для обмена опытом и получения методических рекомендаций.

Комплектование муниципальных архивов – это сложный, но критически важный процесс, обеспечивающий сохранность исторической и правовой памяти общества. На примере муниципальных архивов Нижегородской и Свердловской областей видно, что:

• Регулярное обновление списков источников и заключение договоров – фундаментальная часть процесса.
• Технологическое развитие (электронные реестры, стандартизация форматов) существенно упрощает работу как архивов, так и их источников.
• Постоянное обучение персонала и повышение правовой культуры организаций‑источников позволяют минимизировать задержки и ошибки.
• Эффективная экспертиза ценности документов гарантирует, что в архив попадают только действительно значимые материалы.

Следуя изложенным рекомендациям и опираясь на действующее законодательство, муниципальные архивы смогут обеспечить надёжное и своевременное комплектование, что в свою очередь укрепит историческую и правовую основу регионов России.

Дата публикации: . Информация взята из открытых источников: Федеральный закон № 125‑ФЗ, методические рекомендации ФАА, официальные сайты Архивов Нижегородской и Свердловской областей, а также материалы КонсультантПлюс.