Муниципальный архив – это государственное учреждение‚ которое осуществляет хранение‚ систематизацию‚ описание и обеспечение доступа к архивным документам‚ принадлежащим муниципальной собственности․ Одной из ключевых функций архива является комплектование – процесс передачи в архив документов от их владельцев‑источников․

Правовая основа комплектования муниципальных архивов

Комплектование регулируется совокупностью федеральных‚ региональных и муниципальных нормативных актов:

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – основной правовой документ‚ определяющий понятие «источник комплектования»‚ порядок формирования списков источников и сроки передачи документов․
2. Приказ Росархива № 24 от  г․ (ред․ от ) «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах»․
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по комплектованию‚ описанию и учёту документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах․
4. Нормативные правовые акты субъектов РФ и муниципальные правовые акты‚ которые конкретизируют порядок комплектования в пределах конкретного региона․

Согласно пункту 35․1 Приказа Росархива‚ архив составляет списки источников комплектования на основании:

• законодательства Российской Федерации;
• законодательства субъекта РФ;
• нормативных правовых актов органа местного самоуправления․

Что такое «источник комплектования»?

Источник комплектования – это юридическое или физическое лицо‚ которое обязано передавать в архив документы‚ относящиеся к архивному фонду․ Источником может быть:

• государственная организация (федеральный‚ региональный‚ муниципальный уровень);
• негосударственная организация‚ если её документы относятся к государственной‚ региональной или муниципальной собственности;
• физическое лицо (в случае личных архивных документов‚ например‚ завещаний‚ писем‚ дневников)․

Если организация не является источником комплектования‚ она самостоятельно определяет номенклатуру дел и порядок их передачи в архив (см․ КонсультантПлюс‚ 2026)․

Классификация источников комплектования муниципального архива

3․1 По юридическому статусу

3․2 По типу передаваемых документов

• Документы официального характера – акты‚ протоколы‚ решения‚ отчёты․
• Документы личного происхождения – письма‚ дневники‚ фотографии‚ аудиовизуальные материалы․
• Электронные документы – базы данных‚ электронные письма‚ цифровые аудиовизуальные файлы․
• Документы временного хранения – материалы‚ находящиеся в архивах временно‚ например‚ в рамках экспертизы ценности․

Порядок формирования и утверждения списка источников комплектования

1. Идентификация потенциальных источников – на основании анализа муниципального реестра юридических лиц‚ договоров‚ актов собственности․
2. Определение архивного статуса организации – проводится в соответствии с методическими рекомендациями ФАА (см․ «Определяем архивный статус организации»)․ Если организация относится к источникам‚ ей присваивается статус «источник комплектования»․
3. Составление проекта списка – в документе указываются:
   • полное наименование организации;
   • юридический адрес;
   • вид собственности (муниципальная‚ региональная‚ федеральная);
   • виды документов‚ подлежащих передаче;
   • сроки и порядок передачи․
4. Согласование проекта – проект передаётся в органы местного самоуправления и‚ при необходимости‚ в региональное архивное управление․
5. Утверждение списка – после согласования список подписывается руководителем муниципального архива и публикуется в открытом доступе (обычно на официальном сайте муниципалитета)․
6. Регулярное обновление – список пересматривается не реже одного раза в три года или при изменении состава муниципальных органов․

Процедура комплектования документов

5․1 Подготовительный этап

• Определение перечня документов‚ подлежащих передаче (по нормативным актам и внутренним регламентам организации‑источника)․
• Проведение экспертизы ценности (при необходимости) – определяет‚ какие документы подлежат постоянному хранению‚ а какие могут быть уничтожены․
• Составление актов приёма‑передачи (бумажных и/или электронных)․

5․2 Технический этап

1. Формирование описи (описание) передаваемых документов в соответствии с правилами описания архивных фондов․
2. Маркировка материалов (физических и электронных) согласно установленным стандартам (например‚ ГОСТ 7․0‑98)․
3. Транспортировка (для бумажных документов) и/или передача электронных файлов через защищённые каналы․

5․3 Приёмный этап в архиве

• Регистрация полученных материалов в журнале приёма․
• Проверка соответствия актам и описям․
• Внесение данных в электронный учетный реестр (ЕАР – Единый архивный реестр)․
• Размещение материалов в соответствующих отделах архива (делопроизводство‚ личные документы‚ аудиовизуальные материалы)․

Особенности комплектования электронных и аудиовизуальных документов

В 2026 году в нормативных актах (КонсультантПлюс‚ 2026) закреплены правила формирования дел и их передачи в архив в электронном виде:

• Электронные документы должны быть сохранены в оригинальном формате и в формате PDF/A (для текстовых материалов) или в стандартах MPEG‑4‚ WAV (для аудио‑ и видеоматериалов)․
• Необходимо обеспечить целостность и подлинность файлов (цифровая подпись‚ хеш‑суммы)․
• Для аудиовизуальных материалов требуется составление метаданных (дата‚ место создания‚ автор‚ технические характеристики)․
• Хранение электронных материалов осуществляется в специализированных серверных помещениях с резервным копированием․

Примеры типовых форм и образцов

Ниже представлены образцы документов‚ которые часто используются при комплектовании муниципального архива․

7․1 Акт приёма‑передачи документов

Акт № __ от "__" _______ 2026 г․

Городская администрация ______________________
(далее – «Источник»)
и

Муниципальный архив ________________________
(далее – «Архив»)

Составили акт о передаче следующих документов:
Наименование документа: Протокол заседания городской думы № 12/2025․
 Объём: 45 листов‚ формат А4․
Наименование документа: Электронные файлы бухгалтерского учета за 2024 г․
 Формат: XLSX‚ PDF/A․
 Объём: 12 ГБ․

Подписи сторон:
_____________________/Иванов И․И․ (директор Источника)
_____________________/Петров П․П․ (заведующий архивом)

7․2 Описание (опись) передаваемых документов

Опись № 07/2026

Дело № 2025/03 – «Градостроительные планы 2020‑2025 гг․»
, Содержание: планы‚ схемы‚ технические задания․
 ‒ Формат: бумажные документы‚ 120 листов․
 — Оценка ценности: постоянное хранение․

Дело № 2025/07 – «Электронные архивные материалы отдела культуры»․
 ‒ Содержание: фотографии мероприятий‚ видеозаписи концертов․
, Формат: JPEG‚ MP4‚ общая ёмкость 8 ГБ․
 ‒ Оценка ценности: постоянное хранение‚ требуется цифровая консервация․

Проблемные вопросы и рекомендации

• Недостаточная информированность организаций‑источников․ Рекомендуется проводить ежегодные семинары и рассылать методические рекомендации․
• Отсутствие единых форматов электронных документов․ Внедрить обязательный стандарт PDF/A‑2 и использовать открытые форматы (CSV‚ XML) для табличных данных․
• Сложности с передачей документов от негосударственных организаций․ Заключать в договоры с ними отдельные пункты о передаче архивных материалов․
• Сроки передачи․ Установить чёткие сроки (не более 6 месяцев после завершения делового цикла) и предусмотреть штрафные санкции за просрочку․

Комплектование муниципального архива – это системный процесс‚ основанный на чётком правовом поле и методических рекомендациях․ Основные этапы включают:

1. Определение и классификация источников комплектования;
2. Составление и утверждение официального списка источников;
3. Подготовка‚ передача и приём документов (бумажных‚ электронных‚ аудиовизуальных);
4. Учёт и описание полученных материалов в архивных реестрах․

Соблюдение этих принципов обеспечивает сохранность муниципального исторического наследия‚ упрощает доступ к документам для исследователей и граждан‚ а также повышает эффективность работы архивных учреждений․

Составлено на основе нормативных актов: Приказ Росархива № 24‑2020‚ Федеральный закон № 125‑ФЗ‚ методические рекомендации ФАА‚ а также актуальная информация из КонсультантПлюс (2026)․