Комплектование муниципальных архивов, это системный‚ непрерывный и правово регламентируемый процесс формирования архивных фондов‚ обеспечивающий сохранность документов‚ составляющих Архивный фонд Российской Федерации‚ а также иных архивных документов‚ отнесенных к хранению в муниципальные архивы. Качество этой работы напрямую определяет полноту исторической памяти территории‚ законные права граждан и эффективность управления местным самоуправлением.

Правовое регулирование: Федеральный и региональный уровни

Основой для всей деятельности по комплектованию является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от ). Ключевую роль играет Статья 20 «Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами».

Основные положения ст. 20 ФЗ № 125-ФЗ:

• Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования‚ передающих документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы в эти архивы.
• Отнесение организаций и граждан к источникам комплектования осуществляется архивом на основе принципов:
  • историзма (сохранение естественных связей документов);
  • системности и целостности фондов;
  • федеративного устройства РФ;
  • с учетом форм собственности (частная‚ государственная‚ муниципальная и иные) и места нахождения источников.
• Гражданам‚ в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ (деятели науки‚ культуры‚ политики и др.)‚ гарантируется право передачи своих документов в государственные или муниципальные архивы (ч. 1 ст. 20).

На региональном уровне действуют законы субъектов РФ (например‚ Закон Пермского края от № 210-ПК)‚ детализирующие полномочия органов местного самоуправления. В соответствии со ст. 4 к полномочиям муниципального образования относятся: хранение‚ комплектование (формирование)‚ учет и использование архивных документов и архивных фондов.

Методологическая база: Документы Росархива

Практическая реализация требований закона опирается на нормативно-методические документы Федерального архивного агентства (Росархива):

1. Правила организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда РФ… (утв. Приказом Росархива). Ключевой момент: номенклатура дел комплектования государственного (муниципального) архива утверждается один раз в 5 лет (в случае изменения функций и структуры организации-источника — внепланово).
2. Методические рекомендации «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов». Раскрывают принципы‚ критерии‚ этапы работы и примерную форму Списка организаций-источников комплектования‚ а также классификационную схему построения данного Списка (21 раздел по функциональному признаку).
3. Методические рекомендации по комплектованию‚ описанию‚ учету и использованию документов личного происхождения (подготовлены Всероссийским научно-исследовательским институтом архивной науки).
4. Методические рекомендации к Правилам… (взаимодействие организации-источника и архива‚ согласование номенклатуры дел).

Этапы и технология работы по комплектованию

Определение архивного статуса организации: источник или не источник

Это исходный этап. Архив проводит анализ организаций‚ функционирующих на территории муниципального образования‚ для принятия решения о их включении в Список источников комплектования. Критерии оценки:

• Наличие у организации функций управления‚ регулирования‚ контроля (властные функции).
• Создание документов‚ отнесенных к категориям хранения «постоянно» или «до 10 лет и более».
• Историческая‚ научная‚ социальная ценность образуемой документации.
• Форма собственности (муниципальные учреждения — обязательные источники; государственные органы на территории — по согласованию; коммерческие/некоммерческие, по критериям ценности).

Формирование и ведение Списка организаций-источников комплектования

Список — основной учетный и планирующий документ архива. По методике Росархива он строится по классификационной схеме из 21 раздела‚ выделенных по функциональному признаку (органы власти‚ управление экономикой‚ социальная сфера‚ оборона‚ правоохрание‚ наука‚ культура и т.д.).

Пример структуры разделов (обобщенно):

• Раздел 1. Органы государственной власти и местного самоуправления.
• Раздел 2. Органы судебной власти‚ прокуратуры‚ следственные органы.
• Разделы 3–X. Отраслевые управления (образование‚ здравоохранение‚ культура‚ социальная защита‚ архитектура‚ земельные отношения‚ природопользование и др.).
• Разделы X–XXI. Общественные организации‚ религиозные объединения‚ СМИ‚ физические лица (документы личного происхождения) и др.

Работа с кураторами (ответственными за источники)

На практике (как‚ например‚ в Главархиве Москвы) за кураторами закрепляются определенные группы источников. Перечень источников для куратора определяется спецификой архива. Источниками могут выступать: префектуры‚ управы‚ муниципалитеты‚ муниципальные унитарные предприятия (МУП/ГУП)‚ вузы‚ учреждения здравоохранения‚ образования‚ культуры и др.

Согласование номенклатур дел источников комплектования

Это центральный операционный процесс взаимодействия архива и организации-источника.

• Организация-источник разрабатывает проект номенклатуры дел.
• Архив (экспертная комиссия) проводит экспертизу проекта на соответствие типовым номенклатурам‚ полноту отражения функций‚ правильность установления сроков хранения.
• Номенклатура утверждается руководителем организации по согласованию с архивом.
• Срок действия номенклатуры — 5 лет.

Приемка и передача документов

Передача документов осуществляется на основании акта приема-передачи по утвержденной номенклатуре. Сроки передачи: ежегодно (для дел со сроком хранения до 10 лет) или по мере завершения дел (для дел длительного хранения). Важно обеспечить целостность фонда: передача всех дел по номенклатуре без выборки.

Специфика комплектования документами личного происхождения

Отдельный и важный блок работы, комплектование фондами частных лиц (деятелей науки‚ культуры‚ политики‚ ветеранов‚ почетных граждан муниципалитета); Регулируется:

• Ч. 1 ст. 20 ФЗ № 125-ФЗ (право граждан передавать документы).
• Специальными Методическими рекомендациями по комплектованию‚ описанию‚ учету и использованию документов личного происхождения.

Основные направления работы:

1. Выявление потенциальных доноров (мониторинг СМИ‚ реестров почетных граждан‚ обращений).
2. Консультирование граждан по вопросам правовой охраны‚ доступа‚ условий хранения.
3. Оценка документов на предмет исторической и культурной ценности.
4. Оформление договоров дарения или хранения (при сохранении права собственности у донора).
5. Научное описание с учетом биографического контекста.

Практика муниципаальных архивов: Региональный опыт

Свердловская область (Управление архивами Свердловской области)

Ведется постоянная работа по включению в списки источников комплектования новых организаций. Акцент делается на динамику изменений в структуре органов местного самоуправления и учреждений. Важнейшим аспектом считается оказание информационных услуг на основе комплектованных фондов (реализация прав граждан на пенсию‚ жилье‚ реабилитацию).

Нижегородская область (Государственная архивная служба)

Подчеркивается полномочие муниципального образования на хранение‚ комплектование (формирование)‚ учет и использование архивных документов. Работа строится на взаимодействии с администрацией муниципального района/округа.

Главархив Москвы (опыт мегаполиса)

Источники комплектования: префектуры‚ управы‚ муниципалитеты‚ столичные ГУПы‚ вузы‚ ряд других учреждений. Применяется кураторская система: специалисты архива несут персональную ответственность за комплектование закрепленных за ними групп источников.

Актуальные проблемы и вызовы (на 2026 год)

• Ликвидация и реорганизация учреждений: Оптимизация сети бюджетных учреждений приводит к массовой ликвидации источников комплектования. Архивам приходится оперативно забирать фонды‚ часто в неудовлетворительном состоянии.
• Цифровая трансформация: Переход организаций на электронный документооборот (ЭДО) требует от архивов компетенций по приему электронных архивных фондов (ЭАФ)‚ проверке электронных подписей‚ обеспечению долгосрочного хранения в СЭД архива.
• Неполнота списков источников: Появление новых муниципальных образований (после административно-территориальной реформы)‚ автономных учреждений‚ не включенных в списки вовремя.
• Финансирование: Недостаток ресурсов на приобретение оборудования для приема ЭАФ‚ реставрацию поступивших фондов‚ оплату труда кураторов.
• Работа с частными лицами: Низкая активность граждан в передаче документов личного происхождения из-за незнания прав или отсутствия доверия к условиям доступа.

Ключевые показатели эффективности комплектования

Для контроля качества работы архивами используются количественные и качественные индикаторы:

Работа по комплектованию муниципальных архивов, это не просто прием документов «по графику»‚ а сложный управленческий процесс‚ требующий:

• Глубокого знания законодательства (ФЗ № 125-ФЗ‚ региональные законы‚ приказы Росархива).
• Системного подхода к ведению Списка источников комплектования по классификационной схеме (21 раздел).
• Профессиональной экспертизы номенклатур дел (раз в 5 лет).
• Активной выискной работы с организациями-источниками и физическими лицами.
• Готовности к приему и долгосрочному хранению электронных документов.

Главное правило: Комплектование должно обеспечивать целостность‚ системность и достоверность архивного фонда территории. Только при соблюдении принципов историзма и системности муниципальный архив становится надежным гарантом прав граждан и исторической правды для будущих поколений.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ № 125-ФЗ ред. 2024 г.)‚ методических рекомендаций Росархива и практики работы муниципальных архивов (Свердловская‚ Нижегородская области‚ г. Москва) по состоянию на .