Архивные учреждения играют ключевую роль в сохранении исторической памяти региона. Для жителей города Котово и Котовского района Волгоградской области основным центром хранения документов является Котовский районный архив. В этой статье мы подробно рассмотрим его структуру, фонды, режим работы, предоставляемые услуги и контактную информацию, которая понадобится исследователям, гениалогам и гражданам, ищущим подтверждающие документы.

Общие сведения об учреждении

Полное наименование: Муниципальное бюджетное учреждение «Котовский районный архив» администрации Котовского муниципального района Волгоградской области (МБУ «Котовский районный архив»).

Юридический адрес: 403380, Волгоградская область, Котовский район, г. Котово, ул. Ленина, д. 45 (здание администрации Котовского района).

Телефон справочно-информационной службы / приемной: +7 (844 57) —1X-XX (точный актуальный номер лучше уточнить на официальном сайте администрации района или по телефону единой справочной 109/118).

Официальный сайт: Обычно информация об архиве размещается на портале официального сайта администрации Котовского района в разделе «Структура администрации» -> «Архив» или «Муниципальные учреждения».

Режим работы и прием посетителей

Перед визитом настоятельно рекомендуется звонить заранее для подтверждения часов работы читального зала и наличия свободных мест, а также для предварительного заказа дел.

Важно: Последний четверг месяца часто является санитарным днем (день уборки и технической обработки фондов), в этот день прием посетителей не проводится. Уточняйте даты по телефону.

Состав и структура архивных фондов

Фонды Котовского районного архива формируются с момента образования района (1935 год, с перерывами и переименованиями). На сегодняшний день в архиве хранятся тысячи дел, охватывающие период с 1920-х годов по настоящее время.

Основные группы фондов:

• Фонды органов власти и управления: Документы Котовского райисполкома, райсовета депутатов трудящихся, администрации района, районного комитета КПСС, комсомола, профсоюзов.
• Фонды сельских советов и поселений: Документы бывших сельских советов (Котовский, Крепковский, Попереченский, Седовский, Сухояковский и др.), входящих в состав района. Это ценнейший источник для истории конкретных населенных пунктов.
• Фонды хозяйственных организаций: Документы колхозов, совхозов (например, совхоз «Котовский», «Степной» и др.), МТС, сельхозпредприятий, кооперации.
• Фонды социально-культурных учреждений: Архивы школ, больниц, поликлиник, домов культуры, библиотек, ЗАГСов.
• Персональные фонды и коллекции: Документы выдающихся земляков, ветеранов войны и труда, фотодокументы, фонодокументы, видеодокументы.

Особый интерес для гениалогов и историков:

1. Метрические книги и акты гражданского состояния: В архиве хранятся копии/дубликаты метрических книг (рождение, брак, смерть) за дореволюционный и раннесоветский период для территорий современного Котовского района, а также архивы ЗАГСов за более поздние периоды (с соблюдением сроков ограничения доступа, 75/100 лет).
2. Ревизские сказки и confesional’nye rospisi (исповедальные росписи): Для глубокого гениалогического поиска (XVIII – первая половина XIX в.) оригиналы чаще всего находятся в Государственном архиве Волгоградской области (ГАВО), однако в районном архиве могут храниться копии или описи по данным фондам.
3. Документы о награждении медалями и орденами: Личные дела, списки к награждению, характеристики фронтовиков и тружеников тыла.
4. Документы о репрессированных: Дела по реабилитированным лицам, списки спецпоселенцев (если применимо к району).

Предоставляемые услуги

Архив оказывает как государственные (бесплатные для определенных категорий), так и платные услуги на основании утвержденного прайс-листа.

Основные направления деятельности:

• Выдача архивных справок: о стаже работы, заработной плате, награждении, проживании, составе семьи (для пенсии, судов, нотариусов, личных нужд).
• Выдача копий документов: заверенных копий актов гражданского состояния, приказов, решений, личных дел.
• Научно-справочная работа: помощь в работе в читальном зале, консультации по составу фондов, поиск информации по тематическим запросам.
• Гениалогические запросы: поиск сведений о предках (проводится на платной основе по тарифам, сроки выполнения, до 30 дней).
• Цифровые услуги: сканирование документов, предоставление копий на электронных носителях или по электронной почте.
• Прием документов на хранение: от ликвидированных/реорганизованных организаций, от граждан (персональные архивы).

Порядок обращения в архив

Вариант 1: Личный визит (работа в читальном зале)

1. Позвоните заранее: уточните режим работы и закажите необходимые дела (по описям, если они известны, или по теме).
2. Возьмите с собой паспорт гражданина РФ.
3. При работе с документами, содержащими сведения, составляющие охраняемую законом тайну (персональные данные третьих лиц сроком менее 75 лет), может потребоваться нотариальная доверенность или решение суда.
4. Съемка документов на фотоаппарат/телефон обычно разрешена бесплатно (без вспышки), сканирование — за плату.

Вариант 2: Удаленное обращение (почта / электронная почта / Госуслуги)

• Через портал Госуслуг: Услуга «Предоставление архивной справки, копии документа» (раздел: Документы -> Архивные услуги). Это самый быстрый и удобный способ для стандартных справок (стаж, зарплата, награды).
• По электронной почте: На официальном сайте администрации обычно указан адрес e-mail архива (например, archive@kotovo-admin.ru или аналогичный). Письмо должно содержать ФИО, контакты, точный запрос и скан паспорта.
• Почтовым отправлением: На адрес архива с вложенным конвертом с обратным адресом и марками для ответа. Оплата услуг — по реквизитам, присылаемым архивистом в ответном письме.

Важные нюансы и советы

• Где искать более старые документы (до 1920-х гг.): Оригиналы ревизских сказок, метрических книг приходов, документов уездных земств хранятся в Государственном архиве Волгоградской области (ГАВО) (г. Волгоград, ул. Архивистов, 1) или в Российском государственном историческом архиве (РГИА) в Санкт-Петербурге.
• Военные архивы: Личные дела военнослужащих, карточки потерь, награждения — в ЦАМО (Подольск), ПАМЯТЬ НАРОДА (сайт pamyat-naroda.ru), ОБД МЕМОРИАЛ (сайт obd-memorial.ru).
• Репрессированные: База «Жертвы политического террора в СССР» (sakharov-center.ru), архивы ФСБ/МВД по месту жительства/ареста.

Контакты вышестоящих организаций (для сложных запросов)

Если в Котовском районном архиве документы не найдены, обратитесь в:

• Государственный архив Волгоградской области (ГАВО)
  Адрес: 400066, г. Волгоград, ул. Архивистов, 1
  Телефон: +7 (8442) -8-XX-XX
  Сайт: arhiv-volganet.ru
• Управление архивного дела администрации Волгоградской области (методическое руководство).
• ЗАГС Котовского района (для актуальных актов гражданского состояния, срок хранения < 100 лет): г. Котово, ул. Ленина, д. 45 (то же здание, другое кабинет).

Котовский районный архив, это не просто склад бумаг, а центр документации истории Котовской земли. Будь вы пенсионером, подтверждающим стаж, гениалогом, восстанавливающим родословную, или студентом, пишущим диплом о истории родного края — сотрудники архива готовы оказать содействие. Главное правило успешного поиска: готовьтесь заранее (собирайте известные даты, ФИО, названия организаций), звоните заранее и используете возможности портала Госуслуг для стандартных запросов, чтобы сэкономить время.

Данная статья носит информационный характер. Реквизиты, режим работы и тарифы могут меняться. Обязательно сверяйте актуальную информацию на официальном сайте администрации Котовского района или по телефону перед визитом/отправкой запроса.